「みなし公務員」との会食時に気をつけたい4つのポイント

秘書のみなさん、こんにちは!Hiyokoです。
今回はみなし公務員との会食をテーマにお話ししたいと思います。

みなさんは「みなし公務員」という言葉を聞いたことはありますか?
私自身も秘書になってから初めて聞いた言葉でした。

私が初めて「みなし公務員」の方々との会食を調整した際には、独特なルールがあって困惑しました。
先輩や上司に教えてもらいながら無事セッティングできましたが、とても苦労した記憶があります。

数は少ない事象かもしれませんが、通常の民間企業相手とは異なる配慮が必要なので、今回はそのポイントについてお伝えします。
ぜひ参考にしてみてください!

「みなし公務員」ってなに?

「みなし公務員」聞いたことない方も多いかと思います。
公務員とはつきますが国・自治体の職員ではなく、企業に勤めている職員となります。
では、なぜ「みなし」公務員なのかというと、一般的な企業よりも、「公益性」や「公共性」が強い業務に携わっているからです。

具体的な例を挙げると、日本銀行の職員、国民年金基金の職員、国公立大学の職員等々が該当します。
(国家公務員は「国家公務員倫理規程」、地方公務員の場合は自治体ごとに公務員倫理規程を定めていて、利害関係のある場合の懇親会が禁止されています。)

秘書が気を付けるべき「みなし公務員」との懇親会のポイント

では、実際にみなし公務員の方々と会食をすることになった場合、その設営のポイントについてお伝えします。

① まずは、先方に予算条件を確認

みなし公務員に該当する企業は、組織が大きいことから企業として会食の基準を設けている場合が大半です。
一般的な会社員が参加する会食の程度を超えない様に規定されていることが多くあるそうなので、事前に確認する必要があります。

私が設定したケースでは夜の会食で予算が一人5,000円程度でした。
通常みなさんが設営する会食はおそらくもう少し高額な場合が多いのではないでしょうか?
(ちなみに私は関東圏ではなく地方勤務だったので、よりリーズナブルかもしれません。。)

難しいかもしれませんが、少し価格を下げる必要があります。

② 場所は適切か

みなし公務員の方は、「公益性」や「公共性」が高い業務に携わっているため、華美な懇親を避けるよう規定されています。
疑惑が立つような場所は避けるような配慮が必要です。

例え名店であっても、裏路地にあるような場所は避けた方が良いと先輩から教えられました。

また、一般企業と会食をしていること自体が世間に知られたくない方が多いのも傾向ですね。
そのため、会場についても一般の会食設営より配慮が必要です。

つまり、こっそりしすぎも、オープンになりすぎもよろしくないのです!
私は会場を選定することが一番難しかったです。

先輩に相談すると、過去に利用した会場リストを見せてくれました。
設定価格が低価格ということもあり、私自身もプライベートで利用したことがあるお店もちらほらありました。
このように、私たちが日常使いするお店(居酒屋)や、もしくはその少し上ぐらいをイメージして頂けたら良いかと思います。

③ 部屋の確認

個室の場合は、完全個室になっているかどうかも重要ポイントです。
予算が5,000円程度ですと、個室といっても仕切りがあるのみで、天井の一部が隣の部屋とつながっている場合があります。
この場合では、会話は筒抜けになっていますので注意が必要です。

ここで私の失敗談です。
みなし公務員の方々と会食の翌日、上司から「部屋が個室になっていなかった」と聞かされ、自分がミスをしてしまったことに気付かされました。

予算内で納めることに精一杯、かつ、個室であるという情報を鵜呑みにし、会場に直接確認することを失念してしまったのです。
いつも設営する会場は、完全個室になっているところばかりだったので、つい確認を怠ってしまいました。
思い込みがどれだけ怖いことか、改めて痛感しました。
この失敗を機に、みなし公務員との接待時や初めて予約をする会場は、お店に完全個室かどうか必ず確認をするようにしています。

また、お手洗いが店内にあるかも確認した方が良いと思います。
ビル共用のお手洗いですと、その分多くの方と顔を合わせる機会が増えますよね。
同時に、自社出席者と先方の喫煙有無、会場の喫煙所についても確認しておくとスムーズかもしれません。

④ 二次会禁止

先方の企業によるとは思いますが、みなし公務員の方は基本的に2次会禁止のケースが多いです。
一般的に、親睦を深めることや情報交換は、1次会で足りるとみなされるからです。
先方の条件を確認し、お酒の勢いで2次会にお誘いしないよう事前に上司に伝えておいた方が安心です。

最後に

いかがでしたでしょうか?

みなし公務員との会食は特殊な例だと思いますが、業種によっては機会があると思うので参考にしていただければと思います。
(ちなみに、私は金融機関で秘書を務めていました)

私が秘書になりたての頃は、会食アレンジの経験もなく、設定に大変悩みました。
会場や店員さんの雰囲気、料理の味(個人的な興味ですが(笑))がわからないと、イメージがつきませんよね。

そんなことを相談したところ、当時の上司が配慮してくださって、実際に会食で使用したことのあるお店に連れていってくださったことがありました。
その際には、おいしいご飯を食べられるとともに会場の雰囲気を知ることができて、とても有意義でした。

事前の下見ができればベストですが、それが叶わない場合も多いかと思います。
お店にしっかりと事前確認をしたり、他の秘書さんから情報を得るなどして順番万端にしたいものですね。

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

hiyoko

元秘書です!秘書経験を活かして現在は大学院にて
役員の健康管理における秘書の取り組みについて研究しています♪

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