秘書も知っておくべき!今さら聞けないプレスリリースの極意!

秘書のみなさん、こんにちは!
自社のサービスを世間に報せるためのツールはSNS、広告など様々ありますが、企業の公式なお知らせとして欠かせないのがプレスリリースです。

広報担当はメディアに取り上げてもらい「広く」「報せる」という大きな使命があるため、会社の中で発表するべき事柄が発生した際にプレスリリースを出します。
このプレスリリースを見て各メディアが記事にすべきか決めるため、出来栄えの如何によって取材申し込み数に変動が出るほど重要な作業なのです!

現在秘書として勤務している私amamですが、今までのキャリアの中では広報として勤務していた時間の方が長いのです。
そして、秘書として仕事をする中でも、このプレスリリース作成に至るプロセスを知っておくとなかなか役立つことが多いな、と気がつきました。
そんな思いから、今回はプレスリリースについて少しご紹介してみたいと思います!

そもそも「プレスリリース」ってなに?

広報経験がない方でも名前は聞いたことがあるかもしれませんが、そもそも「プレスリリース」とはどういうのものなのかというと、文字通りプレス(Press=出版社・新聞社等)に向けたリリース(発表)という意味です。
簡単に言うと「メディアに向けてのお知らせ」という感じですね。

「メディアに取り上げてもらう」と一言で言っても、プレスリリースを出せばなんでもかんでも取り上げてもらえるわけはありません。
というのも、新聞社やテレビ局には毎日何百というプレスリリースが届くそうで、多忙な記者さんはもちろん一枚一枚丁寧に読んではくれません。そんな流し読みされるプレスリリースの中で、記者に「これはちょっと取材してみたいな」と思ってもらえるものを作る必要があるのです。

イメージが湧かない方は、下記のプレスリリースサイトをご覧ください。様々な企業のプレスリリースを見ることができますよ。
PR TIMES

まずは担当者との打ち合わせ!

それでは、具体的にプレスリリースが出来上がるまでの過程を時系列でご案内してみたいと思います。

広報担当は取材対応の窓口ですから、プレスリリース内容の詳細を記者に尋ねられた時に対応できなくてはなりません。そのためにはまず認識の相違がないか、担当者との打ち合わせは不可欠です。
ペラいちの資料だけで「リリース出しといて」と言われることもありましたが、それだけでは到底質の良いものにならず、まさに「出しただけ」で終わってしまう可能性大!それでは広報の意味がありません。

記者が欲しい情報はどんなものか?それを一番よく知っている広報だからこそ、ただ待っているだけでは取材のネタは降りてきません。積極的に社内担当者とコミュニケーションを取り、取材に繋がるようなネタを引き出していきます。

発表方法について検討する

メディアに取り上げてもらうことは広報の重要な任務の一つですが、「多くのメディアに公平に報せる」のか、「1つのメディアに大きく取り上げてもらえるよう働きかける」のでは、発表の仕方が異なります
前者なら通常のプレスリリース、後者なら個別取材のお願いをする、など広報戦略によって方法は様々。

また、ひとくちに「広報」といってもカタログ、ウェブサイト、ブログ、SNSなど様々なツールがあり、訴求できるターゲット層にも違いが出てきます。
発表するサービスが広く周知されるにはどの方法を取るべきか、その戦略を考えるのが広報の大きな仕事の一つでもあります。

内容をプレスリリース用にまとめる


プレスリリースは、たいていA4用紙で1枚~2枚が基本です。これは前述した通り、記者さんたちが多忙であることが理由です。
各メディアの記者さんたちは大量に届くプレスリリースを流し読みして、タイトルで取捨選択をし、細かい詳細はほぼ読まずに判断をしていくそうです。(広報時代、よく記者の方がおっしゃっていました)

したがって、簡潔に要点をまとめ、なおかつメディアに興味を持ってもらえる書き口にする必要があります。ところが社内の担当者は自分たちが一生懸命作ったものを寸分の漏れなく発表してほしい!と訴えてくることもしばしば。気持ちは分かりますよね。

そこで、サービスや商品など発表する概要と担当者の熱意がA4用紙で1枚(ないし2枚)にまとまるよう情報を整理する作業が必要なのです。

プレスリリースの承認作業

会社の公式発言であるプレスリリースは上長や、場合によっては社長の承認が必要不可欠!大きな会社になればなるほど、そのプロセスは長くなります。

発表のぎりぎりまで承認に時間をかけているようではミスに繋がりかねません。そこで、広報は内容のチェックと同様にプレスリリースの発表日から逆算してスケジュールを調整していく能力も求められます。
余裕をもった作成スケジュールの策定はとても大切です!

発表からその後…

プレスリリースはあくまで企業側からメディアへの「招待状」のようなもの。楽しいイベントを実施するからぜひ遊びに来て欲しいんです!といったイメージでしょうか。
また企業の公式サイト等に掲載する場合は一般の方々の目にも触れていきますので、お客様の反応を追っていく必要があります。いずれにせよ、プレスリリースを発表した後、いかに取材につなげていけるかは広報の力にかかっています。

少しでも多くのメディアに興味を持ってもらい、取材に繋げていく。それによって、担当者が熱意を込めて作り上げたサービスや商品が広く世の中に飛び立って行きます。
せっかく素晴らしい商品やサービスを作っても、だれにも知られなくては意味がないですよね。

秘書のみなさんも自社のプレスリリースにはしっかり目を通すことをオススメします!来客対応の際に「今日のリリース見ましたよ、あのサービス面白いですね!」なんて声を掛けられる可能性もありますよ。

そして、広報担当者からボスの時間をください!と依頼があった際にはぜひ協力して無理のないスケジュール調整を心がけていただければと思います!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

amam

イベント運営会社にて前例のないまま突然社長秘書に任命され、試行錯誤した2年間。そんな時期を経て、現在はオンライン秘書としてフルタイムで在宅勤務中。最近のマイブームは脱出ゲームと手作りのお香。

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