秘書が徹底解説!接待前はこの6ステップで相手企業のリサーチ完了!

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

接待は新たなビジネスチャンスをつかむための重要な場面ですが、成功するかどうかは相手企業に対する事前調査にかかっていると言っても過言ではありません!

相手企業の立ち位置、ビジョン、最近のプロジェクトなどに関する知識をもち合わせていれば、会話やアプローチもその内容に合わせて調整し商談を有利に進められます。

秘書として、これらの情報を的確にリサーチすることで、接待に参加する上司をサポートできたら良いですよね。

そこで今回は、接待における相手企業のリサーチ方法についてお伝えしたいと思います!
接待の多い上司をもつ秘書さんは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

秘書として、私の失敗談

まずは私の失敗談からご紹介します。

私がまだ新人秘書だった頃のことです。
上司から「来週A社との懇親会があるから、準備よろしく」とのご指示がありました。

そこで私は早速会場のお店を手配し、上司のスケジュールに反映。
「よし、準備バッチリ!」と満足していました。

しかし、懇親会の3日前になって上司から「A社の情報はそろった?」と意外な質問が!
「この前頼んだよね」と言われて、私は目が点になってしまいました……!

どうやら「準備よろしく」というご指示には「先方の情報をリサーチしておくように」との意味も含まれていたようです。

そのことを理解していなかった私は、大慌てで必要な情報をかき集めることに……。

この経験を反省し、今では「接待前の相手企業リサーチ」を欠かさず行うようになりました。
以下に、そのリサーチ内容を詳しくご紹介していきますね。

リサーチ①相手企業の経営状況

商談を戦略的に進めるためには、何よりもまず相手企業の経営状況を理解することが重要ですよね。
これにより、相手企業の安定性や成長性に関する洞察が得られ、より効果的なアプローチが可能となります。

私は、金融庁の企業情報開示システム『EDINET』を使って、相手企業の経営状況に関する資料を集めていました!

こちらは、国内上場企業の決算情報がインターネット上でいつでも無料で見られる便利なシステムです!
お取引先に上場企業が多い秘書さんは、ぜひ活用してみてくださいね。

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リサーチ②相手企業と自社との年間取引額

相手企業が既存の取引先の場合は、直近の取引の規模を把握することも重要ですよね。
先方との取引が自社にとってどれほどの割合を占めているか分かっていれば、上司も双方のパワーバランスや関係性を踏まえた会話を展開しやすいかと思います。

既存の取引先との接待が決まったら、私は必ず経理部に「相手企業と自社との年間取引額」を確認するようにしていました。

状況により、特定の商品や取引期間を指定したり、過去数年分の変遷をリクエストしたりすることも。
情報が具体的であるほど的確な議論につながりやすいので、経理部の情報提供にはいつも助けられていました。

会社の財務データにアクセスできる経理部は、情報収集において秘書の強い味方になってくれます!
日頃から良好な協力体制を築いておくのがオススメですよ!

リサーチ③今年度中の面会・接待の履歴

また「今年度は何回面会したか」「前回の接待は何月だったか」といった履歴もチェックするようにしていました。
これらの頻度や回数は、相手企業が自社にどれだけ関心を寄せているかを理解するための材料の1つになるためです。

私は、それぞれの時期・場所・参加者・主なトピックなどをリストにして上司にご報告していました。

こうした情報は、上司が接待中に「前回は暑い時期でしたね」「〇〇様には今年も何度もお越しいただきましたね」など過去と現在のつながりを感じさせる会話を展開するためにも役立つかと思います!

リサーチ④相手企業の記事やコラム

相手企業が発信する情報も見逃せません!

たとえば、相手企業の社長が執筆記事やコラムを出している場合、上司としては事前に目を通しておきたいですよね。
最近の記事やコラムに触れ、それに関連した質問や話題提供ができれば、会話もより盛り上がりやすくなるかと思います。

私は、相手の企業名や社長名をネットで検索し、記事やコラムがあったらプリントアウトして上司にお渡しするようにしていました!
最近はSNSによる情報発信に力を入れている企業が多く、こうした最新のトピックもキャッチしやすくなったので、秘書としてはありがたいですね。

リサーチ⑤業界誌の最新号

相手企業が属する業界の最新情報も要チェックです!
市場の特性やトレンドを把握することで、相手企業のビジネス戦略や課題を理解しやすくなりますよね。

さらに、競合他社の存在や影響力まで調べられれば、接待の場でもより深い会話が可能になるかと思います。
私は業界誌の最新号を用意して、ポイントとなるページに付箋をつけて上司にお渡ししていました!

なお、付箋をつけたページには自分でも目を通しておくのがオススメです。
それにより、上司から追加リサーチを頼まれた際にもスムーズに対応できるようになります!

リサーチ⑥お中元・お歳暮などの受け取り状況

意外と忘れがちなのが、贈答品に関する情報ではないでしょうか?
相手企業からお中元やお歳暮を受け取っていたら、直接お会いした際に改めてお礼をお伝えするべきですよね。

上司は多くの取引先から贈答品を受け取っているため、誰に何を頂いたかまでは覚えていない可能性が高いかと思います。
そのため、相手企業から直近に受け取った贈答品がある場合、私はその情報を接待の直前に上司にお伝えするようにしていました。

こうした情報が接待の中で会話の良いきっかけになるようで、上司からも「いつも助かるよ」と言っていただけていました!
秘書の立ち回りや細やかな気配りが、相手企業との信頼関係を深める助けになったら良いですよね。

相手企業を知ることは、ビジネス成功への近道!

今回は、接待における相手企業のリサーチ方法についてご紹介しました!
参考になるものはございましたでしょうか?

接待において相手を深く理解することは、ビジネス成功への近道!
相手企業の動向や変化に敏感であり続けることで、柔軟かつ効果的なアプローチが可能になりますよね。

私たち秘書の的確なリサーチによって、上司はより戦略的に相手企業と対話することができます。
接待の場で上司が最高のパフォーマンスを発揮できるよう、秘書としてきめ細かいサポートを行ってまいりましょう!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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