秘書ならミスなし!これが私の王道スケジュール管理!

秘書のみなさん、こんにちは。
みなさんは上司のカレンダー(予定表)の管理はどのようにしていますか?

大きな声では言えませんが、私はカレンダーに自分が入力した通りに上司が動くたびに秘書業務の醍醐味を感じます。
時間通りに上司がスッと立ち上がって、会議室に向かうのを見ると思わずニヤっとしてしまいますし、その瞬間は誰にも言えない私の楽しみでもあるんです。

秘書として新米の頃は、会議の前など上司に「そろそろ会議の時間ですので会議室に移動をお願いできますか?」など、わざわざお声がけをするなどきめ細やかな対応をしていました。そんな私も秘書経験が長くなるにつれ、お声がけをする暇もないほど業務に追われることが多くなってきました。

ある日上司が「カレンダー通りに動くからわざわざリマインドしに来てくれなくてもいいよ」とおっしゃってくださいました。とてもありがたいお申し出でもありましたが、別の言い方をすれば、「カレンダー(予定表)の管理はあなたを信じますよ」つまり私にすべて一任されたことにより、ミスが許されなくなったわけです。

今日はそんな私のカレンダーの使い方を通して、スケジュール管理法をご紹介します。
私は長年Outlookを使ってきたので、今回はOutlookを元にお話ししていきますが、Googleカレンダーなどでも同じような機能があるかと思います。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

アラームは予定によって変更

みなさんがお使いのカレンダーにはアラーム機能がありますか?あと〇分で次の予定が始まりますよ、とお知らせしてくれるこの機能を私は便利に多用しています。

何かの予定のためにアラームを設定する場合、私は直前の予定内容によってアラームの設定を決めています。例えば直前の予定が会議だった場合、次の予定の15分前にアラームを設定することで、それを見た上司は余裕を持って会議をまとめ、移動をして次の予定に備えることができます。

「公開方法」を活用して、一目でアクションを確認

Outlookに「公開方法」という機能がありますが、上司との間で入力のルールを決めて便利に使っています。

  • 会議、クライアント訪問、書類整理の時間など何かしている時は「予定あり」を選択
  • 社内でも社外でも、とにかく移動している時間は「外出中」を選択
  • 未確定の予定は「仮の予定」を選択

上記のように選択しておくと、そのスケジュールの左端が斜線や実線などで表示され、上司が一目で「あ、この時間は外にいるんだな」などと視覚的に判断できます。(下図参照)

また「仮の予定」を選択しておけば、スケジュールの確定前であっても、予定が入る可能性がある旨を上司が一目で認識できます。もしもそれが確実に確定したい案件だった場合、すぐにそのように指示をいただけるのでとても便利です。

他にもいくつか分け方はあるのですが、私は上司から「自分が動いているべき時間なのか、止まって何かをしているべき時間なのかを知りたい」と言われたことから、この3つに分けています。

アポイントの種類で色を分ける

上記、「公開方法」の図でも示してある通り、クライアントに関するアポイントが確定した場合は黄色、社内に関する予定が確定した場合は緑となどと分類を使って色付けしています
色分けをすることで、一目で社外か社内かをお知らせすることが出来るので上司は心構えができるそうです。

出張中は時間帯を現地時間に合わせる

海外出張中の上司のために現地時間で表示されるように調整しておくのもポイント。海外出張が多い上司の場合、これはとても便利な機能だと思います。
国によっては、夏時間があり通常の時差とは違う場合があります。時差の計算違いや、思い違いからくる入力ミスがないように、時間帯を現地に合わせておきましょう。

日本時間の横に、やりとりする相手国の時間帯を表示

Outlookではカレンダーの時間帯を3つまで表示することが可能です。下の画像のように、日本時間の横に先方の時間帯を表示させるといちいち時差を考えなくていいのでとっても楽です。
海外とのアポイントを取る際や電話をかける際に出番が多い機能です。逆に、海外出張中の上司が日本と連絡を取りたい場合にもすぐに時間が分かって便利ですね。

ここで私のカレンダー画面を大公開!

