上司が海外出張!秘書が知っておくべき「電子渡航認証システム」の注意点!

秘書のみなさんこんにちは、ナミコです。

最近は往来も増え、久しぶりに上司の海外出張手配をするという秘書さんもいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は短期商用など、ビザなしでの渡航手続きについてご紹介いたします。

何かと不安な海外出張の手配ですが、お役に立てれば幸いです!

ビザ(査証)なし渡航の際に必須の「電子渡航認証システム」とは?

みなさんはESTA(エスタ)やK-ETA(イータ)などという単語を耳にされたことはありませんか?
これらは国ごとの「電子渡航認証システム」の略称。

電子渡航認証システムとは、ビザ(査証)なしで渡航可能な国が、ビザの代わりに申請を義務付けているシステムです。
主に短期商用や観光目的の入国時に必要になりますが、ビザ取得より簡便な手続きで入国することができるんです。

それぞれの国のシステムの略称が
ESTA(アメリカ:Electronic System for Travel Authorization)、K-ETA(韓国)などと呼ばれるもの。

電子申請であるため、電子(Electronic)の頭文字である「E」から始まることが多い印象です。

したがって、そもそも入国にビザが必要な国々に渡航される際は、気にする必要がありません。
ビザが必要な国への申請方法につきましては、過去の記事でご紹介したこともあります。
よろしければご参考になさってください。

ビザなし渡航が認められている国は?

そして、この電子渡航認証システムが必要になるかもしれない「ビザなし渡航」が認められている国々は下記の通りです。

ビザ免除国・地域(短期滞在)|外務省
※必ず最新版をご確認くださいね。

この中で注意すべきは、お隣の国である韓国!
以前はパスポートのみで渡航が可能でしたが、2022年11月1日に電子渡航認証システム(K-ETA)が開始されました。

以前からよく渡航されていた方ほど、忘れがちなのではないでしょうか。

また、ヨーロッパでも2023年からETIAS(エティアス)という電子申請が開始される予定です。
他にもコロナ禍以降、システムが新設された国もありますので、渡航先の公式情報を常にチェックされることをオススメいたします。

これらの電子申請は、1度取得すると2年間は申請不要という国が多いです。
ただし、2年以内にパスポートの期限が切れた場合は、その時点で無効になってしまいます。

そして申請から2年経ったからといってお知らせが来るわけでもありません。
パスポートの期限に合わせて、電子申請も一緒に申請しておくといいかもしれませんね。

申請は秘書でもできます!

ツアーであれば旅行代理店がツアー代金に含めて請け負ってくれるため、今まで深く考えたことがなかった方もいらっしゃるかもしれません。
自分で申請しなければならない場合はどこに問い合わせればいいの?自分でできるの?と思われることもありますよね。

この場合、「まずは渡航する国の大使館や領事館に問い合わせる」ことが早道ではないかと思います。

例えばアメリカの場合はアメリカ大使館・領事館オフィシャルyoutubeチャンネルが、「ESTA申請は公式ウェブサイトで!」という、ものすごく親切な動画をアップしてくれています。

動画を見る

ご覧いただければわかる通り、公式以外の見分け方や、公式の手数料がいくらなのかまでていねいに解説してくださっています。
さらに「手続きは自分で簡単にできます」とまで言い切っています。
その言葉を信じて、みなさんもぜひご自身でトライしてみてくださいね。

秘書さん必見!各国の公式情報リンク集

アメリカ大使館・領事館 ESTA特設サイト
ESTA(エスタ)申請 – 在日米国大使館と領事館

ESTA申請の公式WEBサイト
Official ESTA Application Website, U.S. Customs and Border Protection
アメリカへの渡航者向けなので、選択できる言語も20か国語以上!もちろん日本語もありますよ。

忘れがちな韓国はこちら。(韓国語と英語のみ)
Welcome – K-ETA

2023年から導入予定のヨーロッパの国々はこちら。
Home – ETIAS Europe

上記の他にも、ビザなしで渡航できる国はたくさんあります。
最新情報をチェックして、当日上司が空港で足止め!などということにならないよう、気を付けたいものですね。

秘書ならば正確な最新情報を!

それぞれの国の公式サイトが声を大にして「自分でできます!」と力説している背景には、多数の「無許可代理業」の存在があるからではないかと推測します。

実際に「電子申請システム アメリカ」などと検索すると、上位に上がってくるのは先ほどご紹介した公式サイトではなく、非公式のサイトばかり。
おまけにいかにも公式っぽく、自由の女神などの画像が使われていることも。

申請料金も公式と比べ、数千円ほど高額の場合もあるようです。
特に高額ではないため、公式の金額を知らなければうっかり依頼してしまうこともあるかもしれません。

しかし、そもそもビザなしで簡単に渡航するための手続きが、1人でできないわけがない!と肝に銘じ、大使館や領事館のリンクをたどって申請されることをオススメいたします。

もちろん在日公館には日本語での問い合わせもOKですよ。ご不明点は直接問い合わせてみてはいかがでしょうか。

秘書は上司の個人情報を預かる身。
日ごろから「情報は公式のものを」と心に留めておきたいものですね。

今回の記事を書いたきっかけ

先日、Hisholioを通じ、秘書のみなさんとお目にかかる機会をいただきました。
その際に話題になったのが、今回ご紹介した電子認証制度について。

「ナミコさん、このテーマは他の秘書さんにもお役に立つと思いますよ、ぜひ記事になさってください!とのお言葉をいただき、今回執筆させていただきました。

多くの秘書さんのお役に立てたら幸いです。
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

編集部より

ナミコさんが今回の記事を書くきっかけは、Hisholioが主催している「秘書さん同士のランチ会」でした。

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ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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