新年ならではの「賀詞交歓会」~秘書として、準備から当日まで!~

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

みなさんは、上司が賀詞交歓会に招待されたり、また主催者側の経験をされたことはありますか?
最近は経費削減やコロナウィルスの影響で中止されることも多くなりましたよね。

でもいつか盛大に開催されることも願いつつ、今回は私の経験を元に賀詞交歓会についてお伝えしたいと思います。
みなさんのお役に立てれば幸いです。

賀詞交歓会(がしこうかんかい)とは?

賀詞交歓会とは、取引先等の仕事関係者が集まり「今年もよろしくお願いいたします」という気持ちを込めて名刺交換をし、懇親を深める新年のイベントです。

主催者の社屋や会議室ということもあれば、ホテルの宴会場などを借りて行われることもあります。
必ずしも役員など会社のトップばかりが出席するわけでもなく、担当者レベルでも参加可能です。
そのため、普段電話やメールでしか接したことのない方とも交流できる、新年ならではのイベント
なんです。

また、賀詞交歓会は上記のように取引先の担当者もたくさんいらっしゃることから、立食パーティーで行われることも多い印象です。

当日の参加人数の増減に対応しやすいことや、みなさんの上司のようにお忙しい役員ともなれば、賀詞交歓会の「はしご」をされることもよくあります。
そのため、立食パーティーのスタイルが便利なんでしょうね。

よって、気兼ねなく途中入退室できる、というのが普段のパーティーとは一味違うところです。
何より新年のあいさつ回りが1度で済むという、とても現実的な理由も開催目的の1つなんです。

ちなみに辞書で調べてみたところ、

賀詞=お祝いの言葉
交歓=お互い楽しむ

という意味があるそうです。
これだけでもまさに新年にふさわしい、賑やかなイベントだな、と想像できますよね。

内容は社長や主要なお取引先の挨拶に始まり、鏡開き、餅つきや獅子舞、時には琴の生演奏やマジックショーなど余興も様々!
普段のパーティーでは見られない、お正月ならではの盛り上がりを見せてくれます。

私が過去に参加した際には、みなさん楽しそうに談笑されている姿が印象的でした。

賀詞交歓会の準備は、もちろん秘書のお仕事!

さて、そんな一大イベントである賀詞交歓会。
準備はもちろん秘書の仕事です。

準備のだいたいの流れをご紹介していきますね。

2か月ぐらい前(11月頃)から着手していくイメージです。

  • 会場を決定し見積もりを元に概算を決定
  • 招待状を出し、何名ご参加かお返事をいただき、だいたいの人数を把握
  • 新年ならではの鏡開きや餅つきなどの余興に参加してくださる方の推薦や鏡開きのお酒の銘柄を決定
  • 当日のお料理や手土産の選定、受付メンバーのシフトや準備など

全社的なイベントですので、他部署や総務、経理とも調整をしつつ、同時進行で年内にはすべて終えられるようにしていきます。
特徴としてはお正月のご挨拶が主旨のイベント、ということで当然開催は1月上旬に集中します。

つまり早めに日時をお知らせしないと、予定が立たない方もたくさんいらっしゃるのです。
そのため、1月の第1〇曜日、など開催日を毎年固定している会社も多くあるようです。

以前の職場でも、開催日は毎年仕事始め最初の金曜日、と決まっていました。
毎年開催している会社であれば、会場や段取りも固定されていることが多いようです。

ホテルの宴会場を利用している場合などは、こちらが忘れていても会場の方からお問い合わせがあったり、担当者と懇意になれば手配もどんどん進めていただけるので楽でした。
そんなわけで、賀詞交歓会は他の全社イベントに比べ、スケジュールがタイトな割には意外にバタバタせずに済むことが多い印象です。

