スケジュール管理はもう失敗しない!ミス予防策をご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは!
秘書にとって最も重要な任務の1つである、上司のスケジュール管理。
日々順調にこなせていますか?

組み立てたスケジュールに沿って社内外の関係者たちが一斉に動く…、例えるなら映画やドラマ制作で役者を動かす監督のようなもの
「秘書ってすごい!」と改めてその役割に感動するのと同時にその責任の重さに緊張感も走りますよね。

責任重大なスケジュール管理の中で最も危険なのが「ダブルブッキング」!
今日は私が起こした痛恨ミスとそこから学んだ防止策をみなさんにご紹介します!

上司と秘書間での情報共有にモレが!

スケジューラー上で空いていた時間に社内打合せを入れたところ、上司が自分で往訪の予定を入れてしまいダブルブッキング!
お互いに「予定入ってたなら言ってよ!」とモヤモヤする展開に…。

防止策①上司とスケジュール管理のルールを決めておく!

秘書として担当についたら一番最初にしておくのがこれ!
スケジュールの管理方法って本当に人によってさまざまなんですよね。

いつもどのようにご自身のスケジュールを確認されているのか、日々のスケジュールはどのような入れ方だと仕事がしやすいか、秘書からの連絡方法についてもあらかじめ確認をしておきましょう。

上司のスタイルにマッチする方法で進められるよう、希望も聞きながら一緒にルールを決められるのが理想ですね。

防止策②スケジュール確認用の時間を作る!

スケジュールはその都度確認と報告ができればベストですが、多忙な上司とはなかなか話ができないことも。

私は上司にお願いをして、毎週月曜日の朝にその週のスケジュール報告と確認の打合せで30分いただいていました
毎週、確実に直接話ができる時間があるので、この時間のお蔭でスケジュールのミスは少なくなったと感じています。

報告の最後に、上司が自分で入れている予定がないかも必ず聞いて、モヤモヤダブルブッキングを未然にブロック!

防止策③笑顔と誠意で上司との信頼関係を構築!

上司と秘書に同じタイミングで案内が入ってくる予定もあれば、どちらかにのみ連絡が入る場合もあります。
また、会食の予定を入れる際には、就業時間以降の上司のご都合を確認する必要がありますよね。

そうです!スケジュールの組み立てはまさしく上司との二人三脚。
普段から信頼関係を築いて、色々な話ができる空気感を作っておくことも大切です。

会話が多くなって、話をしやすくなると「あ!そういえば」と自然とマメに共有もできるようになってくるんですよね。

もちろん、ミスをした時にもすぐに謝れる環境が整っているということ!
これは少々心情に訴えかける小悪魔的作戦でもあるので(笑)、とにかく笑顔が重要です!

秘書としては痛いミス!予定をすっかり忘れて…。


ここで私が秘書になりたての頃に失敗してしまった例を1つ…。
いつものように忙しかったある日、事務局からイレギュラーで開催する役員会議の連絡を口頭で受けました。

連絡を受けた直後にかかってきた別件の電話に気を取られ、そのままスケジューラーへの入力を忘れ…。
さらにはその予定の存在自体をも忘れる始末。
その結果、「その日は終日フリーです!」と元気に上司に報告してしまい、四国出張を入れてしまったのです!

役員会の当日、社長室に役員が集まりだしたところで、記憶が一気に蘇り全身から吹き出た大量の冷や汗
私の上司である社長は四国ご滞在中。
まさかの社長不在での役員会議がスタートしました。
今でも秘書人生で最大のトラウマです…。

防止策①専用ノートを作って、受けた指示をとにかくメモ!

その日に受けた指示をとにかくノートに走り書き。
1日の終わりに見直して完了しているものにはどんどんチェックを入れていきます。
未完了のものにはマーカーで色をつけて、翌日ノートを見たときにすぐに確認ができるようにしました。

ダブルチェックをするので、スケジューラーへの入力漏れもゼロになりました!
業務の予習復習もできるのでオススメです。
ノートは持ち歩きやすい小さめサイズのA5を使っていました。

防止策②他の役員や関係者のスケジュールもチェック!

