失敗から学ぶ秘書の会食手配!思わぬ落とし穴と対策法を一挙公開!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

秘書が手配する会食は、円滑なビジネスコミュニケーションの場として重要な要素の1つですよね。

しかし、その計画の裏には思わぬ落とし穴がひそんでいることも……。
秘書として、事前にさまざまなケースを想定しておくことが大切です。

そこで今回は、私の過去の失敗をもとに「会食手配の思わぬ落とし穴と対策法」を共有したいと思います!
教訓の1つとして、お役立ていただけましたら幸いです!

秘書の失敗談① 美しい夜景を楽しめるはずが……

上司が取引先を招いて会食を行うことになったため、私がそのセッティングを担当することになりました。
選んだお店は、ベイエリアにそびえる高層ホテルの最上階にある中国料理店。
個室料も高く、さぞ美しいオーシャンビューが楽しめるのだろうと想像していました。

しかし、会食翌日に上司の感想を伺ってみてびっくり!
「景色はいかがでしたか?」とたずねる私に、上司から「窓がない個室だったよ」とまさかのお返事が返ってきたのです!

なんと、そのお店には「窓アリ個室」と「窓ナシ個室」があったそうで、私が予約したのは窓ナシの個室だったとのこと。
そのことに気付かず、お店のロケーションや個室料から「景色もすてきに違いない」と、すっかり思い込んでしまいました……!

ささやかな会食だったこともあり、上司も「気にしなくていいよ」と言ってくださったのですが、自分の確認不足を反省した失敗談です。

この失敗から学んだ対策法!

この経験以降、お店を予約する際には必ず「個室のレイアウト図」を取り寄せることにしました。
PDF資料をメールで送ってくれるお店もあれば、手書きしてFAXしてくれるようなお店もありますが、大抵どこのお店も応じてくださいます。

窓の有無だけでなく、席の配置や入り口からの導線なども一目瞭然なので、細やかな調整もよりしやすくなりました!
また、事前に上司にもお見せすれば、当日のご案内などもスムーズに進みますよね。

こうした綿密な事前準備は、参加者の快適さだけでなく、ビジネスの進行にも良い影響を与えると思っています!

秘書の失敗談② 「完全個室」の落とし穴

以前勤めていた会社で、月に1度行われていた役員会。
必ず社外で行われるうえ「毎回違うお店が良い」という役員のご希望があり、私は新規のお店開拓に毎月頭を悩ませていました。

なかでも外せない条件は「完全個室」であること。
機密性の高い議論が行われる場合もあるため、他のお客さんに会話を聞かれにくい個室を用意する必要がありました。

ある月の役員会の翌日のことです。
上司から「昨日のお店は役員会には向かないかも」とのフィードバックが……!

理由をたずねると、完全個室をうたっているお店だったものの、壁の上部が障子になっていて防音性に欠けるとのこと。
事前にお店のホームページで個室の写真を確認していたものの、壁の上部までは写っていなかったため、気付くことができませんでした。

この失敗から学んだ対策法!

とくに初めて使うお店では、さまざまな可能性を考慮して細かく事前確認をすることが大切です。
私はこの経験以降、新規のお店の場合は電話で個室の造りを詳しくヒアリングするようにしています。

単に「完全個室ですよね?」と確認するだけでなく「隣の部屋のお客さんに会話を聞かれたくないのですが、防音性はいかがですか?」などと要望を具体的に伝えるのがポイントです!

こうすることで、初めて使うお店も失敗なく選べるようになりました!

秘書の失敗談③ 大事なお酒がなくて大慌て!

社内の役職者が集まる会食での失敗談です。
参加者の1人である常務は、必ず決まったウィスキーしか飲まないというこだわりの強い方。

常務が参加される会食では、そのウィスキーの取り扱いがあるお店を選ぶことが必須の条件でした。

その日の会食は、過去にも何度か利用したことのあるお店で、お酒の取り扱いについても把握していたので安心していました。
しかし、お店に到着した上司から「常務のお酒がない!」と私に電話があったのです!

聞くと、お店側が在庫を切らしてしまったとのこと……!
まさかの事態に上司も私も慌てましたが、幸いにも会社から近いお店だったため、店員さんに事情を説明したうえで私が買って届けることに。

なんとか間に合い、常務のご機嫌を損ねることなく会食を終えることができました……!

この失敗から学んだ対策法!

使い慣れたお店であっても、油断は禁物!
外せない条件については、予約時に毎回きちんと確認することが大切だと学びました。

お酒の取り扱いについては、お店の人に伺えば必ず教えていただけます。
「ゲストが好きなお酒を用意したい」「ビールの銘柄にこだわる人がいる」といった場合には、事前にお店の人に相談するのがオススメです!

取り扱いがない場合も、予約日までに余裕があれば取り寄せてもらえる場合があります。
また、追加料金を支払うことで、持ち込みをさせていただけるケースも。

参加者の好みを踏まえて会食をセッティングすることも、秘書として必要な配慮ですよね。

事前にお店に相談したり、情報を共有したりしておくことで、当日の提供もよりスムーズになるかと思います!

失敗は、次回の成功につながる貴重な経験!

今回は、私の過去の失敗をもとに「会食手配の思わぬ落とし穴と対策法」をご紹介しました。
参考になるエピソードはございましたでしょうか?

なにかと秘書を悩ませる会食手配。
計画どおりに進まないこともありますが、その失敗が次回の手配につながる貴重な経験となりますよね。

綿密な事前計画はもちろん重要ですが、予測不能な状況が生じる可能性を念頭に、柔軟に対応することも大切!
これからも失敗を恐れず、秘書として前向きな姿勢で会食手配に取り組んでまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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