秘書さんにとってのルーティンワーク!?ケーキの手配ってどうしてる?

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

社内イベントや役職者のお誕生日、差し入れ、接待など、仕事でケーキの手配を求められた経験がある秘書さんも少なくないのではないでしょうか。

私の上司もお祝いごとやイベントなど、ことあるごとに「ケーキを注文して!」とおっしゃる方で、これまで数えきれないほどのケーキを手配してきました……!
あまりに頻繁なので、ケーキ屋さんのリストや手配マニュアルまで整備しているくらいです。

「ケーキ手配」とひと口に言っても、シーンによって適したサイズやデザイン、配達方法はさまざま。
他にも、参加者の人数や特別な要望を考慮する必要があるなど、意外と奥が深い仕事だったりしますよね。

そこで今回は、秘書を悩ます「ケーキ手配」を効率的に行うコツを、私の経験も交えてご紹介したいと思います!

秘書なら、ケーキの注文は詳細かつ明確に!

仕事でのケーキ注文は、サイズやデザインといったカスタマイズ内容や、予算・配達日時の調整など、プライベートで行う場合と比較して手配条件が複雑になる傾向がありますよね。

「要望がお店に伝わっておらず、イメージと違うケーキが届いてしまった」
「指定した時間にケーキが届かず、イベントの予定がくずれてしまった」

といった失敗を生まないよう、注文時にはこちらの要望を明確にお店に伝えることが重要だと思います!
具体的には、以下のような項目です。

  1. ケーキの種類
  2. サイズ
  3. 受け取り日時
  4. ローソクの本数
  5. プレートの内容
  6. 保冷材の必要数
  7. スプーン・フォーク・おしぼりなど付属品の必要数
  8. 予算(特別オーダーの場合)
  9. デザインの要望(特別オーダーの場合)
  10. アレルギー情報(特別オーダーの場合)
  11. 受け取り場所と担当者名(配送の場合)

そのためには、イベントの趣旨やお相手の好みを秘書が事前に把握し、注文内容の明確なイメージをもっておくことが大切ですね。

お店への注文は、メールやFAXなど文書の記録が残る手段が安心です。
電話注文の場合は、必ずお店の方に注文内容を復唱してもらい、相違がないかを確認するようにしています!

社内イベントは大きく華やかなケーキを!

社内イベントなど多くの人が集まる場に用意するケーキは、大きく華やかなものが好まれますよね。

百貨店などに出店しているケーキ屋さんの場合、店頭に売られているホールケーキは大きいものでも15~18cmくらいのものが一般的ですが、事前に相談すればオーダーケーキを作っていただけるお店も多いです。

オーダーできるのは、20名ほどで分けられる30cmのホールケーキや、40~50名用の四角いケーキ、華やかな2段ケーキなど!
お値段はだいたい15,000~35,000円くらいのお店が多いかと思います。

オーダーから受け取りまで数日かかるお店がほとんどなので、1週間ほど前には注文できると安心です!

また、私は『キルフェボン』や『ア・ラ・カンパーニュ』のようなタルト専門店もよく利用しています。
ホールタイプなら大きいもので25cmくらいあり、全面にフルーツが敷き詰められているようなデザインが多いので、華やかな演出をしたいときにオススメです!

「いつも生クリームのケーキばかりでマンネリ気味かも?」という秘書さんは、タルトを選択肢に含めてみても良いかもしれません!

遠方に届けるなら冷凍ケーキが便利!

画像引用元)https://cake.jp/

差し入れや贈り物としてのケーキは、配送が便利という場合もありますよね。
そんなときに私が重宝しているのは『Cake.jp』というサイトです!

こちらはケーキ専門の通販サイトで、各地のケーキ屋さんと提携して、全国どこにでも冷凍でケーキを届けてくれるサービスなんです。

大型ケーキや写真ケーキ、アレルギー対応ケーキなど選べるサイズやデザインはとっても豊富!
趣旨やお相手の好みにぴったりのケーキをオーダーすることができます。

ちなみに、冷凍ケーキは冷蔵庫で10時間程度の解凍が必要なので、その点は注意が必要です。
お祝い日の前日に届くように調整し、先方へお届け日時を連絡する際に「解凍が必要であること」も併せてお伝えするとスムーズかと思います!

