秘書検定はとっておいた方がいい?取得メリットと準1級の勉強方法をご紹介

秘書のみなさん、こんにちは! 華子です。
今日は6月にも試験が実施される、【秘書検定】について、準1級を中心にお伝えしたいと思います。

受験を控えてお勉強中の秘書さんも、受験を検討中の秘書さんも、これから秘書になりたい方もぜひご参考になさってください!

秘書検定は取得しておくべき?

私は、秘書業務をするため、もしくは秘書になるために必ずしも秘書検定は必要ないと感じています。
実際、私が今まで勤務してきた会社では、ベテラン秘書であっても秘書検定は持っていませんでした。
それでも、みなさん素晴らしくて優秀な秘書さんだったんです。

しかし、自分自身の対応力に自信をつけることができ、級数によっては就職・転職で有利になることもあります。
そういった目的・目標をお持ちの方は取得しておいて損はないかと思います!

また、私自身が取得して良かったと思うことも多くありましたので、記事の最後でお伝えしたいと思います。

準1級がオススメ!級数ごとの取得メリット

秘書検定は3級、2級、準1級、1級の4段階あります。
3級は、ビジネスの常識に全く自信がない人にはオススメの内容です。
就職活動の際に採用側にどう思ってもらうかというより、自分自身が電話応対や事務仕事、会社内で人と関わるにあたり「これでいいのかな……」とオドオドしてしまうことが減るかと思いますよ。

2級を受験する方の中には、ビジネスマナーを身につけ就職活動に活かしたいと考える学生さんも多いようです。
採用側から常識とやる気のある人材だと思ってもらえる効果はあるかと思います。

しかし、多くの人が持っていることもあり「とりわけ秘書に向いていると思ってもらうにはまだ少し足りないかな」というのが実際に秘書業務に携わる私の考えです。

秘書として働きたいと考える方なら準1級からが効果的だと思っています。
勉強時間は筆記までに3か月、毎日平均1時間程度が取れれば十分なのではないでしょうか。

難易度はそれほど高くないと思いますが、面接試験もあるため2級に比べて取得する人数はかなり減ります。
よって、採用者側からは目につきやすく、やる気も伝わるかと感じています。
これから秘書を目指す方にはオススメですよ。

秘書検定準1級の勉強法(筆記編)

準1級の筆記試験は、2~3問の記述式があるものの、ほとんどが選択問題か正誤問題です。
テキストは、私はこの1冊のみを使いました。

こちらのまりこさんの記事でも同じシリーズの本がオススメされています!

秘書業務のケーススタディはしっかりと理解し、ビジネス用語や暦、慶弔関連の用語は裏紙に何回も書いて覚えました。
試験では用語を記述させるよりも、用語を説明したものの中から誤りか正解を選ぶパターンが多く、ひっかけ問題もあるんです。

実際に秘書をしていると、御礼状作成をする際、過去の礼状作成履歴を参考に上書きしながら簡単に作ることができますよね。
もちろんネットですぐに調べることも可能です。
ところが試験のためとなると、時候のあいさつなどを季節ごとに暗記する必要があり、そこは苦労した点です。

秘書検定準1級の勉強法(面接編)

面接は筆記試験の合否が出てから行われます。

面接はロールプレイング形式で、報告を受ける上司役として3名の試験官が並んで座っています。
受験者がそれぞれ某新製品の紹介を口頭で報告します。
新製品については、試験当日に受験者にそれぞれ異なる商品の特徴を書いた用紙が渡され、面接までにそれを覚えます。

あがり症の人は、試験対策講座がオススメ!

私は試験対策講座を受講したあとに面接に臨みました。

試験対策講座は秘書クラブの各支部ごとで行なわれています。
7月半ば頃に開催され、受講料は安価です。

なんと、講師の先生方は本番の試験官でもあります!
こうして事前にお会いできるというのも、緊張がほぐれて良いかと思います。

対策講座の中で、講師の先生の1人が私に対して「できが悪いのではなく【あがり症】なのよ」と指摘してくれたんです。
そのおかげで、自分の性格を自覚しながら試験に臨めたため、本番は落ち着いて対応できた気がしています。

講座では、ロールプレイングの試験の流れを1人1人が実際に実践します。
その様子を動画撮影して、お辞儀の角度がよくないとか、ちょっと歩くのが速いなど、具体的に自分のよくない点を確認できるんです。

同時に、他の受講者のロールプレイングも見ることができますから、そこも勉強になりました。
ご一緒した中にはすごく上手な方もいて、私はもっと練習しなきゃダメだわ!とやる気が出ました。

講座の復習はこちらのDVDで行うのがオススメです。
お手本の動画を丸ごとモノマネすればOK!

