秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

近年はペーパーレス化の流れが加速しているものの、まだまだ紙の郵便物を扱う人や企業も少なくありません。
上司宛の郵便物の仕分けが日常業務の1つだという秘書さんも多いのではないかと思います。

毎日の仕事こそ、正確かつ効率的に進めたいものですよね。
そこで今回は、私が実践している「郵便物の仕分け術」をまとめました！

「どのように仕分けたらよいかわからない」「仕分けの判断基準があいまいで時間がかかってしまう」といったお悩みをおもちの秘書さんがいらしたら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

まずはざっくりと第1分類

私は上司宛の郵便物を仕分ける際、まず初めに以下のように分類するようにしています。
この時点では郵便物は開封せず、差出人名などから推測してざっくりと分類するだけです。

① 公信（業務にかかわる郵便物）
② 私信（上司の私的な郵便物）
③ 不明（公信か私信か判断できない郵便物）
④ チラシ・DM類（明らかに不要な郵便物）

この時点で、④のチラシ・DM類は処分してしまいます。

もし、上司との関係がまだ浅く「自分の判断で処分してよいのか不安……」という秘書さんがいらしたら、初めにひと言「明らかに不要なチラシやDMは私の判断で処分してしまいますね」と上司に伝えコンセンサスを取っておくと安心できると思いますよ。

①②③については、以下に1つずつご説明していきますね。

①公信の場合

業務にかかわる郵便物である「公信」の場合は、第2分類として以下のように仕分けます。

A）書留／親展
B）それ以外

書留や親展の場合は、差出人が宛名の本人による受け取りや開封を想定しているものと解釈できるため、秘書による開封には注意が必要です。

秘書が開封して問題ないのか、もしくは上司が自分で開封したいと思っているのか、事前に上司との間でルール化できていればスムーズですね。

ルールを決めたうえでも迷う場合は、念のため開封前に上司にお伺いを立てる方が無難かと思います。

私の場合は、未開封の状態で上司にお見せして「開封してもよろしいでしょうか？」と確認し、許可があった場合は上司の目の前で開封するようにしていました。

このとき、あらかじめレターオープナーをポケットにしのばせておくと、その場ですぐに開封できてスマートですよ。

一方、書留や親展といった表示がない郵便物の場合は、私が事前に開封と内容確認を行い、上司にもお目通しいただく必要があると判断したものだけをお渡しするようにしていました。

上司にお渡しする際は、ポイントとなる部分にマーカーを引いたり、補足を加筆したりといった配慮も忘れず行いたいものですね。

レターオープナーも導入してみよう

余談ですが、入社当初の私はレターオープナーという便利なアイテムの存在を知らず、毎回ハサミを使って封筒を開けていました。
案の定、ハサミを深く入れすぎて中の書類まで真っ二つにしてしまったことも……。

ハサミ派の秘書さんは、私のような失敗をおかす前にレターオープナーの導入を検討されることをオススメします……！
少し値が張りますが、電動のオープナーもありますね。
少しでも楽に開封していただくために、上司には電動オープナーをお持ちになってもらってもよいかもしれません。

②私信の場合

上司の私的な郵便物である「私信」の場合は、書留や親展の表示有無に関わらず、すべて未開封の状態で上司にお渡しするようにしていました。