秘書さんのための!ゴルフ接待&コンペ対応マニュアル

みなさん、こんにちは!Mikaです。

みなさんは、ゴルフコンペの開催者=幹事になった経験はありますか?
会食と同じで、相手をおもてなしするゴルフコンペは会社にとって大切なイベントのひとつです。
そのため、ゴルフが好きでコンペに参加したことがある方でも、いざ開催するとなると何をどう準備したらよいか戸惑いますよね。

さらにコンペの幹事のお仕事は多種多様!
コンペの準備をしっかりできるようになれば、デキる秘書に1歩近づけるかもしれません!
そこで今回は、ゴルフコンペの準備を上司に頼まれたときの段取りをご紹介します。

秘書なら知っておきたい!ゴルフコンペってなに?

「コンペ」とは「コンペティション」を略したものです。
したがって、「ゴルフコンペ」であれば「ゴルフ競技会」という意味になります。

ひと言で「ゴルフコンペ」といっても、競技志向が強いものから仲間内やグループで気楽に開催するものなど様々です。
また、ゴルフコンペにおける幹事の役割というのは、全体をまとめてスムーズに進行をしながら盛り上げることと言えるかと思います。

そのために入念に企画や準備を行い、準備が整ったら関係者へ案内を出して参加者を募ります。
そしてゴルフコンペ当日は、進行や参加者への挨拶、その他の裏方作業を行います。

慣れないうちは大変ですが、しっかりと準備ができていれば、表彰式には大盛り上がり間違いなしです。
当日のゴルフコンペを盛り上げることができれば、幹事としては目標達成です。

さらに、成功のポイントを次の幹事の方に引き継ぐことで、もっとデキる秘書に!
次の方から感謝されるだけでなく、今後も楽しいゴルフコンペを開催できるようになります。

ゴルフコンペへの参加人数と開催日の調整

ゴルフコンペの準備を上司から依頼された際、対応することを見ていきましょう。

①開催日を決定する

はじめに、大体の参加者を把握してから開催日を決めます。
取引先との懇親ゴルフコンペなどでは、ゲストを中心に構成を考える必要があります。
まずは先方に連絡をし、参加人数とご都合のよろしい日程を知らせていただきます。
その後、先方のご希望日を上司に伝えて開催日を決定します。

数社集めての大きなゴルフコンペを開催する場合は、先に開催日を決めてからご案内をします。

それぞれの希望日を聞いて開催日を合わせるのは大変ですよね。
大きいゴルフコンペの場合は、開催日をお伝えすれば調整してくださる場合が多く、都合が悪い場合は代理人が参加することもあります。

シーズンによってはゴルフ場の予約が取りにくい場合もあるため、開催日は1~3カ月後を目処に設定するのがオススメです。
参加者がある程度決まったら、メンバーリストを作成しましょう。

②ゴルフ場の予約をする

日程が決まったらゴルフ場の予約をしていきます。
ゴルフコースは初心者向けの簡単なコースから、アスリート向けの難易度の高いコースまで様々。
参加者のレベルに合わせて決めましょう。

実は、私も昔ゴルフをかじったことがあるんです。
が、難易度の高いコースに連れていかれた際に「何回打ったらいいんだろう……。マラソン大会みたいに走り続けているし、全然楽しくない!」とトラウマになりゴルフから遠ざかってしまいました。

私のような思いをさせてはならない!と考えて、ひと手間ではありますが、ご参加される方々のレベルや希望を参考にゴルフ場を決定する様に心掛けています。
せっかくご参加いただくなら楽しい気持ちでお帰りいただきたいですよね。

③ゴルフコンペの予算を決める

ゴルフ場が予約できたあとは、次にコンペで重要な「予算」を決めます。
ゲストをご招待してのゴルフコンペ(接待ゴルフ)の場合、多くの企業で参加費用を「経費」として処理しているかと思います。

他にも、参加費は当日回収し、その他の費用や食事代などの追加料金は各自精算するという方法もよく見かけます。
(その他費用に入るものとして、ゴルフ場に支払う「ゴルフのプレー代」があります。)

参加費の大まかな予算は、表彰式やパーティーにかかる費用と景品代です。
コンペの参加費はこの2点の場合がほとんどです。
幹事としては、ゴルフのプレー代や昼食代は各自で払ってもらった方が、予定外の出費が出る可能性が低くなり楽かと思います。
そのため、プレー代と参加費は別に設定しておくことをオススメします!

また参加者にとっても、すべてまとめて請求されるより、自分の料金は自分で払うスタイルは明瞭で公平でなのではないでしょうか。
ここで、ゴルフコンペで必要になるお金について解説しておきますね。

プレー代

ゴルフ場に支払うプレー代は、ゴルフ場によって金額が異なります。
コンペプランを用意しているところも多いので、開催エリア内のゴルフ場のプランを見ると、プレー代も決めやすいですよ。
なお、予約するシーズンや、土日・祝日か平日によってプレー代が異なります。ご注意を!

