秘書のみなさんこんにちは、メイです。
みなさんの職場では社内メンバーで懇親会を開催することはありますか？
期末の打ち上げや新年度のキックオフ、お世話になった役員の退任時などに開催することが多いかもしれませんね。
とはいえ、感染症がまだまだ気になるご時世「お店で大々的には難しいから、社内で食べ物や飲み物を用意しよう！」という会社もあるのではないかと思います。
そこで今回は、そんな社内での懇親会手配の時のポイントを私の実体験を交えながらお伝えしてきます！
少しでも参考になりましたら幸いです。
目次
参加者に喜ばれる食材やドリンクはこれ！
私は以下の点を重視して選ぶようにしています。
- 和洋のバランスを良くする
- 小分けのものを中心にする
- 彩りの良いものを選ぶ
役員を交えるような会社全体の懇親会となると、老若男女様々な方が参加されると思います。
大皿のオードブルはどうしても揚げ物など、重いものが多くなりがちですよね。
かといってヘルシー志向の食事ばかりだと、若手や男性は物足りないかもしれません。
みなさんのお腹の状態に合わせて、お好きなものを選んでいただけるよう、和洋バランスよく用意するようにしています。
また、お食事しながらでもコミュニケーションをとりやすいよう、立食でも食べやすいサイズで、かつ配りやすい小分けのものを選んでいます。
大皿に盛るサラダなどは、取り分けも大変なため敬遠されがちで、結局最後まで残ってしまうことも……。
手に取って一口で食べられる、小さめのおにぎりやサンドイッチ、小分けのカップデリをお食事のメインとして用意するのがオススメです。
そして、その他チーズやナッツ、軽いおせんべいやチョコレートなども少しずつ手に取っていただく軽食として並べるようにしています。
品目が多くなることで彩りも生まれ、幅広い世代に好評です。
女性に喜ばれるフルーツ盛り！
女性が多い会の場合は、必ずフルーツ盛りを用意するようにしています。
好き嫌いも少なく、みなさんに喜んでもらえます。
スーパーなどで売っている、少し質の良いカットフルーツを買ってきて並べるだけでも見栄えが良くなりますよ！
お腹いっぱいになってきても、フルーツなら入る、と喜んでくださる方も多いです。
ドリンク類を用意する際の注意点！
アレルギーをお持ちの方や、アルコールを飲まない方への配慮として、食材やドリンクの種類には気をつけています。
以前お昼の懇親会で「ソフトドリンクを多めにして」とのご指示があったため、ジュースをたくさんご用意したのですが、結局飲まれずに何本も余ってしまた経験があります。
それ以降ソフトドリンクは、緑茶、ウーロン茶、紅茶など、どんな食事にも合いやすいお茶類を中心にしています。
どれくらいの量を用意したらいい？
私は「普段の1食分よりも少なめ」を意識しています。
会話をしながらのゆっくりとした食事であること、さらにアルコールも入るとなると、食事もドリンクもみなさん普段よりは少なめでも満腹感をお持ちになることが多い気がします。
実際、普段の1食分の量を意識して用意した際、食事がかなり余ってしまい、オフィスで配り歩いたことがありました。
飲み物は重いので、社員に持って帰っていただくのも一苦労……。
コーヒーや紅茶などお客様にお出しできるものと違い、アルコールは会社に保管しておいても使い道に困ってしまいますよね。
それ以降、量は慎重に見極め、万が一余ってしまっても分けて持って帰っていただきやすい缶やハーフボトルで用意をしています。
せっかくの楽しい会で、物足りなくなってしまうことは避けたいですが、環境への意識が高まる現代、フードロスも無くしていきたいですね！
会場のセッティングは？
社内での懇親会手配の場合、場所は広めの会議室や、場合によってはオフィススペースをそのまま使用することもあるのではないでしょうか。
便利アイテム①テーブルクロス＆ペーパーナフキン
そんな時は、テーブルクロスやペーパーナフキンを敷いて、少し雰囲気を変えてみましょう！
「いつもの部屋」が途端に格調高いお部屋に見えてきますよ。
便利アイテム②カラフルなプラスチックカップ
またお箸やおしぼりをカラフルなプラスチックカップに、立てて入れてみるのもオススメ。
ナッツやチーズなども、平たいお皿に並べるより、グラスに少し入れてみると雰囲気が変わります。
便利アイテム③プラスチックのワイングラス
さらに、ドリンクは紙コップやプラコップではなく、「プラスチックのワイングラス」を用意するのがおすすめです。
あまり使わないワイングラスを人数分ストックするのは大変ですが、プラスチックのグラスは底とコップ部分が取り外し可能なものも多く、収納が簡単です。
グラスが違うだけで、どんな飲み物もとても綺麗に映えます！
(ECサイトや、街中のスーパーでも購入できます)
季節感を出してみよう！
また、その時の季節を感じる装飾品を並べるのもオススメです。
12月にはクリスマスツリー、年始はお正月飾りや干支飾りなどを置いてみるなど、少しの工夫で華やかさを演出することができます。
参加者がお部屋に入った瞬間に「わあ！」と歓声を上げるようなセッティングができると、とても良い雰囲気で会がスタートできますよ！
社内での懇親会は秘書の腕の見せ所！
いかがでしょうか？
社内で懇親会を行うと、準備から片付けまで負担がすごく大きく大変ですよね。
私も最初は気が重かったのですが、数を重ねるうちに上司から「これおいしいね」や「外に行くよりいいね！」と褒めていただけることが増えてきました。
その結果、今では「秘書の腕の見せ所！」と張り切ることが多くなりました。
自分が準備したものでみなさんに喜んでいただけると、自信や喜びもひとしおです！
そして直属の上司以外の役員やメンバーの好みを知るには、日頃のコミュニケーションが欠かせないと思います。
日頃忙しくてなかなか思うように自分の時間がとれない秘書さんも多いと思いますが、他の部署の方とランチに行ったり、積極的に食事会などに参加してみることで、新たな発見もあるかもしれません。
もちろん、会社のカラーや上司、メンバーの好みによって、異なる部分もあるかと思います。
この記事をひとつの例としていただき、参考にしていただけると嬉しいです。
1人で準備しようとせず、周りに協力を求めることも忘れずに！
それでは秘書のみなさん、今日もお疲れ様です！
役員秘書として七転八起で日々奮闘中。
秘書あるあるからスキルアップ、ライフの充実まで、同じように頑張る秘書さんと励まし合うような気持ちで書いていきたいです！
のんびり楽しい人生を過ごしたい！
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