上司が講演に登壇!秘書がすべき準備リストを公開

こんにちは!LISAです!

みなさんは上司の講演のサポートをされたことはありますか?

上司が業界で有名人だったり、何かの知識が豊富だったりすると講演をしてほしいと登壇依頼をいただくかと思います。

スピーチをするのは上司だし、秘書の私はお留守番だわ、と呑気に構えていると一大事!
これがなかなか大変なのです。

今日は講演依頼を受けてから、登壇までの流れを、私の失敗エピソードどともにお話します!

まず最初に情報収集!

講演の依頼をいただいたら、まず最初にすること。

その講演をお受けするかどうか上司に確認をする必要がありますね。
そして、上司に確認をするにあたり、最低限必要な情報はこんな項目かと思います。

①主催者
②講演テーマ
③講演日時
④講演会場
⑤受講者の人数の目安と属性
⑥講演料

上司によっては、講演依頼の数が多く、全てを受けることが難しいこともあります。
また、日程によっては、準備に十分な時間が取れなかったり、もっと優先すべき会議がある場合もありますよね。
したがって、上司にお伺いする際には、前後のスケジュールを伝えることも大切です。

手帳やデスクに貼ってご利用いただける、印刷用のToDoリストも作ってみました!
詳しくはこちらから。

さらに主催者に詳しく聞き込みを!

いざ、講演依頼を受けると決まったら、ここからが秘書の腕の見せ所!
まずは、主催者に細かな点を確認しましょう。

①講演用の資料の締切日
締切までに資料を提出できるよう、上司のスケジュール調整をする必要があるので、これは最重要!
講演内容によっては過去の講演資料をアレンジするだけでOKなことも。

②当日の資料配布の有無
参加者が持ち帰ってしまうと良くない内容もありますので、資料を配布する予定がある場合は中身をアレンジする必要が出てきます。講演によっては、すべての講演者の資料を1冊にまとめて全員に配布する場合もあります。
講演に合わせた資料を作成するために、必ず確認!

③出席者リストを事前にいただけるよう依頼
講演内容に出てくる企業や競合他社が参加するかどうかを確認するため、出席者リストは事前に手元にあった方がベターでしょう。

④会場の備品の種類
PC、スクリーン、プロジェククター、レーザーポインターの有無や詳細を確認。
上司に必要と言われたのに、会場に用意がない場合には、持参する必要があります。

⑤当日までに会場の下見が可能か
忘れがちですが、これも必須。
下見をすることで、時間に限りのある上司が当日に無駄な時間なく動けるようになります。
一緒に迷子、なんてことがないように、しっかり確認をしておきましょう!
車寄せやエレベーターの場所を確認。控室の有無なども忘れずに。
また、可能であれば、空調やマイクの音量をチェックすると良いと思います。

⑥当日の受付方法
到着したらどなた宛に連絡をしたらいいのか、また受付方法はどのようになっているか。
出来れば上司よりも前に到着し、お迎えをしてご案内できる状態にすることが好ましいですが、上司と一緒に移動をする場合などもありますので、スムーズに手続きが出来るように、前日までに入館証を入手するなどの準備をしておくことをおすすめします!

⑦講演内容が後日何かしらの媒体やメディアに掲載されるかどうか
内容によっては、参加者だけにしか共有できない場合もありますので、必ず確認するようにしましょう。

社内にも確認しておきたいこと

では、次に社内で確認すべきことについて。

①広報部への講演内容の許可
上司がOKを出しても、社内の広報部的にNGな場合もあるので、必須事項!
ちなみに、先輩秘書さんで広報チェックに苦労されていた方がいらっしゃいました。
会社によるとは思いますが、サービス名や表現など当日の資料にもかなり細かく指摘が入ることも
修正が必要なことも考えて、余裕を持ってスケジュールを組み立てることが必要となります。

②経理部への連絡
講演料をいただく場合、会社の利益となるため、経理への事前報告が必要となります。
「この振込は何だろう?」と余計な混乱を避けるためにも、必ず事前に話を通しておくことをオススメします。

③講演中の撮影について
講演中の撮影を許可しているかどうかもあらかじめ主催者に確認して、上司と広報にも共有しておきましょう。
最近は講演のスライドを撮影し、SNSなどですぐ拡散する方も。これはデリケートな問題でもありますので、確認必須事項!

④名刺の補充
講演後はたくさんの方と名刺交換が予想されます。名刺の補充も忘れずに!

講演にまつわる失敗エピソード

私の上司は登壇の際には小さな紙コップと常温のお水の用意が必須でした。
とてもこだわりの強い方でしたので、紙コップのサイズにも指定があり、お水の銘柄にも決まりが(!)
ほかにも、レーザーポインターは必ず使い慣れた自前のものをご持参し、講演中に写真を撮られる場合の角度、演台上の配布資料の並べ方など細かいルールがありました。

また、空調やマイクの音量にも気を遣われる方でしたので、講演中に秘書に目線で指示を送られることも多くありました。
一度空調の微風が壇上に直接当たりすぎて、喉がからからになってしまったことも。
それ以来、事前に会場を下見して、空調の調節には敏感になるようにしていました。

さらには、レーザーポインターの電池切れという、初歩的ミスをしてしまったこともあり、その時はとっても焦りました。
予備の電池を必ず持ち歩くようになったのも、その時からです。

慣れればなんてことない講演準備ですが、慣れるまでは気にしないといけないことが多すぎて、私は社内社外問わず、講演が決まると準備から当日までずっと緊張をしていました…。笑

講演はたくさんの方の前で会社のアピールができる有益な場ですよね。しっかりと準備をして上司には気分よくスピーチしていただきたいものです。

みなさんも講演準備をしていく上で、役立ったものなど何かあればぜひ教えてくださいね!

秘書の皆さん、今日も一日お疲れ様でした♪

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LISA

一部上場企業、外資広告代理店、ベンチャー企業など様々な会社にて秘書として勤務。週末は茶道の師範として、お茶のお稽古をしています!

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