上記のようにして管理している私のカレンダーですが、例としてご覧いただければと思います!
色分けや公開方法などの機能を上手に使うと、パッと見ただけでなんとなく1週間のスケジュールのイメージができるかと思います。
ぜひ参考にしてみてください。

忘れられない、スケジュール管理のミス!

一見すると完璧そうに見えますが、過去にはもう消えてしまいたい!と思うような失敗もあったんです…。

上司が海外出張中、空港での乗り継ぎがあったのですが、到着するターミナルと乗継便が出発するターミナルが離れているという落とし穴があったんです。
しかも、そのターミナル間は車で約30分も離れていました。私の入力したカレンダーがすべてだったため、上司を到着した空港で待たせてしまっただけではなく、空港内を走らせてしまうことになったんです。
あとで報告を受けたときには、全身の毛穴が一瞬で開いたような感覚になりました。

また、国内でクライアントを訪問する際、先方のオフィスが引っ越しをしていたことに気づかず、上司を全く別の場所に案内してしまいそうになったこともあります。
この時は担当部署の方が同行してくださっていたので、すぐに気づいて事なきを得ました。もちろん、担当の方には後日丁寧にお詫びとお礼をしました。

このような失敗から気づいたことは2つです!

「念には念を」
行き慣れた場所であっても、念のために住所などは調べましょう。社内の担当者に「住所や役職などに変更はありませんか?」などと確認できればより確実です。

「カレンダー(予定表)だけに頼らない」
特に海外出張の場合は、以前ご紹介したこちらの記事にもあるように「TripCase」に入力しておくと、乗り継ぎ便のターミナルやゲート変更などのお知らせが通知されてより確実になります。

スケジュール管理で秘書として気を付けていること


さらに、秘書として日々のスケジュール調整で気を付けていることがあります。それは予習と復習の時間を設けること

一日中、連続で会議やクライアント訪問を設定して上司の予定を埋めてしまうと、さすがの上司も考えがまとまらず、ストレスに感じてしまうことも。すぐに進めたい事項に関しても、すべての予定が終わってから着手しなければならず、スピード感に欠けてしまう場合があります。
これも上司次第かと思いますが、私は必ず予定の前後に最低10分程度考えをまとめていただく時間をとるようにしています

ほんの10分間ですが、その間に上司がご自身なりに考えをまとめ、私へ何らかの指示が下りてきます。上司が次の予定をこなされている間に、頂いた指示を完了させていれば、次の10分でもう一歩先へ進むことが出来ます。
「鉄は熱いうちに打て」と言うことわざがあるように、予定の前後10分間とるだけで、ビジネスを加速度的に進めることが出来るのかもしれません

大事なのは秘書と上司のコミュニケーション!

その前にまずは自分の上司とコミュニケーションをとって、カレンダー(予定表)の管理をどのようにしたいか、考えを伺うことがとても大事です。「今さら聞けない」なんて言わず、必要だと思ったら早速上司にご希望を伺ってみてはいかがでしょうか

ただでさえお忙しい上司のストレスを少しでも少なくするために、カレンダーを見るだけで次に何をすべきか、どこに行くべきか分かるように予定を組み立てましょう
カレンダーに沿って、スムーズに動いてくださる姿を見ると、なんだか少し役に立てているような気持になります。冒頭に言った「醍醐味」を感じることが出来るんです。

カレンダー(予定表)の管理は、ビジネスの成功に大いに役立つと言えるのかもしれません。私たちの腕にかかってますよ!
軽く考えずにセンス良く組み立ててみてください。

秘書の皆さん。今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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私は某大手IT企業で5年ほど役員秘書として従事し、現在は秘書経験を活かしたお花屋さんを営んでおります。
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