秘書の評価面談!悩ましい目標設定のコツを大公開!

みなさんこんにちは!Hisholio編集長 笹木です。

上司からの指示をこなしていると、あっという間に1日、1週間、1か月が経ってしまう秘書業務。

結局、この半年で何を成し遂げたんだろう……。
目標設定や振り返りの面談の前にそんな気持ちになってしまう秘書さんは少なくないはず。

この記事では、難しいと感じてしまう秘書業務の目標設定についてのヒントをお伝えします。

次回の目標設定で参考にしてくださいね。

そもそも「目標」とは?

「目標」とは漢字の通り、「目」で見ることができる「標(しるべ)」。
目的となるゴールに向けて進んでいく間に設定される、目印(指標)のことを指します。

ダイエットを例えとするならば、「半年後の結婚式までに痩せるぞー!」という「目的」があったとします。
それを達成するために具体的に何をするのか、それが「目標」となります。

例えば、「炭水化物は1日1食まで」とか「週に1度はジムに行く」などでしょうか。

「ゴール(目的)」だけしか設定していないと、それを達成するまでに具体的に何をしたらよいのか、どんな行動を取ったらよいのか分からないですよね。

秘書業務も同様に、自分がどこに行きたいのか(ゴール設定)をしたうえで、そこにたどり着くための指標(目標)を立てることがとっても大事なのではないでしょうか。

目標設定の前に、まずは現状把握から!

さて、目標を立てる前にぜひ着手していただきたいのが現状の把握です!

例えば「ミスを減らす」という目標を立てたとしても、現状どのぐらいミスをしているのかが分からないと、前期と比べてどのぐらい減ったのかの判断も難しいですよね。

個人的にオススメなのは、日々の秘書業務をマメに記録していくことです!
みなさんは自分が1日何通ぐらいのメールを送っているか、何件の電話対応をしているか、そして、それらにどのぐらいの時間がかかっているのか大まかにでも把握できていますでしょうか?

こちらの記事でもご紹介していますが、自分の仕事を可視化して俯瞰して見ると、意外な事実が浮き彫りになってくると思いますよ!

同時に「メールに誤記があった」「誤送信してしまった」「会議室の予約忘れがあった」「会議室からお茶碗を下げるのを忘れていた」などのミスも記録しておくと、ミスの数の推移も把握できてよいかもしれません(ちょっとつらい作業ですが‥‥‥)。

自分が今どこにいるのかが分からないと、目指す場所(目的)やそこへ行くための目印(目標)が立てられないですよね。

少し時間がかかる作業ですが、取り組んでみると成果は大きいと感じています!

いよいよ、目標設定へ!

現状把握ができたら、いよいよ目標設定です。

目標設定のコツはズバリ!「数値化」です。
とにかく数字に落とし込むこと!

秘書業務において数値化できる指標ってどんなものがあるでしょうか?

大きく分けると「件数」と「時間」になるかと思います。

  • 今まで月に〇件だったこの業務を〇件に増やせるようにする
  • 〇〇会議の議事録作成にいつも2時間かかっていたが、今期は1時間で完成させる
  • 手土産の購入までに〇分かかっていたので、〇分で選定できるようにする

例えば、上記のような感じでしょうか。
ご覧いただくと分かる通り、現状がこんな感じなので、これからこうしていきますよ、という比較になっていますよね。

こうやって目標にしてみると、業務を大幅に効率化するなど、今までとは違うアプローチが必要になってくることに気づきますよね。
ここからも「現状把握」の大切さを感じていただけると思います。

なぜ「数値化」が必要なのか?

目標設定のコツは「数値化」とお伝えしましたが、これは第三者に評価をしていただく際には必須の条件かと思います。

「前期よりも注意深く業務にあたる」とか「これまでよりも丁寧な対応を心掛ける」などという抽象的な表現だと、評価する側も達成度が測りにくく困ってしまいます。

もちろん、自分自身でも目標達成できたのかどうかが曖昧になってしまいます。

ポイントは「測れるかどうか」!