参加費

ゴルフコンペの場合、ラウンド後に表彰式を兼ねてゴルフクラブ内のレストランなどで簡単なパーティーが行われることが一般的です。
パーティー代は軽食、ドリンクを含め、1人につき2,000円前後が多いと思います。
このあたりの詳細はゴルフ場に相談してみると、親切に答えてもらえますよ。

ゴルフ場、パーティーの規模、景品代が含まれるかどうかでも参加費は変わってきますが、パーティー代と景品代で1人あたり3,000~5,000円ほどを徴収することが相場かと思います。

なお、社内コンペの場合、会社から予算が出ることもあるので確認しておきましょう。
出ない場合、または予算が出ても少額の場合は参加費でまかないます。

そして、最近はコロナ禍という事もありパーティーを省略して、表彰式だけ開催するという場合も増えてきています。
予算の組み方にもよりますが、「賞品代で利用できる費用が増え、参加費をおさえられる」というメリットがあります。

④ゴルフコンペの日程の連絡と出欠確認

ゴルフ場の予約が取れたら、参加者にゴルフコンペの開催日とスタート時間を伝えます。
お取引先にはきちんとした案内状をお出しすることをオススメします。
10日~2週間前までには発送するようにしてくださいね。

コンペ要項では、以下の内容を案内しています。

  • 挨拶文
  • 開催日時
  • ゴルフコース名/アクセス、地図(ゴルフバッグを送る際の送り先住所、TELも記載)
  • 集合時間、集合場所
  • 組割り、スタート時間
  • 参加費、費用に含まれるもの、別途かかるものがある場合はその旨も記載
  • 競技方法(ハンディ方式など)
  • 当日の流れ(パーティーの案内など)
  • キャンセルの際の注意
  • 当日の緊急連絡先

上司のご友人や社内コンペといったカジュアルなゴルフの場合なら、日程と場所、概略費用を書いてメールでも良いかと思います。
社内で共有しているSNS等があればそちらを使い連絡でもOKですね。

ここで重要なのは、出欠返信期日をしっかり明記すること!
そして、参加者のハンディキャップを確認することです。

⑤ゴルフ場の担当者と最終的な打ち合わせ

さて、準備も大詰め!以下の内容について、ゴルフ場と最終確認をしましょう。

  • スタート時間
  • 表彰式の場所
  • パーティーのドリンクや軽食の内容
  • スコアの集計方法
  • (少し専門的になりますが)ペリアなどの集計を依頼する場合はこの時点で確認

ゴルフコンペの後、パーティーだけでなく懇親会を開催する場合は、クラブハウスの担当者と別途打ち合わせをします。

大きなゴルフコンペでは、この懇親会で結果発表などが行われますが、人数が少ないときはゴルフを行ったあとに別の会場で会食が開かれることもあります。
そのあたりは上司と相談しながら、上司のご意向に沿って準備を進めましょう!

秘書の悩みドコロ……ゴルフコンペの景品や手土産の予算について

ゴルフコンペの準備で悩みどころとなるのが、景品や手土産ですよね。

接待の場合

差し上げる方に合った景品や手土産を、上司と相談をしながら決めておきましょう。

ゴルフコンペの場合

まずは賞の数を決めて、合計の予算との兼ね合いで各景品を用意するという流れになります。
いきなり景品選びを始めると予算が足りなくなってしまうのでご注意くださいね。
コンペの雰囲気によっても変わりますが、参加者の半分程度の人が景品をもらえるケース、または全員が何らかの景品をもらえるケースの2つに分かれます。

景品の予算配分

景品の予算配分は、上位の景品の予算を大きくして豪華にするのがお約束です!
商品が魅力的であるほど参加者のモチベーションにもなりますよね。
一方、あえてブービー賞(下から2番目の順位)など下位にも目玉商品を用意すると発表のときに場が盛り上がります。

ゴルフコンペの景品や手土産、デキる秘書はこう選ぶ!

そして、景品の数と予算が決まったら、いよいよ景品選びがスタート!
重要なのは、もらって嬉しい景品を選ぶことです。

他にも、景品が小さすぎると他の人に良く分かりにくいため、一目で分かることも大切だと思っています。

会場を盛り上げる一工夫

また、私は必ず特大の商品パネルを作成するようにしています。
例えば、「〇〇賞の方には高級和牛を贈ります!」と言って大きなパネルを掲げると、会場が大いに盛り上がります。
さらに表彰式で渡す際の写真写りも良く、インスタ映えもするため喜ばれるんです。

持ち帰りやすいものを選ぶ

そして、ゴルフコンペの景品や手土産は、会食の手土産を選ぶときと同様に持ち帰ることを考えると親切です。
遠方からいらっしゃることもあるため、冷凍・冷蔵商品などの生ものなどは避けた方がいいでしょう。

以前、私はゴルフコンペでブービー賞をいただいたことがあるのですが、商品は……冷凍の「ふぐ」!
車のトランクに積んだのですが、帰る途中に溶け出し車内まで生臭いニオイが充満。
約1ヶ月は「ふぐ臭」を嗅ぎながら運転したという辛い経験からの助言です(笑)。

奥様やご家族への配慮も

また、手土産選びのポイントとしてご家族にも考慮するのも大事ですね。

休日にゴルフコンペに参加することを、あまりよく思っていない奥様やご家族もいらっしゃるかもしれません。
そこで、キッチン用品や、普段自分ではなかなか買わない美容家電などもご用意してみてはいかがでしょうか。
奥様やご家族が喜ばれるものになるので、オススメですよ。

秘書なら抜かりなく!ゴルフコンペ後は御礼状を

終了後は「参加してくれてありがとう」という思いを込めて、お礼メールや御礼状を送る企業も多いと思います。
終了後の対応も上司に相談するようにしましょう。

本来は招待された側からお礼をするものかもしれません。
でも、ご招待した側から参加のお礼をお伝えしてももちろん失礼にはあたりません。
参加してくださったことへの感謝が伝わるといいですね。

ゴルフコンペの準備は簡単なようで作業や確認事項が盛りだくさん!
慣れないと混乱するかもしれません。
でも、ひとつずつ対応していけば大丈夫です!

単なるお付き合いだけではなく、また参加したいと思ってもらえるゴルフコンペを開催できるといいですね。
秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Mika

テキスタイルデザイナー、営業事務を経験し秘書に転身。
秘書歴は約10年。趣味は韓国アイドルの追っかけ。国内外いかに会社を休まずに推しに会いに行くか模索する日々。ヲタ活を出張手配に活かしています!

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