あなたは出来てる? 思わず上司に即レスさせるメールの書き方テクニック

秘書のみなさん、こんにちは。Nellです。

リモートワーク中心の生活になって、メールの件数が大幅に増えていませんか?
秘書の私にも毎日100件以上のメールが届きますが、上司にはそれを遥かに超える数が日々届いています。

会議の合間に優先順位の高いものから処理するため、秘書からのメールは返信を後回しにされたり、場合によっては放置されたりしがちですよね。
上司の確認がないと、次の作業やステップに進めない場合は、その間業務が滞ってしまいます。

そこで今回は、忙しい上司にスムーズかつスピーディーに返信してもらえるメールの書き方についてご紹介します。

なぜ上司からメールが返ってこないの?原因を分析しよう!

上司からメールが返ってこない女性
日頃「上司からメールの返信がありません…」と泣きついてくる方々には、送ったメールを転送してもらって確認するのですが、彼らのメールの書き方には傾向があります。

上司に返事を後回しにされがちなメールの特徴とは

  1. 件名を見ても内容が分からない
  2. 何を見てほしいのか不明確
  3. いつまでに対応してほしいのか、締め切り日時の記載がない
  4. 添付を開かないと確認できない

忙しい役員の方たちにメールを開いてもらうために必要なのは、「件名だけ見てぱっと内容やすべきアクションが分かる」ことです。

「先日の件」「〇〇プロジェクトの件」「お伺い」……など、承認依頼なのか、報告なのか、相談なのかも分からない案件は、後回しにされがちです。
また開いてもらえても、後回しにされる案件は、「ちょっと面倒だな」「時間が必要だな」と感じさせてしまうメールです。

何だかよく分からない「よろしくお願いします」を連発して、意思決定をしてほしいのか、アドバイスが欲しいのか、打ち合わせをして欲しいのか、目的が不明確なメールがその代表例。
メールを読んでいる上司に、首をかしげさせてしまった時点でアウト
です。
そのままメールを閉じられ、上司は会議に戻り、忘れられ、返信がない……というのはこのパターンです。

シンプルな短文で期日も記載しよう

上司にメールを書く女性

そしてこの手のメールは決まって必要以上に丁寧な口調で書かれていることが多いです。
あまりに丁寧なメールは、それだけで文字数が多くなるため、第一印象で「長い!」と思われ敬遠されがちです。
忙しい人へのメールは箇条書きなども活用しながら、短文、シンプルを心がけ、いつもよりストレートに書いてみましょう。

また、アクションははっきりしていても、対応期日の記載がなく、漠然と「急ぎ」などと記載されているメールも後回しにされる傾向にあります。
しっかり期日を「〇月〇日〇時までに」など具体的に件名に記載しましょう。
文面より件名に記載する方が効果的ですよ!

特に急ぎの案件は、メールを開かずともタイムリミットを把握できるので、次のアクションを取りやすくなります。

資料は添付だけで済まさないこと

最後に、ほぼ返信してもらう気がないのではないか……と思うのは、WordやExcelの資料を添付し「ご確認お願いします」と書かれたメールです。

資料全体のレビューなのか、変更箇所の確認なのか、具体的に見てほしいポイントがあるのかの記載もなく、何十ページもある資料が添付されているメールを想像してみてください。
間違いなく後回しにされ、そのまま積み重なっていく未読メールの中に埋もれていきますよね。

資料の軽微な変更の確認等の際は、具体的にその部分だけ切り出し、メール本文に記載しましょう。
添付だけで済まさず、忙しい上司を思ってのこのひと手間がレスポンスのスピードを上げ、秘書であるあなたの仕事がはかどることに繋がります!

<本文の例>
契約期日の変更に伴い△△の記載を上記のように修正しましたので、ご承認ください。

また外出中の場合、Word、Excel、パワーポイントの資料は携帯電話では見づらい場合があります。
その場合、PDFに変換して添付してあげると携帯でも見やすくなるので、上司にとっては嬉しい配慮だと思います。

上司にメールを即レスさせるメールの書き方とは?

上司とのメールに悩む女性

私も日々の上司とのメールでのコミュニケーションを通じて、性格や行動特性から、試行錯誤を重ねています。
その中でメールの返信率とスピードをアップさせる方法をいくつか編み出しました。
有効な方法をいくつかご紹介させていただきますね。

メールの件名は端的に!質問をそのまま記載するのも効果的

原因分析でも述べたとおり、件名だけ見て分からないメールは後回しにされる傾向にあります。
いっそのこと、件名だけで本文なしでも良いと思えるような件名のつけ方をしてみましょう。

こちらは既に予定が入っている日時に別件をぶつけたい時のメールの件名の例です。

<例>
「10/5 〇〇会議に□□訪問ぶつけていいですか?」
「10/5 △△さんとのDinnerリスケして〇〇会議入れていいですか?」

メールを開かなくても、件名だけでYes/Noが判断できますよね。

これを「日程調整:□□訪問の件」などとすると、メールを開かねば中身が分からないので、そこでまた上司には負担がかかり、後回しにされる可能性があります。

質問はClosed questionだと断然返信スピードがあがる

Closed questionとはYes/Noや、A/Bなどで答えられる質問のことです。
二択で返信できる質問には、大体すぐに返信があります。
「はい」「OK」「お願い」「よろしく」など、忙しい上司は返信のメールも非常に短いです。

