秘書が仕事で心がけたい「口頭報告」のコツ

秘書のみなさん、こんにちは!Mayuです。
日々ハードなスケジュールをこなしている上司を持つと、口頭での報告って難しいと感じませんか?
タイミングや報告内容はバッチリでしょうか?

ビジネスシーンで重要とされるのが、「報告力」。
多忙な役員と接する機会が多い秘書にとっても大事なスキルとされており、実は秘書検定の実技試験でもチェックされる項目なんです。

とはいえ、実際のオフィスシーンではタイミングや報告内容で悩む機会がたくさんありますよね。
そこで本日は、忙しい上司への口頭報告のタイミングとコツについて、私が経験で学んだことをシェアします。

スムーズな報告ができれば上司からの評価も上がり、周りからも一目置かれるようになるので、ぜひ皆でマスターしていきましょう。

秘書が上司へ報告するのにベストなタイミングは?

一日が始まると上司に報告できるタイミングがない、という秘書の方も多いと思います。
そんなときは秘書の特権を活かして、他の関係者ではなかなか切り込めないタイミングを狙いましょう。

例えば、朝イチ、お昼休憩中、外出見送り時、一日の終わりなどです。

私は毎朝上司の出社後に、朝刊とコーヒーをお持ちしていました。
「おはようございます!」と明るく挨拶をし、上司の反応で口頭での報告数を決めます。
上司の様子やスケジュールに余裕があるときは、「○件あります」と先に件数をお伝えし、可能な限りその場で報告。

雰囲気的に厳しそうであれば緊急度・重要度の高い報告事項のみをピックアップし、「報告と相談が1件ずつあります。今よろしいですか?」と前置きを置いてから、お話をします。

上司の様子を見ながら、秘書だからこそ作れるタイミングを大事にしましょう。

ちなみに飲み物は、会話のきっかけを作るための便利アイテム!
ぜひ活用してみてください。

経験から学んだ!報告方法のコツ

報告は、実際にどのように行っていくのが効率的でしょうか?
私の失敗談付きでコツをまとめました!

ケース1:報告事項が1件の場合

あるとき、上司にミスの報告をしなくてはいけなくなりました。
印刷会社に発注依頼をした、上司名でのイベント案内状の送付先リストに漏れがあったのです。

報告事項の中でも特にマイナスの内容になると、最初に結果をお伝えするのがどうしても怖くなるもの。
繁忙期で忙しかったし、先輩とダブルチェックもしたし…。

ご理解を頂きたいという思いから、最善を尽くしたことや自分の心情も併せて、順を追って上司に事態を説明しました。

言えば言うほどに、険しくなっていく上司の表情…。
このままではまずい!とにかく全て話さないと!

無我夢中で話す中、息を吸ったタイミングで、上司が放った一言。

それは……
「で?実際今はどんな状況で、これからどうしたいの?」

上司が眉を吊り上げていた真の理由を察した瞬間でした。

コツ① 報告前に要点を整理し、コンパクトにまとめる

まず報告前に、内容を自分の中で整理し、コンパクトにまとめておきましょう。
上司が必要とする情報は何か、を意識しながら、無駄な情報は省きます。
余計な情報が多いと、重要な情報がその中に埋もれ、相手に話の「核」が伝わらなくなるためです。

必要な情報は、「結論」「理由」「対策」「根拠」の4つ。

上記以外の情報は、一旦思い切って削ぎ落としましょう。
不足があれば、上司から確認が入るので、その問いに答えていくのがスマートです。

大体の指標として、「30秒~1分以内」での報告を目指します。

コツ② 報告の順序は結論から

上司が一番気になるのは結果です。
まず結論を話し、その後に理由や詳細を簡潔に伝えましょう。

内容の全体像を把握しきれていない聞き手に「実は○○がこうなので、こういう風に検討をしたところ…」と長々と説明をしても、ただ相手をハラハラさせるだけ。
むしろ結論が気になり、上司の頭には他の情報が一切入ってこなくなります。

「結果、こうなりました。というのも~」と、先に結論を伝えることで、上司も内容をスムーズに理解し、その後に続く詳細を受け入れることができるのです。

散々長い話を聞かされた後のマイナスなオチは上司をさらに失望させるので逆効果。
スマートに結論から伝えましょう!

