今日からスタート!名刺管理・年賀状・クリスマスカード対策!

秘書のみなさん、こんにちは。

年が明けて春が来て、暑くなるとそろそろ今年も後半戦だわ、と気づいた瞬間に…。ん?後半戦?そうです!
「そろそろ手をつけておかなきゃな〜」とクリスマスカードや年賀状のことを思い出す方も多いかと思います。

まだまだ時期には早いのになぜか頭から離れないことありませんか?直前に焦って対応するよりも、夏休みやシルバーウィークなどの上司が休暇をとるタイミングで、集中して準備をしちゃうのも良いかもしれませんよ。
年賀状の準備に関してはこちらの記事でもご紹介していますので、こちらも読んでみてくださいね。

上司のお付き合いのリスト、秘書ならどう管理すべき?

上司がもらってくる名刺。大量ですよね…。年末の年賀状やクリスマスカード作成のためにもリスト化しておくべき。でも、このリスト管理が大好きって言う秘書の方、私の過去の経験上1人もいません。もちろん私もその1人(笑)

システムが充実している会社ならTVCMでもおなじみのsansanなどの名刺管理システムを活用してサクサクと作業ができます。リストをCSVでダウンロードすることもできますし、何と言っても最近の名刺管理システムは人事異動の情報なども知らせてくれますので、情報を逃すことなく年賀状やクリスマスカードをしかるべき相手に送ることができ安心です。

しかし、法人として導入しようとするとある程度の金額もかかるため、上司におねだりするのも二の足を踏んでしまいます。

システムが整っていない場合は、やはり地道な作業が必要になります。私もエクセルやoutlookを駆使して地道に管理をしています。

何年も同じ上司の場合は、リスト管理も「あうんの呼吸」で構築できているかと思います。
一方で、上司が新しくなってから初めての年賀状という方、秘書になって初めての年末という方、なぜかいつも初めての作業みたいに毎年イチからリストを作っていて「もーっ!なんとかしたい!」って思っているあなたも。

「地道な作業はキライ」という前に「年末に楽するための一日たったの5分」と思って今日から取り組んでみてはどうでしょうか?

なんで面倒?その理由を徹底追及!

私はまず、面倒くさいと思う理由を明確にして、それをクリアにすることから始めます。

面倒くさいのはこの3つ!

  1. 名刺の入力と年賀状リストの作成、ダブルワーク?
  2. 人事情報のアップデート(会社移転や役職変更のチェック)
  3. データの重複チェック

実はこれらは「苦手意識」だけで、ルーティンにしてしまえばどうってことありません。本当です!
これから私の管理方法をご紹介させて頂くのですが、もっともっと簡単な方法もあるかもしれませんのでご自分のやりやすい方法を見つけてみてくださいね。

名刺情報の入力だけでなく、もっと活用しよう!

まず私の場合、上司の名刺はoutlook上で管理しています。

上司のoutlookアカウントを共有して頂き、上司のアカウント上の「Contacts」にひたすら入力しています。Outlookを活用する理由は、ここに入力しておけば上司がご自身のメールボックスからメールを送る際に宛先に履歴として表示され、わざわざ名刺を探さなくてよいので大変便利だからです。

また、Contacts内のメモに過去の年賀状を送った年度、人事異動の情報、イベントにご招待した、御礼状を送った、などなど入力しておくことで上司と情報の共有ができます

「分類項目」をフル活用!

outlookをお使いの方であれば、「分類項目」に“年賀状”や“クリスマスカード”と区分できるので、ぜひ活用してみてください。
入力の際に年賀状・クリスマスカードと分類分けしておくと、後で分類ごとにソートして、宛名用にエクスポートできるので便利ですよ。(下図参照)

outlookでなくても、同じような機能があるかもしれません。お使いのシステムを調べてみて、ぜひ便利な機能は使っていきましょう。

人事情報のアップデートはマメに対応!

その都度郵送で届く「役職変更」や「移転のお知らせ」のほか、4月や10月など人事異動の時期には日経のこちらのサイトをチェックし、その都度outlookの”Contacts”をアップデートしています。
アップデートした内容は、下の図のように簡潔にメモ欄に書き留めておくと良いと思います。

重複はエクセル関数で手早くチェック!

年賀状やクリスマスカードの送り先は上司への確認が必要ですが、私の経験上、やはり紙ベースでチェックしたい上司の方が多いかと思います。したがって、上司に見せるためにデータはすべてエクセル上で加工する必要があります。

毎年、どなたに年賀状やクリスマスカードをお送りしたかの最終リストはエクセルにエクスポートして保存しておきます。
前年度までのデータに新しいデータを追記していきます。重複する可能性があっても構わずに追加します。
最終的にエクセルの「COUNTIF 関数」で重複しているかどうか確認ができますし、重複検索の際に人事情報のダブルチェックも確認できますので、一石二鳥です。

重複チェックの方法はこちらが分かりやすいので参照してみてください。

メールでクリスマスカード送付

昔は上司に郵送で届いたクリスマスカードを壁に貼り付けて、クリスマスツリーの形を作って楽しんだりしていました。時は過ぎ、最近はメールでクリスマスカードを送り合うパターンが増えているように思います。

そんな場合も慌てずに、outlookのContacts内で「連絡先のグループまたは配布リスト」を作成しておきます。送信するときにはBccにすればOK!詳しくはこちらをご参照ください。

とにかく溜め込まないで!

このように管理方法は色々とあると思いますが、地道な管理の裏には、普段からの上司や社員とのコミュニケーションが不可欠と言っても過言ではありません。
クライアントさんの人事情報や、「〇〇会社のAさんに不幸があったらしい」など真っ先に情報を仕入れてくるのは社内の営業さんだったりします。

上司がクライアント訪問から戻られた際に「お疲れ様です。何か変わったことはありましたか?」と日常会話の中で聞いておくのも大事。
頂いた名刺を渡された時に、すかさずひと言「年賀状はお送りしますか?」などと聞いてしまってもよいですよね。
立ち話からチラっと出てくる情報にも業務に関わる事項はたくさんありますので、メモに書き留めておくといいと思います。

年賀状やクリスマスカードは、すぐに必要ではないけれども、とても重要なお仕事のひとつです。

ギリギリに始めてミスをしないように、1日5分でもコツコツと作業を重ねることで、年末にちょっと楽が出来るように頑張りましょう!私も早速着手しようと思います。(笑)

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!!

 

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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