この数文字で返信してもらえるような質問の投げ方を心がけると、さらに返信スピードが上がります。

Open questionなら選択肢で誘導しよう

そうは言っても二択での質問にできないような場合もあると思います。
その場合は可能であれば、思いつく限りの選択肢で上司の返信を誘導してあげましょう。

例えば、会食のお店や予算設定についても漠然と「どうなさいますか?」ではなく、選択肢形式での質問だとすんなり返信いただけることが多いです。

この時、それぞれの選択肢に「A」「B」「C」……と名前を付けてしまうのがポイント!
「フレンチレストラン」と入力するより、「B」と一文字の入力で済むのでより回答しやすくなります。

<例>
△社の〇〇専務との会食が1月20日に決まりました。お店と予算は下記の候補内でイメージに合致するものがありますでしょうか?あれば選択肢から選んでご返信ください。

A: 予算〇〇〇円、料亭□ (場所XX:先方オフィス界隈)
※先方は日本酒がお好きとのこと。日本酒のラインナップは非常に豊富なお店です。

B: 予算△△△円、フレンチレストラン〇〇 (場所XX:当社と先方オフィス中間点)
※日頃和食でのご接待も多いでしょうからフレンチも良いかと思います。
※広めの個室なのでゆったりくつろいでいただけます。

C: 予算□□□円、鉄板焼き△△(場所XX:〇〇専務のご自宅まで車で20分圏内)
※お肉もお好きと伺ったので、鉄板焼きの新店をご提案します。
※こちらも日本酒のラインナップ豊富です。

D: イメージに合うものがないので再検討

その習慣、上司をイライラさせてない?

最後にメールに関するちょっとした心がけについてのお話です。
メールでのコミュニケーションが基本となる中、何気ないその行動が忙しい上司をイライラさせているかもしれません。
ちょっとしたことですが、改めてご自身の行動を振り返り、チェックしてみてください。

チェーンメールにひたすら上司をCCで入れ続ける

CCに多くの関係者を含めて発信されるメール。
最初は情報共有のつもりだったのでしょうが、やりとりが長くなり、直接関係ない内容が続くとCCでずっとメールが飛んでくるのは非常に迷惑ですよね。

またメールが長くなると、何のためにメールの宛先に入れられているのか分からなくなり、途中から開かずごみ箱に入れられ、本当に必要なタイミングに見落とすこともあります。

本当にCCに入れる必要があるかをしっかり確認し、やりとりが長くなるならメールを切り分けたり、宛先を内容によって最小限に絞って展開するなど、相手に配慮して対応しましょう。

「下記ご参照ください」の一言で片づける

数週間前からやりとりが続くなが~いチェーンメールが最後にぽいと飛んできて、「下記ご参照ください」の一言。
信じがたいのですが、よくあります。
忙しい相手には絶対やってはいけない迷惑行為です。

自分が元のチェーンメールに入っていたのであれば、必ず簡単に要約して、上司に展開するようにしましょう。
一番下までスクロールダウンさせて読んでもらうなんてありえない行為です。

「ありがとう」メールを全員CCで返信しない

以前、海外の社内トレーナーの方と、生徒(世界中から50名程度)とのやりとりの中であった出来事です。
質問していた生徒10名近くが宛先全員に向けて「Thank you!!」のメールを丁寧に返信。
するとトレーナーから「私にありがとうって伝えたい時は、メールじゃなくてお花かチョコレートを贈ってきてね!」という返信が……。

つまりはみんなでThank youメールをして、私や他の人のメールボックスをいっぱいにしなくていいから!という意味です。
トレーナーの非常にチャーミングなお人柄もあって、とっても粋だな……と私は感じてしまいました。

「ありがとう」のメールであっても確かに一度に何件も届けば負担になります。
しかもそれが他人に向けられたThank youメールだと尚更ですよね。

まとめ

いかがでしたか。ご自身の日頃のメールの書き方は相手にとって負担のないメールになっていたでしょうか。
リモートワークが中心となる中、忙しい上司たちにいかにメールを読んでもらい、返信してもらえる書き方をするかを意識して書くことは非常に重要です。

意識的な書き方を続けることで、そのうち上司は秘書のあなたから来るメールは優先的に見て返信してくれるようになります。
そうなったらお互いの生産性も上がって言うことなしですね!

秘書のみなさん、本日もお疲れさまです!

Nell(ねる)

日系・外資系企業で営業、営業アシスタントを経験し、秘書に転身。
秘書歴7年目の現在は社長秘書として日々奮闘中。
大雑把な性格のため、細かい作業はいつまでたっても苦手なままだが、営業仕込みの機動力の高さとビジネスへの嗅覚には自信あり。
秘書から仕事の幅を広げ、ライターとしての活動にも挑戦中。

記事一覧

こちらの記事もオススメ!

  1. あなたはどのタイプの秘書!?分類方法と対処法をこっそり公開!

  2. 秘書なら机も美しく!誰でも簡単にできるデスク整理術!

  3. 秘書にとっては基本のキ?知っておきたい御礼状のマナー!

  4. 上司が講演に登壇!秘書がすべき準備リストを公開

  5. 「みなし公務員」との会食時に気をつけたい4つのポイント

  6. 秘書にも使える!大谷翔平選手の目標達成シート!

  7. 秘書を悩ます!?面倒な名刺管理。私はこうしていました!

  8. 秘書が選ぶ!もらってうれしい昇進祝いのプレゼント!

  9. 秘書必見!手土産虎の巻~下巻~

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

メールマガジン
ダウンロードコンテンツ

Hisholio(ヒショリオ)とは

はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
「Hisholio」は秘書のみなさんが「今知りたい!」という情報をお届けするWebメディアです。
秘書業務で必要な知識、今後のキャリアアップ、秘書としてのライフスタイルや悩みまで。秘書の経験を持つライターさんたちが実際 の経験を記事としてお届けしています。
秘書のみなさんが明るく、楽しく、前向きに仕事に取り組んでいけるようにお手伝いしていきます!
PAGE TOP