秘書なら絶対押さえたい!情報収集と情報管理のコツ教えます!

秘書のみなさん、こんにちは!Sayakaです。

日々上司の側でお仕事をしていると、上司に何を聞かれてもササっと答えられるように、秘書は常に情報通でなければいけませんよね。
今日は、上司にタイムリーに情報を届けるために私が日々気をつけていることをお話しますね。

新聞や雑誌はクリッピングしておく!

日々の新聞や定期購読誌などは、情報の宝庫。
自社や取引先、業界の記事を見つけたら、付箋を付けてお渡しすれば、上司もそれを話題にすることができ、大変役に立つでしょう。

今日のスケジュールを確認した後、何気なく目を通した新聞に10分後に来社するお客様企業の記事が大きく掲載されているのを見つけたことがあります。
きれいにスキャンする時間もなく、とりあえずそのまま新聞記事を切り取って上司に渡しましたが、ミーティングの冒頭「今朝の記事、拝見しましたよ!」というトークからスタートしているのを聞いてうれしくなった覚えがあります。

リモート勤務などで上司と直接会わない時には、記事を切り抜いてファイルしたり、スキャンして取り込んで必要な部分だけメールするとタイムリーに上司に提供できます。

上司への情報インプットも秘書の大事な役割!
忙しい上司に変わってアンテナを立てておきましょう。

社内のマニュアルも常に手元に置いておく!

社内で分からないことがあったら、まずはマニュアルを参照すること!
多くの企業は、イントラ上に各部署やシステムなどの基本マニュアルがあるかと思います。

上司や同僚からよく聞かれる分野のマニュアルは、印刷して机に入れておくのがベストですね。
また、担当部署の事情通の方とは仲良くなっておいて損はない!

自分で調べても分からないことは、素直にプロフェッショナルにお聞きすると、自分一人で悩み抱え込むよりずっと解決が早いですよ。
そんな時に快く助けてもらえるように普段から関係性の構築を忘れずに。

分かないことはすぐググる!


秘書の仕事をしてから、本当にググるの速くなりました(笑)
どんな小さいことでも「おや?」と思ったら調べるのが鉄則です。
その時に役に立たなくても情報はどこかで役に立ちますよね。

また、業界の専用サイトやニュースサイトなども役に立ちます。
Googleには自分の興味のある単語を登録しておくと、その言葉が入ったコンテンツが発生した時にメールでお知らせしてくれる機能があります(グーグルアラート
大切なクライアントの企業名や自社の商品名などを登録しておくと、見逃しがなくなります。

もちろん、地図、お店、専門情報ソースは常にブックマーク!

秘書は上司の交友関係もチェック!


上司の上司、上司と社内で仲の良い方、上司が信頼している部下のスケジュールや動向は常にチェック!
仕事は全部つながっていますので、上司に近い人達の動向を押さえておくと、上司に有益な情報を提供しやすくなります

そして、普段から相手の秘書さんとも仲良くしていると、重要情報が入りやすくなりますよ。
お互いに助け合いながら、秘書さんとの良好なネットワークを築いておくのも大切ですよね。
友達みたいに仲良くする必要はありませんが、一人でも多くの人を知って、実際に話すだけで十分人脈になります。

意外と同じ会社内であっても、メールや内線電話だけの関係で、お顔もわからない…なんていう同僚秘書さんがいませんか?
「やりとりも多いので、ぜひ一度ご挨拶させてください!」とお声をかけて、お席まで会いに行ってみましょう。
挨拶一つするだけで、十分自分の味方になって情報を提供してくださいます。

分かったことは、すぐマニュアルに落とし込もう!

私は自分で仕入れた情報はすぐマニュアルにしています。
社内システムの操作方法や、公的機関への申請方法など、ありとあらゆることを集積し、独自のマニュアルを作成します。

もちろん、ノートや手帳に記すのも良いのですが、データにしておくと検索も速いし、メールなどでの共有もできます
いざと言う時の引継ぎも簡単ですし、だれかに何度も質問したり、教える手間も省けます。
「マニュアルあるので大丈夫です!」くらいにしておくと、長期休暇も取りやすくなりますよ。

プライベートでも普段からアンテナを立てておく

私は色々な業界で仕事をしてきましたが、どの業界にいても、普段の生活からアンテナを立てておくことが大事です。
何気なくデパートで見た商品や、参加したイベントが自社の仕事につながっていることは多々あります。

休みの日のお出かけついでに、業界に関係するイベントや商品を見に行ったりもしています。
そこで得た生の情報は上司のお役に立つこと間違いなしです!

もちろんデパートに来たついでには地下の食料品売り場へ。
新しいお菓子を見ながら、上司の手土産の情報収取です!

秘書ならば、機密情報はがっちり管理!


秘書は上司の個人情報など他の社員が知り得ないことや機密情報を扱うことが日常茶飯事ですよね。

以前に、他部署の秘書さんがほんの少しだけと思い、コピー機に行く間パソコンも資料も広げたまま席を離れてしまったことがありました。
運悪く通りすがりの社員に彼女の上司が非開示にしていた情報を盗み見され、あっという間にその情報が広まってしまったことがありました。

私たち秘書はそれらを当たり前のように扱っているので感覚が麻痺してしまっていますが、秘書の机の上は機密情報だらけです。
席を離れる時は、PCは閉じて、机もカギをかけるくらいの注意が必要です。

世の中にあふれるたくさんの情報から、上司に役立ちそうなものを取捨選択し、タイムリーな情報を提供する。そしてしっかり管理!
秘書って本当、頭を使う仕事ですよね。

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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