秘書も知っておくべき!プレスリリース作りのコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!
以前の記事では秘書としても知っておくべきプレスリリースのキホンをお伝えしました。

今回も元広報、現在秘書の私amamが、プレスリリース作りのコツについてお伝えしてきたいと思います。
秘書業務と広報業務の共通点もいろいろと見つけてもらえると思います!

まずはタイトルが命!見出しになるキーワードを入れよう。

実際にどんなプレスリリースが取材をしてもらいやすいのかを考えてみたときに、とにかく大事なのはタイトルです!
以前の記事でも何度もお伝えした通り、記者はじっくり1枚1枚プレスリリースを読み込んではくれません。そんな彼らがまず見る部分はタイトル!

例えば、AI(人工知能)を搭載した猫型ロボットの開発に成功したとしましょう。そのプレスリリースを作成するとなった場合に、単純に情報を伝えるのであれば…。

『AI搭載ロボット<商品名>販売のお知らせ』

こんなタイトルになるかと思います。

しかしこれでは新鮮味がなく、また一体どんなものなのかさっぱり分かりません。ロボットに興味のある記者なら先を読んでくれるかもしれませんが、引っ掛かりとしては今ひとつ押しが弱いですね。

では、例えばこんなタイトルはどうでしょう?

『〜あの国民的ネコ型ロボットのような世界を体験しよう〜世界初システム搭載、人工知能搭載ネコ型ロボット<商品名>発売』

これだと、多くの方が「あの国民的アニメのまあるい顔」を想像したことでしょう。まだまだ精査が必要ですが、大切なのは記者の方にまず「ん?」と思ってもらい、その先の概要を読んでもらうこと。

また、例えばテレビ取材ネタを探している記者さんであれば、司会の人がテーマ振りのコメントとして、「それでは次の話題です。あの国民的アニメのネコ型ロボットのような「友達」ができるかもしれませんよ」なんてシーンを想像することもできます。

タイトルは、「世界初」「業界初」「日本発」などネタのキーワードを盛り込み、記事になったときのイメージを想像しやすくします。

リード部分はそのまま記事になるように!


たくさんの企業のプレスリリースが掲載されいてる「PR TIMES」に掲載されていたものをに挙げてみましょう。

リード部分とは、プレスリリース冒頭の以下部分のことです。
ーーー
アクアマリンふくしま(福島県いわき市)は、10月5日(土)~10月31日(木)の期間中、「ギョスプレハロウィーン」など、様々な秋のイベントを開催。クラゲやオオメンダコになりきれるギョスプレコーナーや、アクアマリンふくしまの人気生物「ナメダンゴ」などのかわいい生物に大変身できる顔はめパネルを設置します。
また、秋の味覚であるサンマを地元小名浜の郷土料理で味わう「サンマまつり」や、今年のアクアマリンふくしまの流行魚(ぎょ)を決める「アクアマリンふくしま流行魚大賞」も開催致します。
ーーーーー

この例のように、リード部分では、最も訴えたいこと=結論を記載します。
この部分をそのまま記事にできるくらい必要な情報を簡潔にまとめてあること
が理想なんです。

本文は文字量を少なく簡潔に!ビジュアルで伝えると◎

経緯や背景、その商品やイベントの特徴などは、文章記述の基本である6W1Hで分かりやすく記載します。

What(何を:具体的対象)
Why(なぜ:目的や理由)
When(いつ:日時、時期)
Who(誰が・誰と)
Where(どこで:場所)
Whom(誰に:ターゲット)
How(どのように:手段)
How many(数量、回数)
How much (価格、予算)
How long(期間、期限)
How in the future(今後の方針・将来のビジョン)

またどうしても説明文っぽくなってしまう場合は写真やイラスト、表などをビジュアルで見せて、少しでも「読む」という作業を緩和してあげるのもコツの一つです!

取材用資料を参考につける!


記者が知りたいことは「そのサービス(もしくはイベント)でどんな記事書けるだろうか?」に尽きます。
そこで、記者に向けてのプレスリリースでは「こんな絵(情景)が撮れますよ!」「こんな開発秘話があります」と言った記事化の提案のようなアピールをすることもあります。

例えばテレビ番組なら、
・こんな映像が撮れます(キャスターさんに試乗、試着してもらえますなど)
・こんなところまで公開できます!

など、どんな絵を撮影してもらえるかを記載しておくとイメージをしてもらいやすく、取材依頼につながりやすくなります。

広報スキルと秘書スキルの大きな共通点!

一見全く異なる業務に思える広報と秘書。しかし実際にどちらも業務にあたってみると、意外にも培ってきたスキルや手法は互いに役立つことが多いと感じています。
例えば…

1)相手の欲しい情報を予測して提供する
2)伝達事項は簡潔に
3)社内の中でも機密情報の取り扱いが多い
4)関係各社、社員との円滑な関係性を築くコミュニケーション力

などなど。
特に社内の他のスタッフにも未公開の情報を取り扱うことが多くなる両部署では、管理能力が問われます
そしてなにより、常に人が相手の両部署ではコミュニケーション力は大変重要なスキルとなります。

もし現役秘書さんで広報に興味があると考えている方がいたら、次のキャリアとしてとってもオススメです!
培ってきたスキルの応用が効いて、さらに伸ばすことができる業務であると感じています。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

 

amam

イベント運営会社にて前例のないまま突然社長秘書に任命され、試行錯誤した2年間。そんな時期を経て、現在はオンライン秘書としてフルタイムで在宅勤務中。最近のマイブームは脱出ゲームと手作りのお香。

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