秘書のみなさん、こんにちは！ LISAです！
皆さんは仕事のタスクやスケジュールなど、どのように管理をされていますか？
上司からいろいろと指示をされたり、逆に上司に確認してほしいと社内外からリクエストされたり、秘書の仕事は忘れちゃいけないタスクだらけですよね。
スマホネイティブという言葉が生まれるほど、スマートフォンが当たり前のこの時代、iPadなどのタブレットとダブルで使用されている方も多いのではないでしょうか。
さまざまなアプリケーションが出てきて、スケジュールの連携などが楽になり、とても便利ですよね。
ただ、こんなにデジタルな時代にも関わらず、私自身はどうしても紙の手帳で仕事のタスクやスケジュールを管理しないと気が済まない性格です。
そんな性格となってしまったのには理由があります。
・・・そう、出逢ってしまったのです、運命の手帳に。
ここから、ある一冊の手帳をオススメしますので、もしスケジュールやタスク管理に悩んでいる方がいらしたら、ぜひ読んでみてください♪
目次
秘書として妥協できない！手帳探し
物事は形から入る主義の私。
「手帳を持っているとお洒落に見える！」と思い込み、学生時代から手帳は持ってはいたものの、大して活用することはなく、結局は携帯のスケジュール機能だけを頼りにし、お飾りとなっていた歴代の手帳達。
お飾りと言えども、お洒落に見られたい私。
もちろん手帳選びに妥協はできません！
そのため、今まで使用してきた手帳はハイブランドのものだったり、ファッション性の高いものであったりと、とにかくビジュアル重視で選んでいたため、お洒落ではあったものの、とにかく使いづらい。
スペースも小さくて、予定を書き込むことさえ一苦労なこともありました。
そして、初めて秘書職についたとき、「大きめ手帳を持って、常にメモをしている」という秘書への勝手なイメージから、大きめで機能的、かつカバーがお洒落な手帳探しを始めたのです。
「秘書が使うには大きくて、派手すぎず、メモ欄がたくさんあるものを・・・」と文房具屋さんや書店、オンラインで探してみましたが、自分にとって必要な機能だけを兼ね備えている手帳なんてなかなか見つからないのが現実でした。
ベストな手帳が見つかるまで、しばらく携帯の機能で我慢するか・・・と諦めた時、私の前にユメキロックが現れたのです。
やっと出会えた私のベスト手帳！
ユメキロックって何？って思いますよね。
セパレートダイアリーというもので、中身が上下２段に分かれたセパレートタイプとなっています。
日々のタスクから長期スケジュール、目標などがひと目で分かるようになっており、ビジネスでもプライベートでも活用できる優れものなのです！
現在用意されているのは、ウィークリー＆マンスリー、デイリー＆マンスリー、マンスリー＆マンスリーの３タイプ。
特に私がオススメするのが、「ウィークリー＆マンスリー」！
「ウィークリー＆マンスリー」は上段が月間カレンダー、下段がバーチカル式の週間カレンダーとなっています。
今まで使用してきた手帳は、月の予定と１週間の予定を照らし合わせることが難しく、いちいちページをめくる必要がありましたが、この手帳はその悩みを解決してくれたのです。
ページを前後に開かなくていいのは時短にもなり、まさにストレスフリーです！
秘書目線でのオススメポイント５つ
- 月間と週間のカレンダーを同時に確認できることにより効果的なスケジュール管理ができる
- タスクメモページが１週ずつあり、週間カレンダーと一覧できるため、先を見越したタスク管理が可能
- バーチカル式の週間カレンダーにより１日のスケジュールを縦軸で管理ができるため、時間管理がスムーズになる
- スピン（しおり）が２本ついているため、開きたいページをすぐに開ける
- カバーが丈夫で名刺やお便りなどが入るポケットがあり、メモ欄が多い
私の使用方法は、上司から受けた依頼をひたすらタスクメモページに書いていき、終わったものからラインマーカーで消していく。
５分の打ち合わせで１０個以上のタスクを振られることもあり、このToDoリストが何よりも大事です。
その週で終わらせることができなかったタスクに関しては次の週のタスクメモページに再度記入。
週間カレンダーと同時に開くことができるので、その週のスケジュール感を見ながら仕事の調整ができるのです。
色分けは全て自分ルール。
私の場合はあまりカラフルにしすぎず、シンプルにしています。
ペンはいつでも書き直せるように、フリクションを愛用しています。
この手帳に出逢ったおかげで、ミスや抜け漏れが減り、タスク管理がしっかりと出来るようになり、仕事が捗るようにもなりました。
マルチタスクをこなすことが求められるこの時代、同時に進行していく多くのことを管理するのは難しいことです。
悩んでいる方は、ぜひこの手帳を使ってみてください！
…と、文章で説明してきましたが、どんな手帳かイメージしていただけましたでしょうか。
今さらですが、手帳の使い方が動画で紹介されていて、とても分かりやすいです（笑）
アナログとデジタル、自分らしく上手に使って！
ただ、アナログの手帳にはアラート機能がついていないので、スマホと上手に組み合わせると業務の効率もUPするかもしれないですね。
どのツールを使うかは、人それぞれ。
皆さんのイチオシなツールもぜひ教えてほしいです！
余談ですが、私は年間ページに日々の体重を記録して、体調管理という名の暴飲暴食防止作戦をしています！（笑）
これも意外に効果的？！
私は頭の中を整理する時には手書きの方がしっくりくると思っています。そんな意味でも何でも書き込める手帳は強い味方です！
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です！
手帳に貼って使える！秘書さんのためのお役立ち素材
秘書業務に役立つ便利な素材がダウンロードできます！
A5サイズの見開きにぴったりな大きさなので、手帳に貼ったりデスクの横に置いておいたり……あなたに合う方法で活用してみてください♪
一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています！
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