リピートするなら効率的でお得なケーキ店を利用!

私の上司は、自分に近しい職員の誕生日すべてにケーキを用意したいという方で、一時は毎月のようにバースデーケーキを手配していました……!

はじめは気分転換も兼ねて毎月異なるケーキ屋さんで購入していた私も、だんだんと「こんなに頻繁ならラクに注文できてお得なお店がいいな」と考えるように。
最終的に、ネット予約ができて、ポイントが貯まるお店をリピートするようになりました。

ケーキ手配も秘書にとっては業務の1つ。おもてなしの気持ちはもちろん、効率化や経費削減の意識をもつことも重要ですよね。

ケーキを召し上がれない方向けに考え出した「お花のケーキ」!?

以前に、上司が訪問する予定のお客様が当日お誕生日ということがありました。
そのことを上司に伝えると「バースデーケーキを持参したい!」とのこと。

ところが、以前会食でご一緒した際に先方の秘書さんからいただいた情報によると、「上司は糖尿病の兆候があり甘いものは控えている」とのことだったんです。
頭を悩ませてしまったのですが、その際にHisholioの運営母体である青山花壇さんにご相談をすると、ケーキを模したお花のギフトが作れるとのこと!

その際に作っていただいたのがこちらのケーキです。

すべてお花で作ってあるのですが、本物のケーキみたいですよね。
この演出に先方も大変喜んでくださったようです。

最近は体質を考えて、低糖質やアレルギー対応で作られたケーキも見かけます。
先方の状況に合わせた対応も秘書の腕の見せどころかもしれませんね。

Instagramもしています!

計画不足でグダグダ!?秘書なら運び入れまで綿密に!

最後に、私が新人秘書だったころの失敗談をご紹介します。

イベント用にケーキの準備を頼まれた私は、注文は問題なくできていたものの、ケーキが届いてから運び入れるまでの段取りを組んでいませんでした。

「なんとなく流れに任せて」程度にイメージしていたのですが、ケーキの出番がないままイベントはどんどん進行。
終盤に入り、いよいよ不安になってきた私が司会者に確認しに行くと、ケーキの存在を忘れていたようで「しまった!今すぐ運んで!」とまさかの急展開……!

慌ててケーキを箱から出して、ローソクを立てて……と準備している間に会場はどんどん盛り下がっていき、結局グダグダなケーキ登場になってしまいました……。

それからは、運び入れの役割分担や対応手順も事前にしっかり計画することを心がけるように。
特に大きなイベントでは、できるだけスムーズに運び入れができるよう、複数名で以下のようなフォーメーションを組んでいます!

  1. 運び入れの合図をする担当者、照明を操作する担当者を決め、事前に協力を依頼しておく
  2. ケーキを箱から出し、お盆かワゴンに乗せてローソクを立てる
  3. 運び入れの合図があったら、ローソクに火をつけて運び入れる
    (ローソクが溶けたり、火が消えたりするリスクを軽減するため、直前に着火する)
  4. 3と同時に、照明担当者に照明を消してもらう
    (空調をつけている場合、空調も同時に消してもらうとローソクの火が安定するのでオススメ)
  5. 主役がローソクを吹き消したら、照明担当に照明(と空調)をつけてもらう

なおローソクの吹き消しについて、主役がマスクをしていたり、息を使うのは感染症対策上ためらわれたりする場合は、うちわなどを用意して仰いで消してもらうという方法もあります!

主役がこわもての役職者の場合、私はあえてハート形のかわいらしいうちわをお渡しすることも(笑)。
そのギャップにひと笑い起きて、会場の雰囲気が和んだりします!

イベントの目玉となることも多いケーキの登場シーン。
会のテーマや雰囲気を考慮して、運び入れの計画まで綿密に行っておくのがオススメです!

秘書として、心に残る素敵な演出を!

今回は「ケーキ手配」を効率的に行うコツをご紹介しました!

秘書が手配するケーキも、イベントやセレモニーを盛り上げる重要な要素の1つ。
私たち秘書がシーンにふさわしいケーキを適切に手配することで、参加者に満足してもらい、イベントの成功をサポートすることができるかと思います。

秘書として、みなさんの心に残るような演出ができたら素敵ですよね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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