秘書のみなさんこんにちは！ナミコです。

秘書のルーティンワークとも言える「出張手配」。
毎日のように上司の出張を手配している、という方もいらっしゃるかもしれません。

しかしコロナ禍以降に増加傾向にあるインバウンドの影響か、最近は国内のホテルも高すぎる！そして予約が取れない！と感じることはありませんか？

そこで今回は私が実際に出張手配時に効果があった方法をシェアしたいと思います。
出張手配の中でも、特に宿泊先のアレンジにお悩みの秘書さんのお役に立てれば幸いです。

よろしければ以前の記事も参考になさってくださいね。

ホテルだって信用第一！

先日、懇意にしているシティホテルの総支配人とお話する機会がありました。
その際印象に残ったのは「やはり古くからの常連様にご利用いただくのが一番の光栄」とのお言葉。

インバウンドで高い利益を上げられたとしても、やはり常連のお客様からの安心感には代えがたいとのこと。
そのため、特に歴史ある企業にお勤めの秘書さんであれば、現在足が遠のいていたとしても、先代、先々代の常宿にお声掛けしてみると、喜んでいただけるのではと感じました。

法人契約しているホテルチェーンも要チェック。
その場合は秘書から問い合わせるのではなく、契約窓口となっている福利厚生担当者などに予約を依頼するほうがスムーズかもしれません。

会社単位でロイヤリティプログラムに加入している場合もあります。
また、場所によっては自社や会員専用の保養所なども利用できるかもしれません。

まずは社内で担当部署に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

クレジットカードの特典をチェックしてみよう！

会社名義で契約しているカード、または上司個人のクレジットカードに提携サービスはありませんか？
特にハイグレードのカードを利用している場合は、カードデスクからの予約も期待できます。

条件をお伝えし、秘書の代わりにコンシェルジュに予約を入れてもらえば、秘書業務の時短にも！

よろしければお試しくださいね。

対面は大チャンス！

閑散期には、地元のホテルが企業に直接ご挨拶に来られることもあると聞きます。
アポなしであればお断りしてしまうことも多いものですが、私は可能な限り応対し名刺交換だけでもするようにしています。

特に新任や新入社員の方がご挨拶に来られた場合、秘書にとっては大チャンス！(笑)。

利用する機会が到来したら、ネット予約など他の方法でラクラクお部屋を確保できそうな場合でも、敢えて直接ご連絡するようにするんです。
するとご本人の営業成績にもなるため、とても喜んでいただけます。

営業さん経由だと、場合によってはアップグレードや朝食サービスなどのご提案をいただけることもありますよ。
日頃の信頼感のおかげか、繁忙期や複数の希望でも、何とかお部屋を確保しようと奮闘してくださったこともありました。

おかげで他の秘書さんから、「どうしてナミコさんはあのお部屋が取れたんですか？」とうらやましがられたことも！
ほかの社員の方にも情報を展開しておけば、「ホテル難民」の発生も抑えられるかもしれません。

いざという時のためにも、ホテルの方からのご挨拶に応対しておくのもオススメです！

イベントの関係ホテルを探してみる

上司の宿泊の目的が大規模な展示会や学会出席などの場合、開催地やイベントのスポンサーになっている企業やグループを探してみましょう！
そのグループ企業や系列のホテルをチェックすると、場合によってはイベント用の特別プランや参加者限定プランが売り出されていることがあります。

場合によってはイベントに参加しなくても予約できることもあるので、大規模イベントが出張先で開催されている際にはチェックしてみることをオススメします。

長期で滞在予定の場合には、契約しているホテルがイベント時期限定で長期割安プランを出していることもあるようです。
じっくり腰を据えて滞在される場合、設備やセキュリティを吟味した上で利用を検討してみるのも一案です。

旅行商品もチェック！

旅行会社が売り出している旅行パッケージ商品も狙い目。
パッケージとはいえすべてのプランに観光が含まれているわけではありません。シンプルなプランであれば往復の交通機関とホテルのみ、宿泊のみ、というものも多数あるんです。

海外からの旅行者は、基本的には観光目的ですから交通機関と宿泊だけというパッケージを利用することは少ない印象です。

したがって、これらのシンプルなパックプランはビジネス利用を見越した宿泊施設や価格設定も多いようです。
個人的には、価格の変動が少ない気がしておりまして、そこも注目ポイントです。

出発の直前なら破格の割引率になることも！
特に地元の旅行会社やローカルな交通機関の系列会社が主催している旅行商品は、ネット検索されることも少なく注目度も低め。

日頃からチェックしておかれることをオススメいたします。
私も過去に上司の評価が高かった宿泊プランは今後も利用可能性アリと睨んで常にブックマークしています。

ヒショヒショ話も駆使！

私が以前勤務していた企業は海外にもグループ会社がありました。
そのため、私はことあるごとに世界中の秘書さんに「オススメのホテルがあれば教えて！」とお願いしていました。

すると雑談メールのついでに「近所にこんなホテルができたよ」と教えていただけることも。
やはり地元秘書の口コミには、秘書のかゆいところに手が届く情報が多く、重宝させていただきました。

ただしその流れで現地の秘書さんにホテルを手配していただく場合、あらかじめ予算をざっくりお伝えしておくほうが安心です。
「日本からGMが行きます」とお伝えすると、当たり前のようにハイグレードのホテルを予約してくださることも多々あります。

ホテル内で打ち合わせなどすべて完結させるならありがたいのですが、ホテルを拠点に移動や視察が多い場合、滞在時間が少なくもったいなく感じてしまうことも。
円安の今、日本支社の社内規定から金額が大幅にはみ出てしまうのも避けたいところですよね。

グループ会社でも国によって規定は様々、自分の希望もあらかじめお伝えすることでスムーズなやりとりになりますね。

逆に頻繁に来日する方の秘書さんからは「次はボスが最近オープンしたホテルに泊まってみたいと言ってるんだけどオススメはある？」というご相談を受けることもあります。
私も地元のホテル調査は抜かりなく対応しておきたいものです。

時には「観光客ばかりのにぎやかな環境は避けたい」って上司がわがまま言うんだけどそんなところある？と半分愚痴のような手配依頼があったことも。
本音を言い合えるのも秘書同士ならでは、ではないでしょうか。

どんなに頑張っても1人で持てる情報は限られていますよね。
情報漏洩には気を付けつつ、秘書ネットワークも活用してみてはいかがでしょうか。

時間のかかるホテル探し、効率よく対応しよう！

今回は私が実際に効果があったホテル手配のコツについてご紹介しました。
予約サイトからの予約、ホテルに直接連絡。など王道の方法以外にもいくつか裏技を持っておくと秘書として強みになりますね。

検索しているだけであっという間に時間が過ぎてしまうホテル探し……。
出張の多い上司をお持ちの秘書さんにとっては金額の高騰など頭の痛い問題かと思います。

みなさんの出張手配が少しでもスムーズに進むことをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、お疲れ様です！