秘書にとっても大事な「株主総会」って一体なに!?

秘書のみなさん、こんにちは!

毎年6月は株主総会やお中元の手配で慌ただしくしている秘書さんが多いかと思います。
でも、「株主総会」ってそもそも何だっけ?こんなこと社内では今さら聞けない雰囲気…。

株主総会の詳細について知らなくても秘書の仕事はできてしまうかもしれません!
でも、秘書としてよりクオリティの高い仕事をするためには、企業運営についても知っておくことは大きなプラスです。

これからさらにステップアップしていく若手の秘書さんのためにも、今回は株主総会についてなるべく簡単に説明してみたいと思います!

株主総会とはどんなもの!?

「株主総会」というのは、その名の通り株主が一同に集まる会合です。
株主には会社に意見する一定の権利がありますので、1年に1度集まって会社にとって大切な意思決定をする場が設けられます。
それが株主総会です。

ちなみに社員が自分の勤める会社の株を持っている場合、有給休暇を取って、従業員ではなく「株主」として株主総会に参加する場合もあります。
その時はあくまでも会社の「オーナー」という立場で、取締役たちの説明を聞くことになります。
なんだか新鮮ですね。

さて、株主は会社に資金を提供している「出資者」ですから(出資金額によって権利の強さは変わるものの)、株主が否認すれば社長がどうがんばっても会社の重要事項を決定することはできなくなります

ここでちょっと詳しく説明すると、会社の命運を左右する重要な事柄には大きく分けて3つあります。

1、会社の経営に関すること
2、役員人事に関すること
3、株主の利害に関すること

経営に関することは、例えば定款を変えるとか、事業をどこかに譲渡するとか、合併や解散などが該当します。
2番目の役員人事は、取締役や監査役を任命する行為です。それらの役職には株主総会で承認を得なければ就任できません
そして、最後の株主の利害。これは剰余金の株主への配当や役員報酬に関することです。
株主に対して十分な配当が見込めるか、役員が不当な高額報酬を取っていないか、株主たちが厳しく判断する場といえるでしょう。

株主総会での意思決定の方法は?

株主総会では、たくさんの株主を集めて、会社側が重要な方針を説明し承認を促すという流れが一般的です。
ただ、そんな大勢が集まる場でどうやって意思決定である「承認」を行うか気になりますよね。

先ほど「株主は出資金額によって権利の強さが変わる」と書きましたが、基本的に「資本多数決」という形式になり、たくさん株式を所有している人ほど大きな議決権を持つことになります。
だから、社長やその親族、取締役などが自社株式のほとんどを所有しているような場合には、株主総会で方針が否認される事態はあまり起こりません。

考え方は多数決なのですが、ひとりが1議決権を持つのではなく、株式1つにつき1議決権が与えられていて、たくさん株式を持っている人がほとんどの決定権を持つことになるのです。

株主総会では会社側が説明をした後、株主がそれに対して拍手をもって可決されることがほとんどです。
ただし、合併や解散など会社にとってかなり大きな組織変動がある年などには、株主総会も紛糾し長時間に渡って揉めることもあります。
そのため議題によっては総会前は関係各所がピリピリした空気になり、綿密な準備やリハーサルを行って当日に備えることになるわけです。
みなさんの上司も「株主総会の練習」として総務課などからお呼びがかかることがあるのではないでしょうか。

日本では多くの会社が6月下旬に株主総会を実施します。
これは、国内の多くの企業の事業年度が4月から始まって3月で終了する「3月決算」であることに起因するんです。
会社法で「年度末から3ヶ月以内に株主総会を開催すること」と決められているため、3月から3か月後である6月下旬に株主総会が集中するのです。

ちなみに、6月下旬に開かれる株主総会は「定時株主総会」というもので、会社法という法律で開催が義務づけられています。

「コーポレートガバナンスコード」の原則を知っておこう!

秘書のみなさんも「株主への説明責任」なんていうフレーズを耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。
これは「コーポレートガバナンスコード」という考えに基づいた発想といえるかと思います。

「コーポレートガバナンスコード」というのは、簡単にいえば「企業は経営を透明化する」という企業経営の原則です。
企業の中で内密に経営を進めるのではなく、特に上場企業は風通しを良くして、外部からの適正な批判も受け入れられる企業統治が求められています。

そして、出資してくれている株主に対しては、きちんと利益を還元できる経営体制を敷くのが原則です。
日本も最近では、海外投資家が増えていることもあり、コーポレートガバナンスコードの認識が浸透しつつあります。
会社が株主の不利益になることをしていないか、不適切な会計をしていないかなど、常に厳しい目が向けられています。

そして、「コーポレートガバナンスコード」の原則に則り、株主は株主総会で質問する権利や意見を言う権利があります。
みなさんの会社でも株主総会の担当部署が、総会前に質疑応答の資料作成に四苦八苦しているのではないでしょうか。

会社法では、企業に対して株主から説明を求められたことにはきちんと説明する義務を課しています。
したがって、株主総会で質問があった場合、しっかりと説明責任を果たせるように企業側は事前準備を徹底します。

株主はたくさんの権利を持っている!

ここで、株主の持つ権利について整理してみたいと思います。
代表的な株主の権利は、「自益権」と「共益権」です。

「自益権」というのは、株式を所有する会社から経済的な利益を受け取る権利です。
配当を受ける権利などがこれにあたりますね。

「共益権」というのは、株式を所有する会社の重要な意思決定に参加できる権利のことです。
前述の通り、1人に1つの議決権ではなく、1株に1つの権利ですので、たくさん株を持っている人が強いと思えばいいですね。

この2つはとても代表的なのでよく引き合いに出されますが、実は株主はこのほかに何十もの権利を持っています。
つまり株主は会社のオーナーとしてたくさんの権利を持つ存在で、そうした権利者を一堂に集めて会合を開くのが「株主総会」なんです!

また、株主は基本的に株主総会に出席することが原則です。
ただし、参加が難しい場合は委任状を添えて代理人を出席させることも可能です。
ただし、ほとんどの場合「代理人も株主に限る」と会社側が定款に定めていることが多いです。

また、書面で投票したり、インターネットで議決権を行使できる場合もあります。
ちなみに最近は減ってきているようですが、株主総会で株主にお土産を用意したり、優待券を渡したりする会社もあります。
中にはお土産や株主に与えられる優待サービスを目当てに株を買うという人もいるようですから、出資者を集めたいと考える会社には有効かもしれませんね。

秘書として、内定のお祝いはどうする?

さて、ここまで株主総会について解説してみました。
会社法についても触れながらだったので、少々難しいと感じる部分もあったかもしれません。

秘書として気になる点としては、株主総会前には役員人事の内定発表が多いことです。
自分の上司がお世話になっている方、お客様企業で大きな人事の動きがあるかもしれません。注意が必要な時期ですね。

内定発表の時点でお祝いをするケースもありますが、まだまだ一波乱ありそうだな…と思えば内定の段階ではあえて何の対応もせず、正式なご就任日にお祝いをすることも多いです。
上司と相談の上、判断すると良いかと思います。

上司が株主総会に出席する場合は秘書のみなさんも準備に追われることでしょう。
同時に、社員の1人としても株主総会はとっても大事な行事です。ぜひその仕組みや流れなど注目してみてくださいね!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

maiko*

元秘書です!現在は秘書の経験を生かして広報として活動しています。

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はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。
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