秘書業務にモヤモヤを感じたら…。セルフワークアウトで突破!

こんにちは!みなさん今日も順調ですか?
秘書業務や自身のキャリアアップに向けて、毎日順調に事が運ぶならこんなにいいことはないと思います。
ですが、たまにふと「このままでいいのかな…」とか「何とかならないかな…」なんて漠然と思うことありませんか?

なんだかわからないけど、なにかが胸に引っかかる。今日は、そんなモヤモヤした時に私が時々行っているセルフワークアウトをご紹介します!
ご紹介するワークアウトは、本来ファシリテーターがいて何名かのチームで行うものなのです。しかしながら、一人で行うことも可能なのでぜひ試してみてください!

セルフワークアウトをオススメする理由はココ!


まず初めに、セルフワークアウトをオススメする理由なんですが、ずばり!モヤモヤの原因を洗い出し、明確にすることができます
そして、明確にすることによって解決に向けてのアクションを決めやすく、今まで以上に業務を効率化することが可能になるんです。

さらにチームでのワークアウトとは違い、自分だけで行うことから正直な気持ちで問題を挙げられます。それが無理のない解決方法へと結論付けることに繋がります。
また、自分のタイミングに合わせてワークアウトのサイズや時間も決められます。
今回は少し前に私が30分程度で行ったワークアウトをご覧いただきながらご紹介していきますね。

まずは付箋とペンをご用意ください!

ステップ1

付箋1枚につき1つ、解決したいと思うことやモヤモヤしていることを書いていきます。付箋をどんどん使って、勢いよく書いていきましょう。一人で行うので誰にも見られません。
好きなことを好きなように書きましょう。

ステップ2

書き終わったら、付箋を下記の4つのカテゴリーに分けてみましょう。

人間関係 上司・同僚・新入社員などに関すること
業務関係 自分の業務に関する内容
お金関係 お給料アップ・残業代がつかないなどお金に関わる内容
その他 上記のどこにも当てはまらないもの


ステップ3

4つのカテゴリーに分けたら、それぞれのカテゴリー内で重複する内容の付箋はどちらか1枚にします。
例えば「お金関係」のカテゴリー内で「お給料が安い」と「お給料アップ」という付箋があったとしたら、これらは重複した内容ですのでどちらか1枚にしましょう。

この段階で、各カテゴリーの中で付箋が一番多いものにフォーカスします。私は図の通り「業務関係」のモヤモヤが一番多かったので、ここを掘り下げてみました。
具体的には、そのカテゴリー内で一番解決したい問題を3つをピックアップします。

今回私は、下記の3つをピックアップしました。

  • 上司の領収証が煩雑
  • 朝早い会議がイヤ
  • Aさんのメールの返信が遅い

ステップ4

次にそれぞれの付箋について、何が問題なのかを書きだしてみましょう。

  • 上司の領収証が煩雑
    →出張後に渡される領収証がグチャグチャで紙のかたまりの状態。日付が薄くなって見えなくなってしまっている領収証もある。日付ごとに分けるだけでも半日以上時間がかかってしまう。
  • 朝早い会議がイヤ
    →月水金は、朝8時からの会議の準備のために7時に出社しなければならない
  • Aさんのメールの返信が遅い
    いつも返事が遅いので仕事が進まない。催促のメールを送るのも気が引ける。

ステップ5

ここまで問題がハッキリすればあとはアイデアを出すだけ。私はこのようにしました。

  • 上司の領収証が煩雑
    →上司が出張に出かける時に、ジップロックにマジックペンで「〇月〇日」と書いて、上司にそれぞれの日付別に領収証を入れてもらうようにお願いしました。
    上司も領収証が発生するたびに指定された袋に入れるだけなので、紛失することもなく手間も感じないとのことですんなり受け入れて頂けました。

これをすることで、それまで半日以上かけていた領収証を日付ごとに分ける作業がなくなり、大幅に業務改善することが出来ました!

  • 朝早い会議がイヤ
    →朝早い会議の準備を他の部署の秘書さんたちと持ち回りにしました。こうすることで私の早朝出勤は2週間に1度に激減することが出来ました。
  • Aさんのメールの返信が遅い
    →返信してほしいメールには返信期限を赤文字で明記、メールにアラームを設定して期日になると相手に通知がいくようにしました
    その後、Aさんからは期日までに何らかの返信が来るようになりました!

書き出すことで問題を解決!


いかがでしょうか?たったの3項目に関してですが、モヤモヤしていることを書き出して、自分でできるアクションプランを決めることでかなり効率化を図ることができるんです。
ワークアウトを行うタイミングは自分次第です。気になることが発生した段階で付箋に書いて溜めておき、ある程度溜まったところで一気にワークアウトを行えば、ワークアウト自体も時間を短縮して行うことが可能です。

もう一つ良い点があるんです。実施したワークアウトの内容を保管しておくと、どのように業務に貢献したかを年末の人事考課でアピールすることが出来ます。
業務の効率化は評価に値すること間違いなしです!

私たちの時間は無限にあるわけではありません。できるだけ効率化して、他にしたいことや新しいことに時間を使えるようにしたいですよね。
みなさんも業務に行き詰まりを感じてしまったら、ぜひやってみてはいかがでしょうか。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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