言いにくいことを感じよく伝える!秘書の格上げフレーズ10選

秘書のみなさん、こんにちは! まりこです。
秘書のみなさんは、日々色々な方に様々な「お願い」をしているのではないでしょうか。

私は秘書時代、お願いをすることが秘書の仕事だと言っても過言ではないほど、毎日、多くの方にお願いしておりました。

でも「依頼したいけれど、どのような言い方をすればよいだろう……」と困ってしまったこと、ありませんか?
そんな時のために、知っておくと便利な「使えるフレーズ集」をお伝えしたいと思います!

①協力の依頼を上品な印象に

お願いする際に「協力してください」の漢語ではなく、大和言葉の「お力添え」を使うことでより上品な印象になりますよ。
相手を立てつつ、お願いをする時に使えるフレーズです。

特に、目上の方に対してお願いする際に丁寧な印象にもなるのでオススメです。
もう少し硬い文章だと「〇〇さんにこのようなお願いをするのは忍びないのですが、お力添えいただきたく、お願い申し上げます」と書いても良いと思います。

②反対意見を述べる際には

秘書として意見を求められるタイミングって常にあるかと思います。
話し合いで出た意見に対して反対意見がある場合、「〇〇の部分について反対です」とダイレクトに伝えると、場合によっては相手がむっとしてしまうかもしれません。

そこで使えるのが「あえて」なんです。
「〇〇の件、大変良いアイデアだと思います。あえて反対意見を申し上げるなら……」と文章をつなげることで、意見を尊重しているというニュアンスが出ます。

③伝えづらいことを和らげてくれる

前出の「あえて」と似ているかもしれませんが、こちらも使えます!
「~がましい」は、「本来人に何かをするのは控えるべきことだが、今回は特別に行います」という場面で使う言葉だそうです。
言いにくいことを角を立てずに伝えることができます。

「差し出がましいこととは存じますが、次回のミーティングはこちらの資料を使った方が分かりやすいのではないでしょうか?」などが典型的ですね。
同意語で、「おこがましいですが……」も相手の反発を和らげる働きがあります。

④ここぞという重要な相談事には

単純に業務の相談であれば、こちらのフレーズだと大袈裟に聞こえるかもしれませんが、重要な相談事や依頼をする際に使うのに最適です。
「他の誰でもないあなたに」という特別感と真剣味が伝わるので、ここぞ!という時に使ってみてくださいね。

⑤アドバイスや指摘を返すときには

上司や他部署の方から、業務について指摘を受けた際は、「大変申し訳ございません」とお詫びだけではなく、「ご指摘ありがとうございます」と感謝の気持ちも併せて伝えてみましょう。
こうすることで、ポジティブな表現で会話を締めくくることができてオススメですよ。

深刻なミスは深くお詫びする必要があると思います。
業務についてのアドバイスや改善案をいただいた際は、なるべくポジティブな表現を使うようにすると、相手も気を遣わずにすみますよね。

⑥理不尽な言葉には

秘書という仕事をしていると、クレームや理不尽な言葉に対応することもあるかもしれません。
「ご指摘ありがとうございます」と同様に使えるのが「貴重なご意見ありがとうございます」のフレーズです。

相手からいただいた言葉を貴重な意見としてとらえ、同時に相手への敬意も表すことができます。

⑦対面することの代用として

お願いや謝罪をする場合は、本来ならお顔を合わせて行いたいところですよね。
ただ、場合によっては対面が叶わないことも……。

そんな時「本来は~」のフレーズを、メールや電話で一言添えるだけでも印象ががらりと変わるはず。
「本来はお伺いしてお願いすべきところではございますが、メールでのごあいさつにて失礼いたします」など一文加えるだけで「申し訳ない」という気持ちが伝わるフレーズに早変わり!

⑧相手を気遣うクッション言葉

私はお忙しい方にお願いをする際、クッション言葉を必ず添えるようにしています。
「ご多忙中恐れ入りますが、〇〇の件についてお返事をいただけませんでしょうか?」や「ご多用中とは存じますが、ご参加いただければ幸いです」なども使えると思います。

「すみません、今よろしいでしょうか?」と言うと少しカジュアルな印象になるので、このような格上げフレーズを使うとより丁寧な印象になるのでないでしょうか。

⑨できるだけ角を丸めて断ることができる

どうしてもできないことを「できません」とバッサリ伝えると角が立ってしまいますよね。
断らないといけない場合、できるだけ角を丸めて柔らかい表現にしてくれるのが「~かねます」のフレーズです。

「恐れ入りますが、〇〇の件についてはお引き受けいたしかねます」のように使います。
さらにしっかり断りたいときは、「ご容赦ください」と言葉を添えると、丁重ながらも後を引かないように断れます。

⑩ポジティブに断ることができる

食事やイベントのお誘いを断りつつも、円満な関係を保つために使えるコネクトワードがこちら!
「すみません、今日はちょっと予定があって……」とお断りするだけだと残念な雰囲気のまま会話が終わってしまいますよね。
そこに「ぜひまたお声掛けください」と次の機会につながるようポジティブな印象をお伝えできるフレーズを付け加えてみてください。
そして、このフレーズを使ったら、ぜひ、次の機会は参加してみてくださいね(笑)。

まとめ

言いづらいことをダイレクトに伝えると角が立つので、そういった時こそ格上げフレーズを使いたいですよね。
何気ない表現が相手を傷つけたり、感情を逆なでたりしてしまうものです。
余計な敵は作らないのが秘書の鉄則! 常に気を付けて、社内外で良好な関係性を築いていきましょう!

もっと柔らかい表現はないだろうか……と私も日々調べております。
素敵な言い回しがあれば、ぜひ、教えてください。

それでは秘書のみなさん、本日もお疲れ様です♪

まりこ

院長秘書など経験。
現在は講師の仕事を中心にエディター/ライターなどマルチポテンシャライトとして複数の仕事をしています。
取得資格は秘書検定1級をはじめ20以上。日々、何かしら勉強しています!

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