あなたは自信アリ?日本語を上手に使って秘書力アップを目指そう!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

日本語を上手に使えることも、秘書にとって重要なスキルの1つですよね。
正しい言葉づかいでメールや資料を作成したり、適切な表現でコミュニケーションをとったりできれば、仕事もスムーズに進みます。

学生時代、数学が苦手だった私は「せめて国語だけでも」と、日本語検定や漢字検定の勉強には積極的に取り組んできました。

それが現在の秘書の仕事や、秘書ライターとして記事を書かせていただくことにもつながっていると考えると「がんばって良かった!」と感じられます。

そこで今回は、秘書として磨きたい「日本語力」をテーマに記事を書いてみました!
みなさんもぜひチェックしてみてくださいね。

つい使ってしまいがちな「重複表現」

「頭痛が痛い」「甘いスイーツ」など、同じ意味の言葉を重ねることを「重複表現」といいますよね。
ビジネスの場では、次のような重複表現をよく見かけます。

× あらかじめ予定する 予定する
× 電車に乗車する 電車に乗る
× お金を入金する 入金する
× 捺印を押す 捺印する、印を押す
× すべてを一任する 一任する

言いたいことは伝わるものの、冗長な印象を与えてしまう「重複表現」。
できるだけ簡潔に表現することを意識すると、秘書としてのスマートさがアップします!

対等関係を示す「たり」

以前、社内報に掲載する部署紹介文を後輩に書いてもらったところ「たり」を誤用していたため注意しました。

× 上司のスケジュールを管理したり、資料を作成するのが秘書の仕事です。
上司のスケジュールを管理したり、資料を作成したりするのが秘書の仕事です。

日本語の誤りが1か所あるだけでも、プロフェッショナルな印象が失われて残念な文章に……!
対等関係を示す「たり」は、2つセットで使うものと覚えておくと良いですね。

「という」「こと」の省略ですっきり!

Hisholioでライターをさせていただいている私ですが、記事を書いていて「なんだか文章が冗長だな……」と感じたときに見直すポイントがあります。
それが、こちらの2点です!

1. という
2. こと

これらを省略すると、この5つの例のように、文章をすっきりとさせられるのです。

正しい日本語というのは、コミュニケーションを円滑にする。
→正しい日本語、コミュニケーションを円滑にする。

最新機器の操作が得意でないという上司は多い。
→最新機器の操作が得意でない上司は多い

スケジュールが変わったことを報告する。
→スケジュールの変更を報告する。

資格を取得することは、スキルアップにつながる。
→資格の取得、スキルアップにつながる。

メールや資料の文章が長くなりがちな秘書さんは、ぜひチェックしてみてくださいね。

意外とむずかしい「お」の付け方

以前勤めていた会社でインターンの学生を受け入れたときのことです。
外線電話に出たインターン生がこのように話しているのを耳にしました。

「弊社のお電話番号をお伝えします」

一見丁寧な表現のようですが「お」の付け方が不適切なため、電話が終わったあとで以下を伝えました。

  1. 「お勤め」「お名前」のように、行為者や所有者を立てる意味合いになる場合は尊敬語扱い
  2. 「(お客様への)お手紙」のように、自分の行為の向かう先を立てる意味合いになる場合は謙譲語扱い
  3. 「お酒」「お料理」のように、①にも②にも当てはまらず、単に物事を美化する意味合いの場合は美化語扱い

インターン生の使った「お電話番号」は上記1に該当し、自分側に尊敬語を用いたことになってしまうため不適切。
この場合は「電話番号」とするのが正解です。

慣れないうちはとっさに判断するのがむずかしい使い分けですよね。
意味や理屈まで理解して説明できるようにしておくと、後輩育成もしやすくなるかと思います!

身内に「どなた」はNG!

隣の部署の若手社員が、アポなしの来客に対して「どなた宛のご来社でしょうか」と尋ねているのを見かけたことがあります。

こちらも先ほどの例と同様、身内に尊敬語を使ってしまっているケースですよね。

日本語としては「どなた」ではなく「だれ」とするのが正解です。
もしくは「弊社の担当者名はおわかりでしょうか」などと言い換えるのも良いかと思います!

「ございます」と「いらっしゃいます」の使い分けは主語次第!

×(あなたは)鈴木様でございますか?
×(あなたのご両親は)どちらのご出身でございますか?

これらも丁寧な言い回しのようですが、聞き手に違和感を与えてしまう不適切な表現といえます。

主語となる相手や第三者を立てたい場合は、尊敬語である「いらっしゃいます」を使うのが適切です!
一方、主語が自分になる場合は「ございます」を使うと丁寧な印象になります。

(あなたは)鈴木様でいらっしゃいますか?
(あなたのご両親は)どちらのご出身でいらっしゃいますか?
私は田中でございます。
私の出身地は京都でございます。

迷った場合は、主語に注目するのがポイントです!

秘書として、プロフェッショナルな印象を保つために

今回は、秘書として磨きたい「日本語力」についてお伝えしました!
複雑で奥が深く、日本人でさえむずかしいと感じる日本語。
普段何気なく使っている表現について、改めて見直してみるきっかけにしていただけたら幸いです。

正しい日本語を使うことは、ビジネス上のコミュニケーションの質を向上させることにもつながります。
秘書としてのプロフェッショナルな印象を保つためにも、日本語力に磨きをかけてまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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