元企業勤務の私がオンライン秘書デビュー!体験談をレポートします!

秘書のみなさんこんにちは!ナミコです。

コロナ禍以降、副業解禁や在宅勤務も進み、一般的となってきたオンラインでの秘書業務。
みなさんの中にも、オンライン秘書を経験した方もいらっしゃるかもしれません。

何を隠そう私も先日、オンライン秘書としてデビューしました!

そこで今回は、オンライン秘書の必須アイテムやお仕事の探し方、企業で勤務する場合との違いなどをまとめてみました。

オンラインでのお仕事を考えていらっしゃる方の参考になれば幸いです。

オンライン秘書と企業秘書の違い

オンライン秘書とはその名の通り、オンライン上で上司にお仕えし、秘書業務にあたる働き方のこと。

企業秘書との大きな違いは、2つあります。

違いその① 「クライアントのバックグラウンド」

1つ目はクライアント(上司となる方)のバックグラウンド。

オンライン秘書のクライアントはオフィスを持たない個人事業主や、スタートアップ、ベンチャー企業の経営者などプロフィールも多岐にわたります。
先日開業したばかり、という方も珍しくなく、中には「今から開業予定なので、開業に関わる資料作成などの業務から手伝ってほしい」という方もいらっしゃいます。

企業内であれば、秘書というのはある程度の権限や職責を担う方に付くイメージですよね。
オンライン上なら条件さえ合えば、誰でも秘書を雇うことができる世界なんです。

「秘書」という業務を気軽に利用できるのはオンラインならではと言えるのではないでしょうか。

違いその② 「報酬形態」

オンライン秘書の報酬は、時給、月給、または期間を区切ったプロジェクト1件当たり、などとさまざまです。
さらにマッチングの際には双方の希望金額を擦り合わせ、納得してから契約、というパターンも多いのがオンライン契約の特徴。

クライアントの予算やプロジェクトの都合がリアルに反映されるため、お仕事をスタートしたと思った途端「今月で終了」となることも多々あります。

対して、突然の給与変更やリストラなどが法律で禁止されている企業勤務秘書の世界。
オンラインとは別世界とも言えますよね。

企業でしか勤務したことがない秘書さんは、お仕事を始める前に「報酬はどれぐらいがご希望ですか?」と、ズバリ聞かれることに戸惑う方もいらっしゃるかもしれません。

オンライン秘書はあくまでも個人として受けるお仕事。
お仕事欲しさに必要以上に自分を安売りしないよう、逆にあまりにも法外な金額を提示して常識を疑われてしまわないようにすることも大切です。

もちろん、ずっと企業でお給料をもらっていた私も、自分の時給など計算したことがありませんでした。

そこで、まずは「月給÷就業日数」でざっくり現在の日給や時給を計算し、お仕事を探す目安としていました。

今後、オンラインでのお仕事をお考えの方は、普段から意識してご自身の時給や日給を可視化しておかれることをオススメします!

お仕事探しの強い味方、マッチングサイトの特徴

オンライン上には、秘書とクライアントを仲介するマッチングサイトがいくつも存在しています。
ざっと目を通してみると、たいていトライアル(お試し)期間が設けられており、「相性がよければ継続してお願いしたい」という文言もよく見かけます。

はじめて顔を合わせた途端にお仕事がスタートするオンライン秘書のお仕事。
トライアル期間はお互いを理解する意味でも必須となっているようです。

勤務時間も同様に「平日フルタイム、できれば土日も速やかな対応希望」という方もいる一方で、「月に数回、数時間だけ手伝ってほしい」という方まで多種多様。

同様に、サイト上に掲載されている秘書さんたちのプロフィールもバラエティに富んでいます。
現役秘書はもとより、元秘書、海外在住の方や秘書経験がない方も多数登録されていました。

派遣会社や就職支援サービスとは異なり、マッチングサイトに登録するだけならハードルは高くないのかもしれませんね。
秘書歴の浅い方でも安心できそうと感じました。

主なマッチングサイト

ご参考までに、私が目を通した主なマッチングサイトをいくつかご紹介しておきます。
ご興味があれば、相性の良さそうなサイトを試してみてください。

予想外のオファーにびっくり!

