私の手帳を大公開!秘書のタスク管理は、手帳+付箋の合わせ技で!

秘書のみなさん、お疲れ様です。
Hisholio編集部の技術メンバー、Chiyoと申します。

いつもは、みなさんにご覧いただいているHisholioのデザインや技術的なことを担当しています。
秘書経験はないのですが、Hisholioで培った経験を活かして、秘書の皆さんにお役立ていただける情報をお届けしていければと思います。

はじめましての記事は、手帳を使ったタスク管理術をご紹介していきます!

秘書さんに手帳でのタスク管理をオススメしたい理由

日々さまざまな業務をこなしていかねばならない、秘書のみなさん。
忙しいのにタスク管理そのものに時間をとられていては本末転倒ですよね。

スケジュールはGoogleカレンダーやサイボウズでバッチリ管理できているけど、ToDo/タスクの管理はなかなか難しいという方も多いのではないでしょうか。

そこでオススメしたいのが、手帳+付箋の管理術!
「紙に書くと時間かかるし……」と思っている方ほど、しっくりくる方法なんです。
この記事では、忙しい秘書さんにぴったりの手帳+使い方をご紹介していきます。

さらに、タスクやスケジュールの他にも、マインド管理やプライベートが楽しくなる方法も書いていきたいと思います。

オススメの手帳は「ほぼ日」のオリジナル

1日1ページというのが非常に便利!
その日のタスクや気づきなどを、大量にメモすることができるからです。
後からご紹介する、付箋を使った管理術も1日1ページだから成せる技なのです。

さらに、紙質や製本も使い勝手が最高なんですよ。
薄いのに裏うつりせずサラサラ書ける紙、パタンと綺麗に開いて勝手に閉じない製本。
「ほぼ日」は、使っていて気持ちのいい手帳です!

ほぼ日手帳の詳細はこちら

秘書さん必見!手帳を使ったタスク管理術

ここからは「ほぼ日」を使ったタスク管理術をご紹介していきます。
他の手帳でも、似たような中身のものなら同じように活用していけると思いますので、ぜひご参考になさってください。

日々のToDo/タスク管理は、毎日のページで!


編集長監修のもと、秘書さんの架空のスケジュールとタスクを作ってみました。
なにやら賑やかですが、1ページの中を左右に分けてみるとこんな感じです↓


左には、お客様のご来社予定や社内打ち合わせなど、時間を動かすことのできないスケジュールを書きます。
退勤後のプライベートな予定は、違う色で書くと分かりやすいです。


右には、タスクを書いた付箋をぺたぺたと貼り付けていきます。
左に動かすことのできない予定が書かれているので、その埋まり具合を見ながら付箋を貼っていくと無理のないスケジュール管理ができます。

「今日は忙しくてこのタスクができなかった、明日やろう!」というときも、付箋をぺたりと貼り変えるだけなので管理がとっても楽ちんです!
付箋に期限を書いておけば、本当に貼り替えてもよいか判断しやすいのでオススメです。

また、「デスクワーク」「手配系」などタスクの性質ごとに色分けをすると、より分かりやすくなります。
複数の上司を担当されている秘書さんは、上司ごとに色を分けてもよさそうですね。

他には、タスクの留意事項やちょっとした覚え書きを書いておくのもオススメです。
取り掛かる時に目に入るので、覚え書きを書くのに最適な場所なんですよ。

自分がいつ忙しいかの把握は、カレンダーのページで

上司から突然頼まれたお願い事。
「いつでもいいけど早い方が嬉しい」という場合も、カレンダーを活用すると即座にお答えすることができます。

毎日のページに比べると、あっさりとした内容です。

「資料作成の締め切り日」や「○○の手配が完了しているべき日にち」など、重要なマイルストーンのみ書き込みましょう
また、左の方に「この週はこれをやりたい(やるかも)」ということを書いておくのもオススメです。

自分の忙しさを俯瞰的に見る目的なので、一覧性の高い内容にするのがコツです。

手帳は、秘書さんのマインド管理にもお役立ち!

ここからは、マインド管理のお話になります。
毎日使う手帳だから、自分のリアルが詰まっているんですよね。
少し時間が経ってから見返してみても面白いですよ。

毎月の目標を各月の表紙ページに書く

私は毎月、ささやかだったり壮大だったりする目標・計画を立てています。
内容が生々しくて、写真がぼかしだらけになってしまいました。すみません。

月末の振り返りはもちろん、週に何回かは見返して思い出すようにしています。

秘書さんの場合は、以下のような目標・計画が挙げやすいかと思います。

  • ○○出張の手配をミスなく行う
  • 他部署の秘書さん〇人をランチに誘ってみる
  • ××の作業時間を短縮
  • △△について上司に提言してみる

そして私の場合は、目標に加えて自戒も書くようにしています。
具体的には「○○さんに優しくする」「きつい言い方をしない」などです。

私は言い方がきつくなりがちなので、たまに見返して「○○さんごめん、今日は言い過ぎたから明日は優しくする」と勝手に反省したりしています。

他にも、「あの本を読む」「ジムに○回行く」などプライベートな目標も書いたりしてます。

空いたページには読んだ本の覚え書きを書く

なんだか忙しすぎて手帳管理すらできなかったときや、連休などで空いたページには、読んだ本の感想や覚え書きをメモしています。
プライベートなことも書きたい派の方は、美術館のチケットなどを貼ったりしても良さそうです。
私は飲んだ紅茶の包み(?)を貼ったりしています。

賑やかな手帳ですみません。
左は「仕事が速いのにミスしない人は何をしているのか?」、右は「話し方で損する人・得する人」を読んだときの覚え書きです。

また、「ほぼ日」には、このようにレビューを書くためのページもあります。
私の場合は、読んだ本・観た映画など趣味寄りの内容になっています。

秘書さんの場合は、「プライベートで行ったレストランが仕事でも使えそうかも!」というときの覚え書きにも良さそうですね。

楽しみながら、自分に合う方法を模索しよう!

私はずいぶんとポップな手帳にしていますが、Sayakaさんが書かれた「【決定版】秘書が必須の持ち物11選」にあるように、秘書のみなさんはこういう質の良い落ち着いた感じにされると良いかと思います。

アナログ手帳は柔軟に試行錯誤できる上、オフラインでも使えます。
そしてなにより、見返したときに楽しいです!

「絶対書かなきゃ」というものではなく、必要だなと感じた時・思い出した時に使うのが、長く続けられるコツです。
ゆるく楽しみながら、自分に合う方法を模索していきましょう!

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Chiyo

Hisholio編集部技術メンバー。デザインや技術的なことを担当しています。

秘書経験はないのですが、Hisholioで培った経験を活かし、秘書の皆さんに役立つ情報をお届けできればと思います!

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