作業時間の計測ツール「タイムクラウド」で、秘書の業務効率化&評価アップ!

秘書の皆さんお疲れ様です!Hisholio技術メンバーのChiyoです。
先日は、タスク管理に関する記事を書かせていただきました。

タスク管理を無理のない現実的なものにするために必要なこと。
それは、日々の自分の作業時間を正しく把握しておくことです。

また、日々、自分が何に時間を割いているのか知っておくことができれば、次の人事考課の準備もスムーズにできそうですよね。

そこで!
本日は作業時間を簡単かつ整理された状態で記録してくれる便利サービス「タイムクラウド」についてご紹介します。

まるでPR記事のようになってしまいましたが、個人的に2年以上使っている感じです!
ぜひ秘書のみなさんにもオススメしたく、今回記事にしてみました!

こんな秘書さんにオススメ

  • 業務効率化が大好きな秘書さん
  • 適性に評価されたい!もっとお給与をUPしたい!秘書さん
  • 上司から業務の時間報告や効率化を求められている秘書さん
  • 日報を細かく書かなくてはならない秘書さん
  • 自分が何でそんなに忙しいのかを知りたい秘書さん
  • チームの作業時間を把握したい秘書さん

ひとつでも当てはまった秘書さんは、ぜひタイムクラウドを活用していきましょう!

タイムクラウドってなに?

タスク内容を書いてボタンを押すと、自分がどんなことに時間を使っているか見える化してくれるアプリです
PC、スマートフォンどちらでも使えます。

料金は、1人で使うなら無料!チームで利用する場合は1人500円/月〜になります。
自分1人でやってみて、「良かった!続けられそう!」と思ったらチームで利用してみてもいいかと思います。

※当記事でご紹介している、料金プラン、画面デザインは2020年8月末時点での情報となります。

こんな感じで、秘書さんの時間を見える化!

まずは、日々の働いている時間を見える化。
「何曜日は残業しやすい」「月の半ばは暇をしている」……といったことが見えてきそうです。

 

タスクにはカテゴリを割り振ることができます。
どのカテゴリのタスクに時間が多くかかったのか、一目瞭然!

上の場合だと、お客様対応(黄色)・スケジュール管理(オレンジ)に時間を多く割いていることが分かります。

 

また、カテゴリの中でどのタスクに時間がかかったかも見ることができます。

上の場合だと、●●●●●と××××の資料は通常の3〜6倍程度時間がかかることが分かります。
似たような資料作成を依頼された際、「なんとなく時間がかかりそう」というよりも「6時間ぐらいかかりそう」とひらめくことができれば、自分のスケジュールも組みやすくなるでしょう。

 

棒グラフは、カテゴリごとに表示させることもできます。

 

カテゴリが変わると、グラフの形も変わってきて面白いです。
「出張依頼は意外と突発の依頼が多い」など、グラフの形からタスクの傾向を分析できます。

タイムクラウドの使い方

①会員登録

まずはタイムクラウド公式サイトから会員登録!無料で登録できます。
(※Googleアカウントとの連携が必要になります)

【2020/9/2追記】
メニューが英語で表示されてしまう場合は、左メニューの「Personal Settings」を選択後、右メニューの「Account」をクリックしてみてください。言語を選ぶメニューが表示されると思います。
もし、タイムゾーンがお住まいの地域以外になっていたら、同時にそこも変更しておきましょう。

②カテゴリを作成

登録が完了したら、まずはカテゴリを作ってみましょう。
左メニューの「チーム管理」から、カテゴリを作ることができます。

上の「出張手配」のように、親カテゴリ・子カテゴリを作ることもできます

複数の上司を担当されている方は、上司によって色分けをしてみても良さそうですね。
「●●部長には、××部長の3倍も時間をかけている!」なんてことも分かります。

③ぽちぽち記録

PCでもスマホでも、自分のやりやすい方でぽちぽち記録していきましょう。
直近に記録したタスクが履歴になっていたり、キーワードを入力するといい感じに過去のタスクを出してくれたりするので、便利です。

あとから時間を登録・修正することもできるので、うっかり忘れても慌てずに済みます。

④たまに振り返る

1日の終わり、週末や月末、1つのプロジェクトが終わった(例えば1つの出張手配が終わった)ときなど、終わりの節目は振り返りがしやすいです。
「今日はこれだけ頑張ったのか!」「今週は思ったよりテキパキできた!」というように、達成感が味わえますよ。

そして、私が振り返りをオススメしたいのは、何かを始めるタイミング。
例えば、新しい出張手配を始める場合は、以前の出張手配の記録を見てみて、作業時間を見積もるようにしてみましょう!

 

まずはデスクワークから記録してみよう

秘書さんの業務は多岐に渡ります。
いちいちぽちぽちしていられないわ……ということも多いと思います。
そういう方は、まずはPCの前で腰を据えて行うデスクワークから記録していってみるのはいかがでしょうか。

今日、作らなくてはいけない資料。明日、手配しなくてはならない会食。
試しにそのひとつの作業時間を記録してみませんか。

ちなみに最近タイムクラウドを導入し始めた友達は「メールを書くのに思ったより時間がかかることに気づいた」「タイムアタックしてるみたいで楽しいかも」と言っていました。
(タイムアタック、めっちゃ分かる!)

まとめ

このように作業単位で稼働時間を計ることで、時間の見積もり精度がよりアップします。
「この作業、自分では早いつもりだったけど実は時間をとられてる」「意外とこの作業は早くできてるんだな」など、様々な気づきがあるかと思います。

そして、作業時間をより正確に見積もることができるようになれば、より現実的なタスク管理ができるようになります。

無料ですぐ始められるサービスなので、「ちょっと気になった!」という方はぜひ始めてみてくださいね。

こちらの記事もご参考に!

自分の仕事を俯瞰的に見られるようになると、人事考課にも役立つと編集長が言っていました!

あなたは満足してる?~秘書業務の評価について~

秘書の、秘書による、秘書のための!給与アップ大作戦!

……というわけで、この記事を書くのにかかった時間は、2時間44分でした
前回の記事よりも、15分早く書くことができました。
(というように、簡単に計測・振り返りができちゃいます♪)

秘書の皆さん、今日もお疲れ様です。

Chiyo

Hisholio編集部技術メンバー。デザインや技術的なことを担当しています。

秘書経験はないのですが、Hisholioで培った経験を活かし、秘書の皆さんに役立つ情報をお届けできればと思います!

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