残業多めの秘書さんに告ぐ!残業ゼロでメリハリのあるワークライフを!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

細かなタスクや急な依頼で溢れがちな秘書の仕事。
気付いたら残業が当たり前のようになっていた……!なんてこともあるのではないでしょうか?

しかし、健康と生活の質を守るためにも、残業を減らすことはとても重要です!
そのためには、自分自身の心構えや働き方に対する考え方を見直してみることも必要かもしれません。

そこで今回は、私が心がけている「残業ゼロを目指すための3つのポイント」をご紹介します!

「最近残業が多いかも……」と感じている秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

「なるべく早く」と言われたら、主導権を握るチャンス!

私たち秘書は、社内外の関係者から様々な依頼を受ける立場にありますよね。
「なるべく早く」なんて要求されて、内心「(こちらの都合も知らないで……!)」と叫んだ経験がある秘書さんも多いのではないでしょうか?

私も以前は、この「なるべく早く」という言葉に「何としても迅速に対応しなくては……!」とよく焦っていました。
その結果、無理に仕事を詰め込むことになり、依頼が増えれば増えるほど残業時間も増加していくことに……。

しかし、よくよく考えてみると、もし厳密な締め切りが存在するなら、依頼者から具体的な日付が提示されるはずですよね。

つまり「なるべく早く」という依頼は「特定の期限はないけれど、早めに対応してもらえると助かる」くらいの温度感である可能性が高いのではないかと考えるようになりました。

具体的な期日は自分から提案を!

この気付きを得てから、私は「なるべく早く」という依頼に対して「○日まででよろしいでしょうか?」と自分から具体的な期日を提案するようにしてみました。
すると、依頼者から高い確率で「はい、それで問題ありません」と快諾していただけたんです。

私はこの手法によって、依頼に対する主導権を自分で握れるようになりました!

無理のないスケジュールで仕事を進めることができるようになり、結果として残業を減らすことができたんです。

「なるべく早く」と言われたときこそ、主導権を握るチャンス!
自分に無理のないように交渉してみるのがオススメです!

根拠をもって、仕事を断る!

会社員として勤めていた頃の私は「仕事を断らない!」をモットーに掲げる、ド根性秘書でした(苦笑)

しかし、フリーランスとして独立して多くのクライアントを抱えるようになった今、当時のような根性論で仕事を進めていては過労で倒れてしまいます……!

そこで、最近は「仕事を断る」という以前とは真逆の努力を心がけるようになりました。
そのために私が意識しているのは「自分が抱えている業務量を時間で捉えて、正確に把握すること」です。

各業務にどれくらいの時間がかかって、合計すると何時間か?
今日は何時間働いていて、今週は何時間働く予定か?

こうした時間把握が習慣化した今になって思い返すと、会社員時代の私は時間に対する意識が甘かったと感じます。
頼まれた仕事は何でも引き受けて、とにかくがむしゃらに対応することをくり返していたので、当然ながら残業も多くなっていました。

当時から自分の業務時間を強く意識し、正確に把握できていたら、以下のように冷静な判断と交渉ができていたと思うのです。

1人では時間内に終わらないので、○人で分担しても良いですか?」
「今週は△△の業務に○時間かかるので、〆切を来週にしていただけませんか?」

このように、根拠のある仕事の断り方であれば、上司や依頼者も納得しやすいですよね。

むしろ「業務量をしっかりと把握している」「正確な見通しを立てられる」など、プラスの印象にもつながりやすいかと思います!

私は業務時間や作業スピードを把握するために、タイマーで計測してExcelに記録することを日頃から習慣にしています。
今は時間計測や管理のための専用アプリも充実していますよね。

仕事を断るのが苦手な秘書さんは、こうしたツールを活用しながら、ご自身の業務量を把握することから始めてみるのがオススメですよ。

あえてキリの悪いところで仕事を切り上げる!

こちらも、会社員時代の反省点から得た気付きです。
当時の私が残業ばかりしていた最も直接的な要因は、退勤時間になっても「キリが良いところまで!」と考えて粘ってしまう自分の性格にありました。

必ずしもその日に終わらせなくて良い仕事も、途中でやめるのが気持ち悪くて、残業してでも終わらせて帰るのが習慣になってしまっていたんです。

ある日、そんな私を見かねた上司から、ついに強制退勤が命じられました。
「あと少しで終わるのにー!」というタイミングでしたが、渋々パソコンを閉じて帰宅することに。

その帰り道、一緒に駅まで歩いていた上司に、こう言われたんです。

「仕事はマラソンのようなものだから、ずっと全速力で走り続けるべきではないよ。それに、仕事を少し残しておくことが、明日への活力になることもあるからね。」

その翌朝、私は早くも上司の言葉の意味を理解することになりました。

今までは、残業の疲れを引きずって集中力のスイッチがなかなか入らなかった朝の時間帯。
しかし、この日は前夜に残した仕事に対する明確なスタート地点があることで、驚くほどスムーズに業務に取り掛かることができたんです。

私はこの経験から、仕事を完全に終わらせることに固執するよりも、適切なところで一日の作業を終えることが、実は自分自身の仕事の質とモチベーションの維持に効果的であることを学びました。

仕事は長期的な目線で考えることが大切です。
ついつい頑張りすぎてしまう秘書さんは、意識的に「明日の自分に仕事を託す」ことを試してみてくださいね。

メリハリのある働き方を実現するために

今回は、私が心がけている「残業ゼロを目指すための3つのポイント」をご紹介しました!
みなさんの気付きにつながるものはございましたでしょうか?

秘書業務の性質上「会議が長引いた」「急な来客が入った」など、やむを得ず残業をするケースもあるかと思います。

しかし、そういうものだとすべてを諦めてしまうのではなく、自分自身の努力や工夫によって改善できる部分に目を向けることで、メリハリのある働き方を目指せたら良いですよね。

秘書としての役割を全うしつつ、自身の働き方にも意識を向けることで、より充実したワークライフを実現して参りましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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