以前の職場は、社屋の隣に有名ホテルがありましたので、毎年そちらを利用していました。
「交通の便が良い」「駅から雨に濡れない」というメリットがありました。

またお隣ということで、レストランやスパの割引券がいただけたりと、秘書である私個人的にもメリットがたくさん(笑)。
手土産も、そのホテルの看板メニューであるクッキーで固定していました。
数量の増減も融通が利きますし、なにより美味しい!お客様も毎年楽しみにされている方もいらっしゃるほどで、とても重宝していました。

会場選定基準として、ぜひ「会社に近い」「雨に濡れない」ということも加味されることもオススメします。

さて当日までに設営以外にする準備と言えば、以下のようなことが挙げられます。

賀詞交歓会用の上司の名刺を用意する

私が以前担当していた時には、通常の名刺ではなく「謹賀新年」と金色の文字が入った賀詞交歓会用の名刺を作っていました。

また、そんなに枚数が必要ではない方のために、金銀のスタンプ台と「謹賀新年」のハンコを良く目立つところに設置しておき、普段の名刺に押して当日だけのスペシャル仕様に変身できるようにしていました。

「謹賀新年」のハンコや金銀のスタンプ台は、出番は少ないのですが常備しておくと便利です。
年末になると文房具店や100円ショップでも簡単に手に入れることができます!

上司宛のお客様のリストチェック

ご出席いただける方のリストを、事前に上司に伝えておきます。
当日到着の際にはお声掛けして上司の元へお連れした方がいいのか、上司直々にお出迎えもするのか、などの打ち合わせをしておきます。

また、外見の特徴なども改めて確認し、新年早々失礼がないようにしていました。

当日は目立たぬように会場へ

以前の職場では賀詞交歓会の際の秘書の役割は主に受付担当でした。
受付担当ということであれば、会場の方にもわかりやすいよう、制服のない職場でも服装を統一しておくのがいいかもしれませんね。

しかし上司によっては、秘書もドレスアップして参加するよう言われることもあるかもしれません。
その際は新年ということもあり、可能であれば和装も選択肢に入れても素敵だと思いますよ。

もちろん女性のお客様の中には着物をお召しの方もいらっしゃいましたし、外国人の方は民族衣装をご登場する方も!
会場内はとても華やかな装いの方が多かった印象です。

また、肝心の名刺がなくなってしまってはせっかくのご挨拶の機会が台無です。
すぐに上司にお渡しできるように、上司の名刺を余分にひと箱、受付テーブルの下に常備していました。

最後に

賀詞交歓会は年に1度の華やかなイベント。
もし自社で開催されることがあれば、ぜひ準備や当日の受付などで、少しでも関わってみるのをオススメします。

私の場合、当日はホテルの方がすべて仕切ってくださったので意外にお手伝いすることは少なく、お取引先との交流の様子や、自社社員の普段見られない姿、一流ホテルの接客やサービスなどをこっそり見学していました。

また、お客様が帰られたあと、会場のご厚意でデザートのクロカンブーシュ(シュークリームが木のようにデコレーションされたケーキ)がお下がりでいただけるという素敵なサプライズがあった年もありました!

いつかまた開催される機会があれば、私もぜひ参加してみなさんとも交流してみたいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. アポ変更はどう伝える!?秘書のための丁寧な英語フレーズ集!

  2. 正社員・派遣・在宅など……秘書の転職方法や求人案件の探し方、伝えます!

  3. 秘書の転職活動!準備しておきたい必須アイテムと面接のQAを大公開

  4. 秘書と仕事のマッチング。~企業の方へ秘書採用のコツもご紹介!~

  5. 上司との足並みを揃えるために!秘書のための正しい目標設定のコツとは!?

  6. オンライン化が進んだ今だからできる!秘書の副業・兼業。その実態は?

  7. 産休秘書さんのカバー求人。期間限定でも行く?行かない?

  8. 秘書であれば知っておきたい、自身のスキルアップに必要な資格!秘書検定の過去問題あり

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

PAGE TOP