講座ではお手本のどんなところが評価ポイントかを教えてくれますので、私はその後にポイントを思い出しながら何回も繰り返しDVDを見ました。
30回以上は見たので、BGMまで覚えてしまうくらいでしたよ(笑)。

覚えるくらいに見てモノマネすることが大切なのは、意外と誰もがお手本より早口でボソボソと報告してしまいがちだからです。
お手本は、非常にゆっくりはきはきと笑顔で報告をしています。

秘書検定の試験当日(筆記試験・面接試験)

筆記試験も面接も、会場には早めに到着するようにしましょう。
筆記試験の時はどんな服装でもよいかと思いますが、面接はスーツが基本です。

そうは言っても、秘書業務に相応しい服装であれば良いので、ワンピースにジャケットや、スカートとジャケットで上下がそろいのものでなくても構わないと感じました。

面接対策講座で先生がしきりにおっしゃっていたのが髪形です。
「髪が長い人は、お辞儀をした時などに髪がバサバサと乱れがちになるのでまとめたほうが良い」とアドバイスを受けました。

ただし、「シンプルにゴムでまとめただけでは華がないから、バレッタやシュシュを付けるとよいですよ!」とのことでした。
髪飾りをしないからといって不合格になることはないと思いますが、秘書検定が目指す秘書像は、ただ地味で堅い感じではないということ、また感じの良さとは場に相応しいおしゃれや女性らしさである、ということもよく分かりました。

試験当日は夏の暑い時期でしたが、試験監督の先生方も黒やグレーのスーツではなく、リネンのジャケットなどをお召しだったと記憶しています。

面接が終わると、ロールプレイングアドバイスシートが渡されます。
私の場合は、面接講座であがり症が目立ってしまっていたので、控室の先生がアドバイスシートをご覧になって、きちんと克服したのかをチェックされました(笑)。

後日……結果は合格。本当によかったです!

秘書検定準1級に合格して良かったこと、そして次の目標は

秘書検定準1級に合格した後に感じたのは、実際の業務でもテキストに書いてあったことが多数役立っているということです。

秘書業務に携わる年数が増えていけば、資格はこれ以上必要ないかとも感じています。
ただ、私は企業で勤務する秘書になったのが35歳を過ぎてからでした。
社内の他の秘書さんに比べると経験の浅い秘書ですし、一生懸命勉強していきたいと思っています。

たまたま今はコロナ禍でもあり業務に余裕があります。
そこで私は11月の試験に向けて秘書検定1級の勉強を始めています。

秘書検定1級は、勉強内容は準1級と重なる内容が多いものの、ほとんどの問題が記述式で、用語の暗記も「なんとなく」ではダメなんです。
正確に、自分で説明できるレベルを求められます。

秘書検定1級については、筆記試験の勉強方法や面接の対策などをまりこさんの記事も参考になるかと思います!
→記事の一覧を見る

昨年は忙しい中で勉強するのはちょっと大変だったため、秘書検定から離れてマナープロトコール検定2級を取りました。

この資格は、秘書検定の慶弔や贈答・暦関連の内容を、歴史的な成り立ちも含め詳しく学ぶとともに、外交マナー、食事マナー、ビジネスマナーに範囲を広げた学習内容です。
こちらは2級なら在宅で受験可能です。秘書さんにオススメの資格かと思いますよ。

最後に

無理のない範囲で年に1つずつでも何かしらレベルアップしていけると良いですね。
そういった癖がつくと、1つ1つの歩みが小さくても、何年か後にはすごく遠くまで歩いて来たなあと思えるような気がしてます。

一緒にがんばりましょう!
秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

華子

メーカーで役員秘書をしています。
秘書歴は病院秘書合わせて6年、その前はフラワーアレンジメントの講師をしていました。趣味はお花、読書、刺繍。最近料理教室にハマっています。

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