今日から準備を!秘書の引き継ぎ書は安心の元!

秘書のみなさん、こんにちは!
みなさんは「引き継ぎ書」って作成したことありますか?実は私は何度か転職を経験していて、その都度「引き継ぎ書」を作成してきました。
「引き継ぎ書」の作成は少々面倒ではありますが、会社を辞める時に絶対に避けては通れません
次の人がスムーズに業務を始められるようなシンプルでわかりやすい「引き継ぎ書」を作成しましょう。

また、後任の方が決まらないまま退職の日を迎えることも珍しくないケースです。そのためにできるだけ詳細な「引き継ぎ書」を作成しなければと思うのですが、あまり細か過ぎるのも考えものです。
今回は、私の実際の引き継ぎ書もお見せしながら、ポイントをご紹介していきます!

秘書の引き継ぎ~良い引き継ぎ書とダメな引き継ぎ書~

私が受け取った良い引き継ぎ書は、2~3ページに大まかな内容が記載されているだけなのに、ポイントが押さえられているものです。ポイントさえ外さなければあとは自分のやり方で進めることができます。

逆に、細かすぎて分厚い書類になってしまっているものを渡された時には、悪い引き継ぎ書だな、と感じました。全部読まなければならないのかと思ってグッタリしますし、引き継ぎ書に縛られてとても窮屈に思えてしまったんです。
全て引き継ぎ書に沿って業務を行うことで、自分らしさが出せず、誰にでもできる仕事になってしまいます。

私の引き継ぎ書はこんな感じ!


このような点を踏まえて私はこんな風に引き継ぎ書を作成しています。
まず新しい会社で右も左もわからない時に、引き継ぎ書にはどんな情報があったらうれしいかを想像します

  • 1週間・月間・年間の流れ
  • 会社のルール:会議室の予約方法(3か月先までしか予約できないなど)
  • 上司の好み:予定の入れ方・移動手段の座席の好みなど

大体上記の3つが記載されていれば、あとは後任の方が経験を活かして自分のやり方で進められると思います。また、どこに何が書いてあるのかすぐに検索などしてわかるように、エクセルなどで作成して検索しやすいようにしておきましょう!

その上で、私の引き継ぎ書は下記の4つで構成して、退職する予定がなくても日頃から気づいたときにアップデートをするようにしています。これがあれば、万が一の時にも安心なんです。

  • 業務の羅列
  • 日々の業務
  • 毎週の業務
  • 毎月の業務

それでは、それぞれのポイントごとに詳しく説明していきます。

業務の羅列

自分の行っている業務をカテゴリー別に、その内容や気を付けること、上司の好みを書き留めます。
例として、私の引き継ぎ書の内容をご紹介していきますね。

会議
・基本的に30分刻み
・予め会議室を予約しておく(3か月先まで予約可能)
・決まったサイクルの会議の参加者には予め(1年分)カレンダーから招待を送り参加者の予定を確保する
・会議の前にプロジェクターなどの機器の作動確認をすること

スケジュール
・移動時間も予定に記載する
・カレンダーのアラーム(リマインド)は10分前にセットする
・未確定の予定に関しては「(仮)」と記載する

出張手配
・フライト:ビジネスクラス・窓際
・新幹線:グリーン車・窓際(コンセントの有無を要確認)

手土産
・先方の人数分準備
・四季を感じられるもの

セミナー
・プレゼンテーションのための打ち合わせは必ず実施
・スピーチ内容は手元用にメモを用意

日々の業務

出社時から退社時までのルーティンワークを書き留めます。例えば以下のような感じです。

9:00    上司デスク回りの整頓・その日の予定をプリントアウトしてデスクへ置く
10:00  上司と今日のスケジュール確認
11:00  上司にランチのご要望を伺って買いに行く
13:00   郵便物のピックアップ
15:00   郵便をメールボックスに持ち込む
17:00   上司と明日のスケジュールを確認

毎週の業務と毎月の業務

月曜      Weeklyミーティング
水曜      Pacificとの電話会議
金曜      上司フィットネスクラブへ

1月      賀詞交歓会・年賀状の出/受/戻を確認
3月      ホワイトデー(バレンタインデーへのお返し対応)
4月      GWの休暇確認
12月    年賀状・クリスマスカード送付

内容としては上記のような大まかなもので良いと思います。エクセルに落とし込む際に、隣の枠に補足があれば書いておくと、後任の方が必要な時に便利かと思います。

エクセルでの作成例はこちら!

秘書の引き継ぎ書は退職のためだけに非ず!


「引き継ぎ」に関しては、自分が会社を辞めるときだけ発生するものではありません
例えば以下のような時にも大活躍の可能性があります。

・人事異動などによる配置換え
・業務分散で自分の手から部分的に業務を誰かに引き継ぐ時
・長期休暇で代理の方に業務をお願いする時
・自分が産休に入る時

いずれにしても、必要になった時に慌てて作るのは大変ですので、日頃から作成しておくことをオススメします。

長期休暇の際にこれさえあれば気兼ねなく休める「業務マニュアル」にもなりますし、退職する時には思い残すことなくキャリアアップに向けて羽ばたくことができますよ。
代理の方や後任の方のやり方を邪魔することなく、業務をスムーズに進めることができるように「業務マニュアル」としても普段から準備をしてみてはいかがでしょうか

秘書のみなさん!
「立つ鳥跡を濁さず!」ステキな引き継ぎ書を作成して、いざという時には華麗に飛び立ちましょう!!

今日もお疲れ様です!

 

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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はじめまして。「Hisholio」編集長の笹木ナオミです。
私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。
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