コツ③ 報告するときはまずは「事実」のみを伝える

決して自分の個人的な見解や推論を、入れ込んではいけません。なにが事実なのかが分からなくなり、誤解と混乱を招くためです。
解釈の違いで上司がベストの判断ができなくなる危険もあります。

過去に起きた事実は冷静、かつ客観的にそのままを伝えましょう。
個人的な考えは、上司に意見を聞かれたらお話します。

ケース2:報告事項が複数ある場合

出張明けの上司が出社をしました。不在期間中の報告事項がたくさん。
意気込む私は、手帳を小脇に、朝刊とコーヒーを執務室へ運びます。

朝いちは特に、上司のテンションもあるので、いきなり重めの話題を投下をせず、簡単な話からジャブを打って、大事な話は最後に……、という目論見で、会話をしていました。

場も和んだところで、いよいよ本題、メインの重要事項にさしかかろうとした瞬間、上司の携帯から響く着信音。取引先の役員から電話がかかってきたのです。

上司が電話対応中のため、一旦執務室を出た私。
「大事なことを先に話しておけばよかった…」、後悔をしてもあとの祭り。
電話が終わると、急遽その件で部長との打合せが設定されることになり、肝心なことを伺うタイミングを失ったのでした…。

コツ①「口頭」or「メール」、内容を見極めて報告方法を変える

1回の口頭報告数は、余裕があっても3~4件内で済ませます。
全てを口頭報告する必要はありません。今すぐか、後でもOKか、内容を見極めて報告方法を振り分けていくことがポイント。

特に優先すべきなのは、この2つ。

  • 緊急度・重要度の高いもの
  • ミスやトラブルの報告

基本的に上記以外はメール報告でも問題がないので、タイミングで迷っている場合は、まずは時間優先で先にメールで報告を入れておきましょう。

コツ②「○○件あります」と予め報告数をお伝えする

複数報告数がある場合は、最初に上司に件数をお伝えし、聞くための心の準備をして頂くことが大切です。
わかりやすく伝えられるように、案件を「1件目、2件目…」とナンバリングし、報告をしていきます。

コツ③ 緊急度・重要度の高い事項から報告

時間とチャンスは有限!大切なことはまず一番に報告しましょう。
報告のタイミングが早いほど、対処の質が高まります。

たとえ気まずいことだとしても、起こってしまったことは仕方がありません。
いかに早く事態の収束ができるかが、次に必要とされるのです。

状況が悪化し「なんであの時言わなかったの?」とならないよう、緊急度・重要度の高い案件は、特に報告のスピードを大切にしてください。

コツ④ 関連する案件は前後に置く

緊急度や重要度も大切ですが、異なるトピックスが行ったり来たりすると上司を混乱させてしまいます。
関連している案件は前後に置いて、重要度の高い話題から落としていきましょう。

相手の立場で考えると正解が見えてくる!

日常ではおなじみの報告1つでも、少しの気遣いと工夫で仕事の効率も評価もUPします。

立場は違えど、上司も同じ人間。
自分だったら、報告を受けるときにどのような順序と内容で話を聞きたいか、相手の気持ちになって組み立てると、自ずと質の高い報告が出来るようになります。

コミュニケーションは全て、受け取る相手の立場になって考えることが一番のポイント。

秘書の皆さん、今日もお疲れ様です。

 

Mayu

一部上場企業で8年間、アシスタントから社長、会長秘書までを一通り経験しました。
汗と涙と笑いに満ちた秘書ライフで得た知識と経験は一生の宝物です!今は退職をし、ライターとして情報を発信する仕事に挑戦中。趣味はサイクリングとベリーダンス。宝物は愛猫です。

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