秘書の、秘書による、秘書のための!給与アップ大作戦!

みなさん、こんにちは!
みなさんは「仕事をする上でどんなことで喜びを感じますか?」と聞かれたら何と答えますか?

私は、いつも「何かを成し遂げて達成感を感じる時」とか「上司に“ありがとう”と言われた時」などと答えています。もちろんその答えに嘘はありません。でも…。でも!
本当の正直な気持ちは「お給料が上がった時!!」と言いたいのです。
きっと誰もがそうなのではないでしょうか(笑)

私はいつも仕事も趣味も現状に満足することなく、少しでもスキルが向上するように努力をするようにしています。
その中にはもちろん「給与アップを勝ち取るためにはどうしたらいいか」と考えることも含まれています。

今回はなかなか難しい「秘書の給与アップ」について考えてみたいと思います!

秘書の給与アップは一日にして成らず

「ローマは一日にして成らず」ということわざを聞いたことありますよね。長い間の努力の積み重ねなくしては大事業は完成しない、という意味です。
給与アップも同じこと。今日からコツコツと給与アップに繋がるように業務を積み重ねていきましょう。

日々、努力を重ねていくのですが、なんと言っても目標は年に一度の「人事考課」!
ここに照準を当てて努力を重ねていくのが理想です。では、この「人事考課」に向けてやらなくてはならないことを3段階に分けてお伝えしていきますね。
合言葉は「準備」と「実行」と「アウトプット」です!

まずは人事考課に向けて、準備!

何をおいてもまずは、上司とのコミュニケーション。
直接は聞きにくいこともあるかもしれませんが、話をしていくうちに秘書に対する上司の期待、仕事をする上での意向や仕事において何を重要視しているか、ということが分かってくるはずです。

上司をサポートするためにも、もちろん自分の給与アップのためにも、会話から見えてくるさまざまな情報を上手くキャッチしておきましょう。

準備ができたら実行あるのみ!

さて、上司のご意向が分かったらさっそく実行に移しましょう。ここでのコツは実行したことを成果として、自分なりに可視化しておくこと!

仕事が営業であれば、成績を数字で表したり具体的な成果を可視化しやすいと思いますが、私たち秘書の業務は成果などを数字で表すことはなかなか難しいですよね。
こちらの記事でもご紹介している通り、それでも何かしら数字で表してみたり、言葉で書き留めておくことはできるはずです。
ぜひ可視化できる自分の成果を考えてみましょう。また比較できる数字などがあるとより説得力が増します。

秘書業務を可視化してみよう!

自分の業務を数字で表す、と言われても…。と思ってしまった方も多いかと思いますので、私が実際に行った例をご紹介してみますね。

例1-部下とのコミュニケーションを数値化―

上司から「部下が何を考えているか知りたい」と伺ったことがありました。
そこで私がしたことは、直属の部下の方々と上司がカジュアルな雰囲気で意見のやり取りができるように、月に一度ランチミーティングを実施することを提案。月例で設定していきました。

終了後には、上司に「いかがでしたか?何か発見はありましたか?」と伺って、そこから発生した新たな要望やプロジェクト等を下記の様に蓄積していきました

参加者数 成果
1月 10名 *新ビジネスAのためのプロジェクト発足(2月スタート)
*〇〇会社 社長との接待ゴルフセッティング
2月 12名 *営業部定例会議での社長(上司)のスピーチ(10分程度)→承諾
*社員の家族を招待して何か社内イベントを開催する(8月目標)
3月 12名 *女子社員の活躍のためのイベント開催企画開始

例2-クライアントとのアポを数値化―

「できるだけたくさんクライアントさんとの時間を取りたい」と上司より意向を伺ったので、私は部下の皆様とコミュニケーションを取り、なるべく上司の意向を形にするように動きました。
「できるだけたくさん」という漠然としたイメージでは、行動に移すのも難しいと考えました。そこで、月に何件アポイントを取ることができたか、数字で表すことを実施していきました。

以下の図のように前年度と比較できる数字にしておけば、上司も一目で確認ができて目標も立てやすいですよね。

訪問アポイント数 来訪アポイント 電話会議アポイント
2018年1月 3件 3件 8件
2019年1月 7件 5件 10件

このほかにも、上司のご意向で自分にできることやしていることはたくさんあるはずです。
また、自分自身で努力していること、例えば「残業時間をできるだけ減らす」とか「年賀状の宛名不明で戻ってくる件数0件」など、努力したことは忘れてしまわないように、できるだけデータとして蓄積しておくことをオススメします。

それにより、後日自分の業務の確認や振り返りにもなりますし、改善点が見つかりさらに業務が向上するかもしれません。

そして、最後にアウトプット!

会社によってシステムは違うと思いますが、私の場合は年に1度「人事考課」というものがありました。
これは給与アップに大きく影響のあるもので、業務の遂行度・業績・能力を人事主導で評価する(される?) 仕組みのことです。

逆の言い方をすれば、1年間何をしてきたかということを自分でアピールできるのがこの人事考課の場です。
私の場合は「人事考課シート」と言うフォーマットに書き入れて提出、後日上司や人事とそのシートを元に面談をしていました。

その時こそ1年間コツコツと蓄積してきたデータの出番です!胸を張って上司や人事との面談に臨みましょう。
1年間、自分と向き合ってしっかり仕事をこなしてきた努力はきっと伝わるはずです。

人事考課では、改善点を元に翌年の目標を提示!

ここで人事考課の際のアドバイスを1つ。
大抵の人事考課シートには「改善点」という項目があります。私は、必ず翌年の目標にできるような内容を記載するようにしています。

例えば「クライアントとのアポイント確定までに4日間かかってしまうことがあった。業務をスムーズに遂行するために最長2日間で確定できるようにする」とか「上司の会議が予定時間を超えてしまうことがあった。会議内容をよく理解し、それに沿った会議時間を設定する」などです。
小さなことでも、自分を冷静に振り返っていて、成長しようとしていることを伝えるためです。

人事考課で提出する内容は、正直であることが大切です。自分がやったことを過大評価したり、逆に謙虚過ぎて過小評価になったりしないようにデータを振り返りながら記載しましょう。

想像してみてください。もし自分が社長だったら、給与アップしてあげたいと思う社員はどんな社員ですか?
もし私が社長なら、会社の業績のために色々な方法で努力をしてくれて、成果を出してくれる社員。また、自分も会社と一緒に成長しようとしてくれる、そんな社員に給与アップをしてあげたいと思います。

そう!人事考課は「給与アップしてあげたい」と思ってもらえる最大のチャンスです。
いつも頑張っているあなたのありのままを丁寧に伝えて、給与アップに繋げていきましょう。

秘書の皆さん、今日もお疲れ様です!!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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