そこで、私もさっそくあるマッチングサイトに登録してみることにしました。
登録に当たって必要なものは以下の通りとってもシンプルです。

  • 本人確認書類
  • 通知用のメールアドレス
  • プロフィール

顔写真などの画像も必須ではありませんでした。

私はプロフィールに、転職活動の際に使っていた職務経歴書の内容をコピペしました。
それを抜粋したものがこちらです。

「外資系企業にて10年以上の秘書経験があります。フレキシブルに対応可能です。
広報担当としても社内報作成に携わった経験があり、文章作成も可能です」

その結果……

すると予想外のオファーが殺到したんです!

それは、「○○というテーマでの記事作成は可能でしょうか?」というライターとしてのスカウトでした。

え?ライター(笑)???
意外なオファーに驚きつつも、せっかくの機会なので詳細をお伺いしてみました。

ところが、作成する記事の内容は私にはまったく知見のない「中東の投資現状について」というテーマだったんです。
これは私には無理!と判断し、丁重にお断りしました。

自分が可能だと自覚している秘書のお仕事以外のオファーも舞い込んでくるのがオンラインならでは。
新しい領域との出会いもあるかもしれませんね。

そこで、自分のプロフィールを修正!

スキマ時間に書類作成などをお請けできれば‥‥‥などと安易に考えていた私は、慌ててプロフィールを見直すことにしました。

ライターとしてスカウトされないよう(笑)、広報や社内報にかかわる部分をカット。
代わりにお引き受けしたい業務内容を具体的に記載することにしました。

  • 〇ページ程度の資料なら〇分で作成可能です
  • 英文メールでのやりとりやテキスト、通達の和訳なども日常的に行っています

他の秘書さんのプロフィールも参考にしながら、所持している資格や上司が喜んでくださった具体的なエピソードなども記載しました。
それ以降は思い通りのオファーをいただけるようになり、一安心!

アピールポイントは具体的に!

転職活動とは違い、マッチングサイトではスキルを羅列することが必ずしもいいことではないと実感しました。

マッチングサイトでは、「なんでもできます!」「なんでもやります!」「いつでも対応可能です!」というプロフィールでは、頼む側にしてみればオファーしづらいようです。

クライアントも「上司」として初心者であることも多いようで、「わからないことも多いので、相談させてください」というメッセージも見かけます。
プロフィールを精査したおかげで「オフィスの何でも屋」と化していた私も、自分のアピールポイントを見直すいい機会となりました。

マッチングサイトの注意点

秘書のマッチングサイトと謳っているサイトでも、私たちが一般的に考える「秘書業務」だけを依頼したいと考えているクライアントばかりではないようです。

おそらくAIで生成された「美人秘書」画像をプロフィールとして使用している秘書ワーカーさんに、「イイネ!」がたくさんついているのも見かけました。

こういう「美人秘書」にどんなお仕事を依頼しようとしているのだろう……。
世の中の秘書のイメージとは……と複雑な気持ちになったこともありました。

すぐに契約終了できるオンライン上でのお仕事とはいえ、依頼者との間に勘違いがあってはよくないですよね。

リアルなお仕事同様、事前に打ち合わせの時間をしっかり取り、お互いのイメージをすり合わせた上でお仕事を受けることをオススメいたします。

秘書としての多様な働き方を目指して!

オンラインでのお仕事は通勤のストレスも皆無。
報酬や稼働時間、受注するお仕事内容も自分で決めることができます。

まだまだ新しい働き方としてみなされがちな「オンライン秘書」ですが、在宅という働きやすさから人数はどんどん増えているようです。

お子さんが小さい方や、ご両親の介護とお仕事を両立させている秘書さんにはありがたい勤務形態。
オンラインもうまく使って、秘書としてのキャリアアップに役立てたいものですよね。

それでは秘書のみなさん、お疲れ様です!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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