身長も気温も体重も、数値化するからこそ測れて比較ができます。
「身長の高い人」とだけ聞いても、人によって「高い」のイメージはマチマチですものね。

自分の仕事ぶりを見ていない人から評価されるケース

秘書さんによっては、自分が担当している上司ではなく、組織図上の上司である総務部長や人事部長などに評価をされている方も多いかと思います。

そんな秘書さんの話を聞くと、ほとんどの方が評価に不満を持っています。笑
いつも自分の仕事ぶりを見ていてくれない方々に評価されるのは少し納得いかない面もありますよね。

気持ちは分かるのですが、勤務先がそのような評価制度なのであれば、公正に評価されるように自ら工夫をするしかないのかなーと思うんです。

というわけで、ここでも数値化!
数値にしてしまえば、自分の仕事ぶりを間近で見ていない存在でも、比較してその達成度を把握することができますよね。

数値化で高評価を得た秘書さんの例をご紹介!

2023年にスタートしたHisholioキャリアアップスクール、「EPカレッジ」で、私は受講生である秘書さんと個別面談をしています。
面談では目標設定の方法や評価の件をご相談される方がとっても多いです。

ここで、ある秘書さんが私との面談を通して数値化を実現し、高評価を得た実例をご紹介します。

きっかけは、古くからの慣習

その秘書さんの勤務先では、お取り引き先への大きなご案内に関して、FAXを使用していたそうです。

送信に時間がかかる上、誤送信の可能性も高く、相手先企業では受信後にプリントアウトする必要があります。
ペーパーレス化を進めている企業にとってはご迷惑にもなりかねません。

さらに、そのご案内がイベントの参加可否を問うものであった場合、送付先からもFAXにて返信が戻ってくるのでいちいちプリントアウトして紙で集計していきます。

この一連の作業は何年も前からこのやり方で行われていたとのこと。
面倒で時間がかかるこの作業をメールに変更しよう!と秘書さんが一念発起。

現状を数値化して、フローの変更をご提案!

まずは現在送っているFAXの送付先数、その対応にかかる時間、返信が紙だった場合にプリントアウトする紙の枚数を数値化するようにアドバイスしました。

そして、上司の了承の元、現状FAXでご案内を送っている企業に「今後はメールで送付させてもらっても問題がないかどうか」を電話でヒアリング。

すると、ほとんどの企業から「メールにしてもらえるとありがたいです!」と好ましい反応が返ってきたそうです。
やっぱりメールの方が便利なんでしょうね。

それからは、メールで一斉送信をし、お返事もメールでいただけることに。
これによりコスト的にも時間的にも大幅に削減を達成しただけでなく、顧客からの感謝にも繋がったそうです。

上司との評価面談の際には、ご自身の実績としてこれらの数値をまとめてもらいました。
その結果、上司も一目でこの秘書さんの功績を認めてくださったとのこと。

とってもうれしい事例となりました。

何が評価されたのか?

この秘書さんの例で大事なポイントとなるのが、「現状の数値と対策後の数値を比較した」ことだと思います。

ただ「FAXからメールにしました」とだけ報告を受けても、何がどう変化したのかがいまいち伝わらないですよね。
細かく数値化したことによって、だれでも納得できる成果に仕立てられたのかと思います。

秘書業務は数値化できない!?

いかがでしたでしょうか。

「秘書の仕事は営業と違って数値化できないからね」などと話している声をよく耳にします。

でも、工夫次第では秘書業務も数値化が可能なのではないでしょうか。

自分の業務の可視化は慣れるまで時間がかかるかもしれません。
でも、それが納得感のある評価に繋がり、自分のボーナスやお給料に反映されるのであればモチベーションが湧いてきませんか?

みなさんの努力が正しく評価されることをお祈りしております。

それでは、秘書のみなさんお疲れさまです!

編集長

IT企業での秘書経験を元に2019年にHisholioを立ち上げました。
秘書さんが元気になれる情報や秘書業務に役立つ情報を発信していきます。
Hisholioを通して、秘書のみなさんの能力や成果が最大限発揮され、もっともっと活躍してもらえる世界を創っていきたいです。

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