あなたは満足してる?~秘書業務の評価について~

秘書の皆さん、毎日お疲れさまです!
皆さんの会社には秘書の評価面談はありますでしょうか。
一般的な人事考課制度はあっても、秘書業務に適した評価方法はない会社が多いのではないでしょうか。
そのため、全社員共通の評価ルールに乗せて評価されることがほとんどだと思います。

秘書はどんな目標設定をして、達成をし、評価をされるのでしょうか?
今回は多くの秘書さんが悩みを抱える評価について考えてみたいと思います!

秘書の仕事は評価されにくい!?

社内で評価を仕切るのは人事の仕事かと思います。しかし人事は秘書の仕事内容を正しく把握できているかというと、必ずしもそうではないことがあります
なぜなら秘書の仕事内容は秘匿性を多く含み、業界、上司が求めること、秘書のレベル、などによって、同じ秘書という仕事でもそこに振り幅があるからです。

一方、役員は自分が秘書に指示した業務は把握していても、他の社員からの依頼で発生した業務や、秘書が自ら動いてどれだけ能動的に仕事をしているかは見えにくいものです。

それでも評価時は他の社員と同じテーブルに並べて精査しなければならないので、上司としては「自分の満足度だけでは秘書の業務は評価しにくい」という悩みをお持ちだったりします。

では、そもそもなぜ評価しにくいのか…。

それは「秘書業務を数値化するのは難しい」と言われているからだと思うのです。
そして、別の言い方をすると、秘書は正しく評価されにくい仕事なのではないでしょうか。

雇用形態による評価の違い

さて、秘書業務の数値化のお話の前に、「評価面談」について考えてみたいと思います。
同じ秘書でも勤務先との契約形態によって評価面談の形式は変わってきますよね。

私は過去に派遣会社での勤務経験もあり、派遣する側とされる側の両方の経験を持っています。そんな経験を元に、派遣社員として秘書に就いている方々へちょっとしたコツと注意点をお伝えしたいと思います。

派遣社員はどうやってアピールする?

派遣さんの場合は、就業先との目標設定の機会はなくとも、派遣元の営業担当者との面談が定期的にありますよね。
気になることがあれば、「派遣先にどんな風に伝えてほしいか」も含めて担当者に伝えましょう。
派遣元担当者を味方につけるのはとても大事なことです!悩みがなければ息抜き相手に。悩んでいるならなおのこと、話してみましょう。

ここで注意したいのは、会話の要点は派遣元担当者から派遣先の人事担当者を経由して上司へと伝わるということ!そこまで考えてお話ししてみてくださいね。
上司の性格をより深く知っているのは派遣元担当者よりも秘書であるあなたですよね。その利点を生かし、どんな伝え方をしたいか安全策を取ったほうがいいこともある、ということです。

ネガティブなこと以外にも、自分の目指すところや日頃の感謝などポジティブなことも担当者に伝えましょう。人は、間接的に言われると、さらに嬉しく感じるものです。

また、ざっくりとでも目標を掲げている秘書といない秘書では印象も変わります。同じ社内で正社員として秘書を探している役員が出た時に、選ばれるか選ばれないかの分かれ道にもなります。こんな目標を持っています!などもお伝えしてみることをオススメします!

自分の業務を数値化してみましょう!

では、今回のテーマである秘書の評価方法についてです。秘書の評価が難しいのは、業務の数値化が難しいためではないかと冒頭にお伝えしました。
そこで、現状で基準がないのであれば、業務の中から数値化できるものを探し、蓄積していくことで、それが評価の目安になっていくのでは、と考えました。

直属の上司が秘書の評価をすることもあれば、業務の指示は上司だけど、評価は人事や秘書課の室長というケースもあると思います。上司以外が評価をする場合、秘書業務を熟知していないケースも多く、さらには前述の通り業務上の秘匿性が高く、評価のためだったとしても話せない内容もありますよね。
社内にたくさんの秘書がいる場合、なんとなく上司の役職順に秘書の評価までもが決まってしまうこともあるようです。

では、秘匿性を守りつつも上司の役職の高さに惑わされることなく公正に評価されやすくするにはどうしたらよいのでしょうか?

