派遣で秘書業務にチャレンジ!~ライフステージに合わせて上手な働き方を~

秘書のみなさん、こんにちは! 華子です。

今日は【派遣秘書の働き方】についてお伝えしたいと思います。
私の経験も交えながら、派遣秘書になるまでの道のりや転職が成功したあとの考え方についてお話ししていきます!

これから派遣秘書に転職したい!という方にとって、ご参考になれれば幸いです。

未経験から派遣秘書になりたい場合にやっておきたいこと

①秘書検定を取る

資格を取ることで自分に自信がつき、振る舞いも落ち着いて見えるようになります。
また、経験がない場合でも、やる気があると思ってもらえることも!

②派遣会社にお仕事相談に行く時もきちんとした服装で行く

派遣会社のコーディネーターさんは、スキルシートの内容以外に、その人の雰囲気や印象、どんな会社に似合うかなどもよく見ていらっしゃいます。
そして、きちんとした服装や対応がその後の良縁に繋がってきます。
普段から電話応対をきちんとし、メールは即返信を心がけるようにしましょう!

③仕事の優先順位を意識しながらテキパキ片付けるよう普段から練習しておく

正直なところ、実際に秘書業務をやっていると暇な日もあります。
一方で、この一瞬でこれをして!というような用事が立て続けに重なる日も。

そのため、急ぎではない定型業務ほど、ゆとりある時にさっさと片付けておかなくては、新しい用事に集中することができないのです。
どの順番で仕事を片付けていくか、マルチタスクながらもその中で後回しにできるもの・できないものの判断力が問われるのが秘書のお仕事です!

私の経験から振り返りますと、以前に派遣で企業秘書の仕事を紹介してもらった時は、まだ秘書検定2級しか持っておらず、スキルはそれほど高くはない方でした。
そんなスタートでしたが、その後、医療秘書時代に忙しすぎる職場で常に優先順位を考えてやらないと片付かない状況がやってきました。
さらに、その忙しい日々の中で、頻繁に診断書受付窓口の当番も担当することに。

病院の受付というのはミスがあってはいけない上に、病気になって心細い思いをしていらっしゃる患者さんと直接対応します。
したがって、速く誠実に対応するということが求められるんです。

優先順位を考えて即レス、即対応を心がけていたところ「受付にぴったりだね!」などとお褒めの言葉をいただきました。
今では、感じの良い対応と共に、お待たせしない対応も評価につながったのかなと思っています。

派遣秘書の募集例

ここからは実際の募集例を2つ、見ていきましょう!

東京都内 A社

職種:役員秘書
時給 1,800円
交通費支給
◆契約更新のある長期のお仕事です
時間:09:00~17:30(休憩1時間)
◆残業:月20時間程度
◆ 休日:土曜 日曜 祝日
●来客対応・電話対応
●郵便物のチェック
●会議室・タクシーの手配
●出張、会食の手配
●経費精算 など

大阪市内 B社

職種:役員秘書
時給 1,450円
交通費支給
◆契約更新のある長期のお仕事です
時間:08:30~17:30(休憩1時間)
◆残業:10時間程度
◆ 休日:土曜 日曜 祝日
●来客対応・電話対応
●郵便物のチェック
●取締役会準備、片付け
●出張、会食の手配
●経費精算
●礼状、挨拶状作成
●ファイリング
応募資格:秘書経験者歓迎!
【Excel】SUM関数・簡易計算式/表作成

検索をするとこのような項目が記載されていることがほとんどです。
一般事務より少し高めに時給を設定しているところが多いようですね。

お仕事の内容や条件はイメージできますが、社内の雰囲気などはこれだけでは分かりませんよね。

いざ応募、職場見学へ!

さて、次のステップとして実際に職場に足を運びます。

ここで大切なことは、応募してダメでも落ち込まない、職場見学して採用されなくてもとにかく落ち込まないことです。
自分のスキルが足りない、職務経験が足りないからダメだった……とは限りません。
例えば以下のような人材を求められているケースは、そんな風に落ち込まなくてもよいと思いますよ。

●役員と気が合いそうな人
●今すでにいるベテラン秘書の後輩的存在になれそうか
●残業に波があるし早出もたまに頼むから、独身で時間に融通がききそうな人がいい
●秘書室全体が40代ばかりだから、あまりに若い人はちょっと馴染みにくそうだ
●前にすぐ辞めてしまった人がこんなタイプの人だったから、単純に今回はその正反対の人!

などなど。
人柄の相性を細かく見られるのが職場見学です。

選ばれなくても、選ばれなかった人が「ダメな人」というわけではないのです。
したがって「ご縁がなかったのね!」とサラっと流してどんどん次に行きましょう♪
なんだかお見合いみたいですね。

すぐには秘書の仕事に就けなかったとしても、チャンスあり!

秘書の仕事を探して頑張っても、一般事務にしかつけないこともあります。
そんな時、もしかしたら派遣コーディネーターさんから「秘書は募集が少ないし、経験者が優遇されるから……」と、諦めを促すようなことを言われる場合もあるかもしれません。

仕事はお金を得るためにやっているのですから何年も秘書を目指して無職で粘るわけにもいきませんよね。
そんな時は、一旦休憩!
秘書でない事務職でがんばって働くのも経験かと思います。

しかも、事務の仕事が後に生きてくる可能性もおおいにあります。
例えば、請求書の処理が多い一般事務などは、秘書になっても経費精算は常に対応する可能性大。
その時の練習になりますし、「締日」「決算月」など少しでも経理の知識があると大きく違ってきます。

他部署の人に助けてもらうことの多い秘書という仕事。
営業事務でも一般事務でも経理事務でも、なんでも少しだけ知っているとその部署の方の苦労や忙しさや望むことも理解しやすくなり、人間関係も円滑になると思いますよ。

事務のお仕事にも自分なりに取り組みつつ、チャンスをうかがい、良い案件があれば応募してみましょう!

派遣秘書に転職が成功したあとは

派遣社員は、契約が更新されても3年が限界です。
その後、正社員として直接雇用のお声がかかることもあります。
ですから、今できることやこの職場で学べることを精一杯頑張りましょう

秘書経験を経ることで、次に考えられるキャリアの選択肢がとても広がります!
例えば……

派遣秘書→正社員秘書
派遣秘書→派遣秘書
派遣秘書→直接雇用で正社員あるいはアルバイトや契約社員に
派遣社員経験を生かして秘書検定やマナー講師に
派遣秘書→派遣の在宅秘書
フルタイム派遣秘書→結婚などのライフイベントに合わせて時短の派遣秘書に

専門職である派遣という生き方は、ライフイベントや自分の体調に応じて調整がしやすく、また副業もできるために1つのことに凝り固まり追い詰められないというメリットも。

私は、秘書になったばかりの頃より、今は少し余裕が出てきたので、こうしてライターをしたり、趣味の刺繍をもう少し極めてネットショップをしたいなあ……とも考えられるようになりました。
私の場合は、1つの仕事、1つの職場に集中するより、色々な顔を持てる方が精神的に楽なようです。

みなさんも、自分に合った生活スタイルにさらに近づけていけますよう、願っています!
そんな時、派遣という働き方もあることをぜひ覚えておいてくださいね。

それでは、秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

華子

メーカーで役員秘書をしています。
秘書歴は病院秘書合わせて6年、その前はフラワーアレンジメントの講師をしていました。趣味はお花、読書、刺繍。最近料理教室にハマっています。

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