異動の季節!秘書が試したい、新しい上司とのスムーズなコミュニケーション5つのコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。
春から夏にかけて、異動の季節ですね。

お仕えしていた上司の異動や昇進、リタイアなど……。
上司だけではなく、一緒に働く同僚の顔ぶれも変わる方もいらっしゃるかもしれませんね。

そこで今回は上司が変わる際、最初にチェックしておくと後々役立つ5つのポイントをお伝えしたいと思います。
みなさんの新生活の参考になれば幸いです。

秘書ならば!お目に掛かる前から情報収集を!

新しい上司が赴任される前には、まずはどんな方がいらっしゃるのか、最低限の基本情報を収集しておくと便利です。
実際に赴任された際にはすでに親近感が湧き、業務では意思の疎通もスムーズに図れるかと思います。

可能であれば前任の秘書さんや、異動前の部署の方など、身近に接していらっしゃった方にお話を伺えるとベストですね。

ただ、まれにヘッドハンティングなどで、まったく面識のない方が着任される場合もあります。
その場合も、前職での実績など、可能な範囲で調べておくとイメージしやすいですね。

この時点で入手しておくべき基本情報とは

お名前

名刺の手配やごあいさつ状の推敲など、事前に用意できることはどんどん進めていきましょう!

生年月日

ホテル予約サイトの登録や、ビザ、航空券手配時のためにも欠かせません。

おおまかな住所

ご自宅からの各地への所要時間の参考になります。

携帯端末の種類

モバイル会議をする際の参考になります。

パソコン派かタブレット派かスマホ派か、それぞれ使いこなしているか

端末の種類によっては、用意するケーブルなどセッティングの方法も変わってきます。
また使いこなしているかあらかじめ把握できていれば、お手伝いが必要かどうかも予想できますよね。

航空アライアンスの種類(法人カードなら事前に入手できます)

航空券予約時の参考になります。

体格(服のサイズ・靴のサイズ・血液型)

事前手配が必要な作業服などの注文時や、業種によっては現場視察の際のヘルメットに血液型記載をする際に役立ちます。
ついでに「A型か、几帳面かも……」などと占いもできますよ(笑)。

出身部署(営業?技術?経理?など)

営業出身の方なら、行きつけのお店にはこだわりがおありかもしれません。
技術職のご出身なら、製品情報にはとてもお詳しいはずです。
経理をされていた方なら、決算書類などご自身で読みこなしていかれるでしょう。

どんな分野がお得意なのか、逆にどんな仕事を任されそうか、想像することができます。
着任後に「こんなことまでさせられるなんて……」というギャップが少なくなるかもしれません。

秘書が対面でリサーチ

新任の役員ともなれば、挨拶回りなどで着任前に視察にいらっしゃる機会もあるかと思います。
着任される前にご挨拶も兼ねて、雑談程度で仕入れられる情報はどんどん蓄積しておくと準備も簡単です。

この時点でさりげなく入手しておくと、後々ずっと使える情報は

  • 家族構成
  • 出身地(できれば市区町村まで)
  • 出身校
  • 趣味(特にゴルフはされるのか)
  • そして今だからこそ……顔の大きさ(愛用マスクのサイズ)

出身地は詳しく伺っておいた方がいいと思います。
同じ地域でも、お隣りの県や市と間違われると不機嫌になる方は意外に多いものです。
もしもご自身と何かしらの共通点があれば、積極的に開示しておかれると良いと思います。

自分に置き換えたとき、初対面の方が同郷や同窓というだけでも気持ちのハードルが下がること、ありませんか?

上司の食事時は情報の宝庫!

初対面でのご挨拶の際に、可能であればお食事もお供させていただきましょう。
上司もリラックスされている食事の時間こそ、さりげなく情報収集するには絶好の機会ではないかと思います。

その際、業務中には聞きづらいことこういったことも、お食事をしながらの雑談で一気に聞いてみてはいかがでしょうか。

  • 喫煙の有無
  • お酒の嗜好
  • 好きな食べ物、苦手な食べ物
  • コーヒーはブラック派か?実は苦手?

これなら、初日からスムーズに業務に入ることができそうですよね。
さらに初日からお好みの飲み物が出てきたなら、新任の上司もリラックスされるのではないでしょうか。

その他にも、食事をご一緒することでこのような項目をチェックすることができます。

  • 食事のスピード
  • 口数の多さ
  • 服用している薬
  • きれい好きか

あらかじめチェックしておくことで、会議や食事のスケジュールを組む際、所要時間の参考にできそうですね。

またこのご時世、消毒や除菌に対する意識も重要です。
潔癖に近いきれい好きの方だった場合は、会食場所や日々の執務室の環境も見直さなければなりません。
空気清浄機や除菌グッズ、マスクの買い置きなども検討したほうがいいかもしれません。

もちろん秘書側の自己開示もお忘れなく!

またこの機会に、上司の情報だけではなくご自身の自己開示もしておくことも重要です。
特に業務中に面と向かっては言いにくい、聞きにくいことほど、最初にお伝えしておかれることをオススメします。

例えば、

  • 結婚する予定がある
  • 子どもがいる、または欲しいと思っている
  • 介護が必要な家族がいる
  • 持病がある(花粉症程度でも)
  • 習い事や通学をしている

など、家族にかかわることやプライベートな情報です。

これらをそのまま伝えると、興味本位の話題になってしまいますが、

  • 結婚する予定があるので、引っ越す可能性がある
  • 子どもがいるので、急な休みを取る可能性がある
  • 介護が必要な家族がいるので、出張にはお供できない
  • 時間外に勉強している内容を、今後の秘書生活に活かしていきたい

というマイナスにも思える情報とその可能性をあらかじめ開示しておくことで、いざそのタイミングが訪れた場合、業務に支障が出る可能性が減るのではないでしょうか。

たとえ書類上でご存じであったとしても、直接お話をすることで、より早く信頼関係も構築できるかもしれません。

ハラスメントになる危険もあり、近年は上司も積極的に秘書のプライベートを聞くことはできません。
それならば事前に開示してしまったほうが、双方の意識のズレを事前に防ぐことがでるのではないかと思います。

着任されてからの秘書の情報収集

いよいよ上司が着任されたら、実務的な情報を集めていきます。

  • クレジットカードの情報
  • 好きなブランド(身に着ける物や食べ物も)
  • 英語力
  • 報告のお好み
    →不確定でも「とりかかります」だけでも返事が欲しいのか、すべて確定するまで連絡しないほうがいいのか
  • 返信のお好み
    →1回で済ませたいのか、秘書とも相談しながら決めていきたいのか
  • 性格は細かいのかおおざっぱか、せっかちなのか、のんびりしているのか
  • 土日や時間外の対応について

などなど、日々接していく中で、積み重ねでわかってくることも多いと思います。

特に締切のある業務に関しては、その方の性格によって対応が変わってきます。
のんびりされている方なら、リマインダーも多めに考えないといけません。
逆にせっかちな方なら即レスをするだけでもご機嫌、ということもあるかもしれません。

秘書として、新しい上司と良好な関係のために

新しい上司との対面は誰もが緊張し、とまどう環境ですよね。
だからこそ、事前の準備で少しでも快適に過ごすことができたら、上司も秘書もwin-winになれるのではないでしょうか。

さらに事前準備がしっかりできていると、新しい上司ともすぐに意思疎通が可能な「デキる秘書さん」という評価がついてくるかもしれません。
みなさんが、新しい上司と良好な関係を築けることをお祈りしております。

次回は秘書さん同士の、引継ぎのコツについてお伝えしたいと思います。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

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ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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