それは、業務を数値化してみること、です。

エクセルで業務をリスト化!

どんなに苦労したスケジュール調整も、会議が終わればそこで終わり。時々そんな風に感じて空しくなることありませんか?
出席者や会議室の調整難易度が高い会議。時間の捻出に苦労した外出予定。予定の変動が激しい出張。数ヶ国同時中継の国際会議の準備。なかなか集まらない会議資料。多大な時間と労力をかけ折衝力や交渉力を発揮しても、その苦労は誰にも知られることなく、「できて当たり前」というのが秘書の仕事ですよね。

売上の数字が残るわけでもなく、評価面談の表に何を書けばいいのか、悩んだことのある秘書さんは多いのかと思います。そんなあなたに少しだけヒントを…。

数値化のためには、まずは手元の仕事をエクセルシートにリスト化することから始めてみましょう。目標設定に合わせて三ヶ月ごとにシートを分けると使いやすくなります。

・依頼者は誰なのか?
・社長会議、来客、面接、出張など、カテゴリーは?
・何の案件なのか?
・付随する業務は何か?
・その業務にかけた所要時間は?
・進捗状況は?

などがわかる項目を作り、朝出社したらまずメーラーとそのエクセル表を立ち上げて、記入するクセをつけていきましょう。案件名はメールのキーワード検索でも見つけられるものにすると便利ですよ。

リストができたらグラフ化してみる

ある程度蓄積されたら、エクセルの並べ替えやフィルター、ソート機能も使い、業務のカテゴリーと時間軸をもとに円グラフを作ってみましょう。すると、どの業務にどれだけの時間を割いているのか、誰が見ても一目でわかります。

円グラフはいつも見られるようにリストの上部に固定するのがおすすめです。調整にかけた時間は会議の多さや重さに比例するので、自然と自分の上司が今、どこにどれだけ集中しているのかを示すグラフにもなります。

指示や依頼される仕事以外にも、業務を円滑にするために自ら提案して動く、いわゆる自走する業務も出てくると思いますが、これも記録してください。「自走した時間は、自分の仕事に対するモチベーションの高さ」と位置付けて、三ヶ月分の日付と時間をもとに、自分のモチベーションの推移を折れ線グラフにしてみましょう。
自分のモチベーションの波を可視化できるって面白いですよ。

リストとグラフを元に評価面談を!

評価面談のフォーマットに記入する時にもこのリストが役立ちます。カテゴリーごとの調整案件数や、特に苦労や努力した案件ベスト3、自走で取り組んだ業務改善やサポート等々、振り返りがスムーズで記入も楽になると思います。そして次の目標を考える時間が生み出せます。

評価面談の際には、秘匿性の高い案件名もあるため、データそのものは提出せずに、面談時にPCでグラフを表示させながらプレゼンするのがおすすめです。

客観的に自己分析ができて、説明もしやすく、継続することで上司以外の第三者にも評価されやすくなります。
見せ方のコツは自分の業務内容を把握していないであろう相手
(評価者)の立場になって考えること!

エクセルの勉強にもなりますし、目標設定で悩んでいる方にもおすすめです。

毎日バタバタと時間が過ぎてしまうという方も多いと思いますが、自分の業務を数値化して可視化してみてください。3か月前と比べて、1年前と比べて、自分がどのように変化しているか、どのように成長できたのか確認できると多くの気付きがあると思います。
そして、将来の目標設定もしやすくなると思います。秘書として少しずつでも成長し続けていきたいですね。

秘書のみなさん、今日もお仕事お疲れ様です!

 

Yukie

IT系企業での勤務は合計16年。大手企業でアシスタントから取締役秘書まで一通り経験しました。今は双子の育児中!

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