秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

みなさんは、上司の期待に応える目標設定ができていますか？

つい自己流で進めてしまいがちな目標設定。
しかし、上司からの信頼を築き、組織全体の成果に貢献しながら自身の評価を高めていくためには「上司や会社の意向」に沿った目標を設定することがとっても重要です！

とはいえ、それらを自分の業務にどう結びつけたら良いか、分かりにくいですよね。
そのハードルの高さから、目標設定に苦手意識を持ってしまう方も多いのではないでしょうか？

そんな秘書さんに向けて、今回は「評価アップにつながる目標設定のコツ」をご紹介いたします！
ぜひ参考にしてみてくださいね。

目標設定に苦戦した過去

私が以前勤めていた会社では、半期ごとに目標設定を行うルールがありました。

期の始めに目標を立て、上司の承認をもらう流れだったのですが、その基準がとても厳しく、OKが出るまでに何度も再提出を求められることもあったんです。

さらに、期の終わりには、B4用紙4枚分ものレポートをまとめ、成果を詳細に報告する必要がありました……！

そんなスパルタな会社で鍛えられた私が、ようやくたどり着いた「上司から絶対に否定されない目標設定」の方法（笑）
それは、上司や会社の意向に基づいた目標を立てることでした。

今回は、そんな私が実践してきた「目標設定のコツ」を詳しく解説いたします！

まずは、目標設定の流れを把握！

上司や会社の意向に沿った目標設定をするために注目したいのは、ズバリ「組織全体の指針」です！

組織全体の指針とは、会社全体の方向性や目的を示す大きな目標のこと。
具体的には、「経営理念」「全社目標」「中期経営計画」「経営方針」などが挙げられます。

目標設定は「経営理念」や「全社目標」など大きな視点から始まり、チームの目標、個人の目標へと段階的に具体化していくとスムーズに進むんです！

以下に、詳しく説明していきますね。

組織全体の指針から、キーワードをピックアップ！

まず、組織全体の指針に含まれるキーワードをピックアップしてみます。

たとえば、会社の経営理念が以下だったら……

お客様とのコミュニケーションを大切にし、信頼される企業風土を構築する

このようなキーワードがピックアップできるかと思います。

ただ、この段階ではまだ言葉の意味が抽象的です。

キーワードを自分の解釈に落とし込む！

 

そこで、今度はそれぞれのキーワードを自分なりに解釈していきます！
先ほどの例であれば、以下のように考えていくのがコツです。

少しずつ具体的になってきましたよね。
たとえば、これらを自分の言葉で表していくと以下のようになります。

こうすることで、目標設定に役立つヒントが徐々に見えてきました！

解釈をまとめてみる！

次に、自分なりに解釈したキーワードをつなげて、まとめます。
先ほどの例であれば、以下のとおりです。

上司と面談をする取引先企業とのアポイント調整の際に、迅速な対応ができるようにする

だんだんと目標らしくなってきました！
ここから、内容をさらに具体化していきます。

何を、いつまでに、どれくらい？

合言葉は「何を、いつまでに、どれくらい？」です！
これらを明確にすることで、目標の具体性がぐっと増します。

とくに「どれくらい（達成基準）」は、しっかりと数値化することがポイント！
数値化することで達成したかどうかが客観的に判断できるようになり、上司とも成果を共有しやすくなります。

先ほどの文章でいうと「迅速な」の部分が数値化できそうですよね。
これを踏まえて、合言葉に当てはめていきます！

たとえば、以下のような調子です。

これで「取引先企業とのアポイント調整にかかる日数を今期中に3営業日から1営業日に短縮する」という秘書の個人目標が完成しました！

目標達成のための取り組みを検討

あとは、目標を達成するための取り組みを検討すればOKです！
先ほどの目標であれば、以下のような取り組みが考えられるかと思います。

主要取引先20社の情報と打ち合わせ履歴をフォルダに整理し、秘書室の全員がアクセスできるようにすることで、誰でも当日中にアポイントの調整ができる仕組みを構築する。

いかがでしょうか？
このように順を追って目標を具体化していくと、やるべきことが明確になりますよね。

さらにワンポイントアドバイス！

目標達成のためには定期的な進捗確認やフィードバックの場も重要！

たとえば、月に1度進捗状況を振り返り、上司と共有することで、取り組みが目標達成に向けて順調かどうかを客観的に確認できます。
もし遅れが出ていても、その場で改善策を話し合うことで、軌道修正を図ることができますよね。

また、進捗確認の際には、達成状況が視覚的に分かるように、チェックリストや進捗表を用意しておくのがオススメです！
先ほどの例であれば「アポイント調整の日数」を集計し、目標と比べてどれだけ短縮できているかをグラフなどで確認するのも効果的かと思います。

こうした工夫により、目標達成への道筋が可視化され、上司へのアピールにもつなげやすくなりますよ！

会社に貢献できる秘書になるために

今回は、私が実践している「評価アップにつながる目標設定のコツ」をご紹介しました！
参考になりましたでしょうか？

上司や会社の意向に沿った目標を設定できれば、自分が秘書として会社にどう貢献できるか見えてきます。
評価のポイントも明確になり、上司からの信頼度もアップするのではないでしょうか。

目標を1つひとつクリアしていく中で、成長や達成感を感じられるようになると、日々の業務にもやりがいが生まれます。
充実した秘書ライフを送るためにも、常に高い目標意識を持って、1歩ずつ前進してまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！