秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

スケジュール管理に資料作成、突発的な指示への対応など、次々と仕事が舞い込んでくる秘書業務。
気付けば毎日があっという間に過ぎてしまいますよね。

そんな忙しい日々の中で、時間に追われる感覚にストレスを感じている秘書さんも多いのではないでしょうか？

実は、ほんの少し「タイムマネジメント」を意識するだけでも、毎日をもっとスムーズに、そして心に余裕を持って過ごすことができるものです。

そこで今回は、秘書業務でよくあるお悩みをもとに、どなたでも実践しやすいタイムマネジメントのコツをご紹介したいと思います！
「気付くと忙しさに振り回されている……」という秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

見積もり時間がズレてしまう秘書さんは

たとえば、会議の資料準備を30分と見積もっていたのに、実際には1時間近くかかってしまった……！なんて経験はありませんか？
時間が押してしまうことで、その後のスケジュールにも影響が出て、ますます焦ってしまいますよね。

私は以前、半日で終わると見込んでいた上司の出張準備が、急遽必要な書類が追加されたことで1日仕事になってしまったことがあります。
当然、他の業務にも影響が出てしまい、同僚にフォローをお願いせざるを得なくなりました……！

見積もりの精度を上げるトレーニングを！

「仕事にかかった時間を記録する」というのはよく耳にする方法ですが、私のオススメは「見積もりと結果を並べて記録すること」！

事前に「この作業には何分かかるか」を自分なりに見積もり、その横に実際にかかった時間を記入する方法が効果的です。

このトレーニングくり返すことで「この仕事は思ったより時間がかかる」といった自分の傾向やクセに気付けます。

時間の誤差を見直しながら調整することで、次第に見積もりの精度が上がっていきますよ！

バッファ時間を確保する！

予定時間に15～20％の余裕を持たせる習慣を付けるのもオススメ！
たとえば、以下のような具合です。

私もバッファ時間を意識するようになってからは、突発的な依頼や予期せぬトラブルにも柔軟に対応できる余裕をもてるようになりましたよ。

なんでも自分1人で抱えてしまう秘書さんは

上司から依頼されたタスクをすべて自分でこなそうとした結果、他の業務に手が回らなくなってしまうことはありませんか？

私も会議の準備から出張手配、社内イベントの準備まで、1人で抱え込んでしまったことがありました。
結果的に、すべてが中途半端になり、イベント準備では必要な備品の手配を忘れるという痛恨のミス……！
結局、上司や同僚に迷惑をかけてしまったことがあります。

思い切ってタスクを手放す勇気を！

どんなに急いで頑張っても終わらない仕事があるときは、自分が抱えられるキャパシティーを超えてしまっている可能性が。
こうした場合、根性論では解決しないので、一度タスクの棚卸しをしてみるのがオススメです。

「自分でなくてもできる仕事」は、他の人にお願いする選択肢を検討してみることも大切。
たとえば、簡単な資料作成やデータ入力などは、後輩や他部署のスタッフに依頼することもできるかもしれませんよね。

また「今すぐやらなくても問題ないタスク」は思い切って後回しにする判断も必要！
それでも状況が改善しない場合は、上司に相談し、優先順位や対応方法についてアドバイスをもらうことも大切かと思います。

他の人にタスクを任せるのもスキルの1つ！

タスクを他の人に任せたからといって、自分の評価が下がるわけではありません。
むしろ、周囲を巻き込みながら仕事を効率よく進めることは、組織で働く上で欠かせない重要なスキルです！

周囲のリソースをうまく活用しながら、自分が集中すべき業務に時間を割ける環境を整える意識を持てると良いですよね。

効率化を意識しすぎて疲れてしまう秘書さんは

効率化を意識するあまり、無理な時短を追求しすぎて疲弊してしまうこともあるかもしれません。

効率を重視する意識はとても大切ですが、そればかりにとらわれると、思い通りにいかない状況にイライラしてしまうことも……。
急な予定変更や予想外の対応が日常的に発生する秘書業務では、効率を追求しつつも、柔軟な姿勢を持つことが大切ですよね。

「完璧にこなす」から「要点を押さえる」へシフト！

秘書業務には重要なタスクと、そこまで優先順位が高くないタスクが混在していることが多いかと思います。

「すべてを完璧にこなさなければ」と考えるのではなく「ここは最低限押さえるべき」というポイントを区別する習慣を付けるのがオススメです！

「想定外」も想定しておく！

すべてが予定どおりに進むことはないとあらかじめ割り切ることで、心に余裕を持てます。

また、以下のように「もしもの場合」のシナリオを考えておくことも有効です。

このように、あらかじめ次の一手を考えておくと安心感が生まれますよ。

周囲との連携も忘れずに！

想定外の事態が発生したときには、できるだけ早い段階で上司や関係者に共有し、対応方針を相談することも大切。
そうすることで、必要以上の負担を感じずに進められます。

心の余裕は、柔軟な対応力を高めるだけでなく、結果的に周囲からの信頼にもつながるもの。
自分1人で抱え込まず、周囲と協力しながらバランス良く進めていきましょう！

秘書さんもストレスフリーな働き方を！

今回は、秘書業務でよくあるお悩みをもとに、どなたでも実践しやすいタイムマネジメントのコツをご紹介しました！
参考になる観点はございましたでしょうか？

効率的に時間を管理することは、業務の質を高めるだけでなく、自分自身のストレスを軽減することにもつながります。
自分に合ったタイムマネジメントのコツを見つけて取り入れることで、より充実した秘書ライフを実現してくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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