心からの誠意を込めて……。秘書が選ぶ「お詫びの手土産」をご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

ビジネスシーンにおいて、ときにはミスや誤解が生じて関係者にお詫びをしなければならなくなる場面が訪れるかもしれません。
そんなとき、秘書が選ぶ手土産は会社としての誠意を伝える重要な役割を担いますよね。

そこで今回は、私が実際に手配したことのある「お詫びの手土産」をご紹介したいと思います!
手配時に私が意識しているポイントも併せてお伝えしますので、よろしければ参考になさってくださいね。

どらやき詰合せ 20個入<たねや>

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以前、取引先企業に誘われたゴルフに上司が参加できなかったことがありました。
数週間後に再び同じ企業とゴルフの予定を組むことができたので、その際に私が「前回のお詫び」として選んだのがこちらの商品です。

お詫びのシーンでは、高級品や贅沢なものよりも、誠実さや謙虚さが伝わるような硬派な品物をご用意したいもの。
そこで、歴史ある和菓子メーカー『たねや』の商品を選択しました。

お詫びの手土産はあえて「賞味期限が短いもの」を!

「手土産といえば日持ちするものが鉄則!」と考えがちですが、お詫びの手土産に関しては必ずしもその限りではないことをご存じでしょうか。

私も先輩から教わったのですが、ネガティブな気持ちを引きずらないようにという意味から、お詫びの手土産はあえて賞味期限の短いものを選ぶのが良いという考え方もあるそうですよ。
このときはその考え方に則り、日持ち5日間ほどの上記商品を選びました。

後日上司に伺ったところ、先方も「お気遣いに感謝します」とよろこんで受け取ってくださったそうで、その後のラウンドは和やかな雰囲気で過ごすことができたとのことでした!

クッキー アソート 42個入り<ヨックモック>

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取引先企業を招いての商談の最中に、上司から「こちらが用意した書類の一部に誤りがあった」とのメールが届きました。

小さなミスではありましたが、信頼関係を大切にする上司だったので、私は「すぐにお詫びの品をご用意しましょうか」とご提案。
近所のデパートに走り、上記の商品を購入しました!

お詫びの際は事態を重く受け止めていることが伝わるようにずっしりと重い手土産を選ぶとよい、などとよく言われますよね。
この考え方の本質は、単に重量感のあるものを選べばよいということではなく、「問題の重大さを考慮することが大切」ということなのではないかと私は考えています。

お詫びの手土産を、相手に快く受け取ってもらえるように

そのため、上記の例のように軽微なミスや問題であれば、私はあえて焼き菓子の詰め合わせなど気軽で軽やかな雰囲気の手土産を選ぶことも多いです!
そのほうが、お相手に余計な気をつかわせずに快く受け取っていただけるような気がしています!

『ヨックモック』のような有名洋菓子店の商品は、デパ地下やスーパーでも調達しやすいので、こうした急な入用の際にも頼りになりますよね。

実際、商談後のお見送りの際に上司が先方へお詫びの手土産を差し出すと、お相手の方はその対応のスピード感に驚いていらっしゃいました!

選ぶ品はもちろん、手配の迅速さも会社としての誠実さを伝えるのに重要な要素になるのではないかと思います。
たとえ小さなミスであっても誠意をもって対応し、信頼関係の回復に努めることが大切ですよね。

小形羊羹 36本入<とらや>

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社内のオペレーションミスによって大切な商材の発送に遅延が生じ、取引先企業が指定する納品日に間に合わなくなったことがありました。

私や上司が直接関与する業務ではなかったのですが、当事者である部長から「先方にお詫びの品を手配したい。不慣れなので協力してくれないか」とのご依頼を受け、私がお手伝いすることになったのです。

本来はこちらから直接出向いて謝罪するのが基本ではありますが、このときはお相手が遠方の企業だったため、配送で手配したいとのご要望。

そのため、耐久性と保存性を重視して上記商品を選択しました。
羊羹のように重量感があり落ち着いた印象の和菓子は、お詫びの手土産の王道ですよね。

郵送の場合はお詫びのお手紙も添えると好印象

さらに、手渡しができない状況でも真摯な謝罪の意を示す方法はないかと考えた私は、配送時にお詫びの手紙を添えることもご提案。

発送遅延によってご迷惑をおかけしたことのお詫びと、今後再発防止に努める旨を記した文案を作成して部長にお渡しすると「何から何までありがとう」と大変感謝されました!

その後、お手紙を印刷して「とらや」さんの店舗へ持参。
お受け取りいただく際にお手紙をすぐに見つけていただけるように留意しながら包装、発送していただきました。

後日その部長に伺ったところ、弊社の真摯な姿勢とお詫びの気持ちが伝わったのか、先方も発送遅延に対して理解を示してくださったそうです。

手土産の選定に加え、謝罪の言葉選びもお相手との信頼関係を修復する上で重要な役割を果たすと実感した出来事でした!

京珈琲ドリップコーヒーギフト<小川珈琲>

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私の上司主催で、業績の良かった職員を招いての「意見交換会」を行ったことがありました。
しかし、会の開始直前に上司に急用が入り、参加者を30分ほど会場でお待たせしなければならないことに。

社内の職員とはいえ、会の主役となるゲストたちです。私は、お詫びの気持ちを示すためにささやかな「お詫びの品」を手配することにしました。

受け取り手の反応を見て感じたこと

急な入用の際にとストックしていた品物の中から私が選んだのが、こちらのコーヒーの詰め合わせです。
待ち時間に少しでも気分転換できるひとときをご提供したい、という気持ちを込めて選びました。

実際にお出ししてみると、みなさんがそれぞれお好みのテイストを選びながら、和気あいあいとリラックスしてお過ごしいただけたのが印象的でした!

秘書の立場上、手土産を受け取った方の反応を直接目にする機会は意外と少なかったりしますよね。
このときは、受け取り手の反応まで見届けることができ、手土産の選び方や配慮によってお相手の表情が大きく変わることを実感することができました!

秘書の適切な手土産選びが、会社や上司の信頼につながる!

今回は私が過去に手配した「お詫びの手土産」を4つご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

普段であればウケの良い話題店の商品であっても、謝罪の場では華美に見えたり、軽々しい印象を与えてしまったりするかもしれません。
そういう意味でも、お詫びのシーンでは奇をてらわず、老舗のお菓子などシンプルで格式高い商品を選ぶと失敗が少ないかと思います。

ミスや問題が生じてしまった際にも、お詫びの手土産を適切に選び手配することで、秘書として会社や上司の信頼回復に努めてまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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