秘書のスケジュール管理を効率化!パソコン&カレンダーのアイデア5つ

秘書のみなさん、こんにちは。サヤです。

秘書にとってはとっても大事なスケジュール管理。
その際にみなさんはどんなカレンダーをお使いですか?

今回は上司のカレンダー入力を効率化するために私が実践している方法をご紹介いたします!
「カレンダー入力を効率化したい!」と思っていらっしゃる秘書さんの参考になれば幸いです。

秘書の私の心構えを変えた先輩の言葉

スケジュール管理は秘書業務の要とも言える大事な仕事ですよね。
なかでも調整は本当に大変。

例えば、こんな経験はありませんか?

  • 苦労して設定した会議を他の会議との優先順位の兼ね合いで再調整せざるを得なくなった
  • ようやく組み立てた出張が訪問先の都合で延期やキャンセルになった

このように、心が折れそうになることがありますよね。

秘書歴が長い私も、かつては度重なる再調整にストレスを感じ、「せっかく調整したのに!」「もー、やってらんないっ!」と心の中で叫んでいました(笑)。

そんな頃、ある秘書の大先輩の言葉が私の心構えを変えてくれました。

会社の重責を担う多忙な役員のスケジュール変更は、ある意味あたりまえ。だからこそ、秘書の存在がある。

目から鱗が落ちる思いでした。

この言葉をきっかけに、「秘書業務でスケジュール調整に時間と労力を要するのは当然と考えよう」「であれば、単純にもかかわらず意外に時間と労力が必要なカレンダー入力を効率化しよう!」と考えるようになりました。

今はスケジュール管理にデジタルツールを使用している秘書さんも多いと思います。
当社では全社的にOutlookカレンダーを使用しています。
そこで、OutlookやWindows(Outlookを起動させるためのオペレーションシステム)の便利機能を利用して入力作業を効率化することにしました。

ひとつひとつは小さいですが、「塵も積もれば山となる」という視点で実践しています。
Googleカレンダーなどでも同様の機能があると思いますので、ぜひ探してみてくださいね。

ここからは、OutlookカレンダーやWindowsの便利機能についてご紹介をしていきます!

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サヤ

日系・外資系、上場・プライベートなど、複数の異なる企業風土で、多くの個性豊かな役員の秘書を経験。現在は企業内スタートアップ事業CEOの秘書を担当。私の経験が何かしら、みなさんのお役に立てば嬉しいです!

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