同等の役職に就いている役員や、関わりの多い関係者のスケジュールも併せてチェックしてみるのはオススメですよ。
設定した予定や役員会議の日時に違いがあれば未然に事故を防げます。

就業時間中はどうしても色々な業務に追われるので、私は人が少なくて静かな朝の時間に集中してこの作業をしていました。

この作業を続けていたら「あ、この役員は最近あのプロジェクトに一生懸命なんだな」などと社内の動きがだんだんと見えるようになってきました。
その結果、私の上司である社長の指示や行動が点と点で繋がっていく感じを覚えるようになりました。

秘書は言われた仕事だけを単調にこなしていては時々つまらなくなってしまうかと思います。
社内全体の動きを読んで、時には上司の半歩先を読みながら仕事ができると面白さが増すと感じています。

秘書が上司の予定を詰めすぎ!

往訪の予定を2件続けて設定してあった日。
1件目の訪問先の会長がかなりの熱血で話が盛り上がり、打合せ時間が20分延長してしまいました。
次の訪問先への移動を急ぐも、まさかの事故渋滞にハマり、大幅な遅刻に!

取り急ぎ先方に謝罪のご連絡を差し上げました。
幸いその日はスケジュールに余裕があるとおっしゃっていただき、打合せ時間を後ろにずらして事無きを得ました…。
でも、当初の打合せ時間が移動時間と重なる結果になったので、これもある意味ダブルブッキング!

防止策①バッファーをとって予定を確保!

これ以降、打合せの延長や交通渋滞など、「想定外」が起こる可能性も考慮するよう気を付けています。
なるべくバッファーを設けて余裕のあるスケジュール設定をしておけば、何か起きても挽回が楽ですよね。
ただし、予定を詰めるべきタイミングもあるので、温度感や緊急度はスケジュール設定時にあらかじめ上司に確認を

防止策②人や企業の特徴を掴み、タイプに合わせて予定調整

上司の社内での打合せがなかなか終わらない!
次の打合せへの参加者たちが社長室の前で待機をすることになり、そこはまるで病院の待合室…なんてことどこの会社でもありそうですよね。

ミーティングの議題や過去の経験則から、打合せが長引きそうなスケジュールは社内外共に、なるべく次の予定に影響が出ない時間に設定をするようにしました。

やはり常にアンテナを張り、社内の情勢を冷静に見ながら野生の勘を働かせることが大事!

防止策③予定が時間通りに終わるよう工夫する

「あの人は話が長いからなぁ…」たまにこぼれる上司からの悲痛な呟き。
社内であれば私は「終了5分前にメモを入れますか?」と先に上司に確認して、終盤に部屋のドアを小さくノックしてメモを入れに行っていました。

秘書が入ってきたことで、お相手にも「そろそろ時間なんだな、終わらせなくちゃ」と伝わるので効果的です!

また、ミーティングの相手が社内の話の長い役員の場合には、先に相手のスケジュールを確認して、来客や往訪の少し前やどうしても遅れられない予定の前の時間をもらっていました(ニヤリ)。

ミスは受け入れて、秘書として前向きに改善しよう!


ダブルブッキングは起こさないのがなによりですが、発生した時にはまずは誠意をもって謝罪をし、リカバリーするための提案と相談をしましょう。

そして、何よりも「すぐに」申し出ること。
怒られるんじゃないか、とくよくよと悩んで報告が遅くなることが一番のダメージです。
起きてしまったことは仕方がないこと。えいっと勇気を出して謝りましょう。

大丈夫、きっとリカバリーできますよ。だって、私もそうだったから!
そして、起こってしまったことは素直に受け入れて、再発防止への工夫と努力をすることで秘書レベルがまた1つアップします!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Mayu

一部上場企業で8年間、アシスタントから社長、会長秘書までを一通り経験しました。
汗と涙と笑いに満ちた秘書ライフで得た知識と経験は一生の宝物です!今は退職をし、ライターとして情報を発信する仕事に挑戦中。趣味はサイクリングとベリーダンス。宝物は愛猫です。

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