スケジュール管理はテトリスと一緒!?日常の心がけから急場をしのぐアイデアまで!

秘書のみなさん、こんにちは!まりこです。

突然ですが「テトリス」というゲームをご存じでしょうか?
「Hisholio」でゲームって、一体何の話!?と思われるかもしれませんよね。

実は先日、久しぶりにテトリスをやってみたのですが、ふと「スケジュール管理に似ているかもしれない」と思ったんです。
そこで今回は、テトリス……ではなくスケジュール管理についてお伝えいたします。

突然のスケジュール変更!完璧な予定だったのに……

突然のスケジュール変更、秘書のみなさんは日常茶飯事で対応されていることと思います。
せっかくばっちり予定を組んでいたのに、「突然の来客」「予定外の会議」「急な出張」に振り回され、それに伴い前後の予定も調整……。

一体何を優先すべきなのか?混乱することもあり、スケジュール調整で1日の業務が終わってしまった、なんてこともありました。
急いでいる時は「テトリスで変な形のブロックが次々上から落ちてきて、どんどんブロックがたまっていく」あの感覚になります。

1つ予定を入れたら、その先の流れを複数パターン想定する

例えば「突然の来客」があり、自分の上司が応対するとなった場合。
まずは来客の要件や雰囲気、会社名からだいたいの所要時間を予測しておきましょう。
そして、早めに終わるパターンと、長くかかったパターンを想定。

長引きそうな場合は、

  • 〇時になったら会議室にメモを入れよう
  • お昼をはさみそうな場合、先にケータリングで軽食を発注しておこう
  • この後の別のお客様の来訪時のお出迎えは、一旦代理で〇〇常務に依頼しようか?
  • だったら、〇〇常務の午後の予定を今のうちにチェックしておこう

など、フル回転でその後のパターンを考えます。
色々と想定しておくことで、突発の対応にも落ち着いて対応することができます。

スケジュール管理で円滑なコミュニケーション

上司に出張や来客対応が続くと、社内メンバーから「コミュニケーションをとる時間をもっと確保してほしい」と要望されることがあります。
決裁などはオンラインで確認可能なのですが、「商談の件で相談したいけれど、いつも部屋にいなくて困る」という方もいます。

そこで秘書の出番です!
相談内容により、上司とのランチミーティングを設定したり、会議室で1on1で話す機会を設けます。
(もちろん、上司の許可をとってです)

私は以前「もしかすると、他にも話したい人がいるかもしれない」と思い、上司に「毎週〇分、フリータイムを設ける日を作りませんか」と提案したことがあります。
上司もメンバーと気軽にコミュニケーションを取りたかったそうで、提案に賛成してくださいました。

そして、「毎週〇曜日の〇時~〇時まではフリータイムとして在室していらっしゃいます。ご相談などがある方はアポなしでもいらしてください。」と社内にアナウンスして、ボスの予定を数か月先までブロック!
出張などで多少曜日がずれることはありましたが、ここはなるべく死守しようと秘書としてがんばりました。

その結果、わざわざアポイントを取って会議をするまでもないちょっとした相談ができる場ができ、メンバーとボスとのコミュニケーションがとても円滑になりました。
プロジェクトの進み方も速くなり、社内に大きく貢献できたことは秘書として自信に繋がりました。

上司とメンバーが、円滑なコミュニケーションをとれるよう、スケジュールを有効活用するのも秘書の仕事の醍醐味だと思います。

つい長くなりがちな会議。次の予定が押している場合はどうする?

つい長くなる会議、ありませんか?
予め余裕をもったスケジュールにしていても、想定以上に時間がかかって次の予定がおしている……。
そんな時は「会議室にメモを入れる」が定番ですよね!

さらに、長い会議だとその間に電話がかかってくることもあると思います。
「そろそろ終わらせてくださいね」と次の予定をメモでお知らせするのと同時に、電話の案件についても確認してしまいましょう。
この場合、対応方法を迅速に指示できるように、いくつかの選択肢を紙に書いておいて、上司は希望の選択肢を指し示すだけ、という状況を作ってしまうとよいですね。

会議をしている間に、上司からもらった指示通りに電話の件も対処できるので、時間を有効に活用できます。
また、秘書が会議室に入ってきたら「そろそろ時間か」というリマインダーの役割にもなるので、つい長引く会議はこの方法がオススメです。

基本、上司が在席中は、細かいタスクの業務を行う方が効率的

上司の在席中は、いつ秘書への「確認」「依頼」があるか分からないので、じっくり取り掛かる業務ではなく、細かいタスク(業務メールの送信や表入力、資料の微修正など)を行うことをオススメします。

じっくり取り組むような仕事(〇〇様への御礼状<手書き>)や経費精算やスケジュール調整などは、何度も途切れてしまい、結果的に進みません。
上司在席の時間はまとめて対応の確認をしたり、相談をする時間として活用すると良いと思います。

相手の時間に「配慮」することと、「感謝」の気持ちを常にもつ

秘書は、社内のメンバーや役員に上司の代理として対応を頼んだり、資料作成の締切を急いでもらうなど「依頼」することが多いですよね。
相手の時間を使うことになるので、頼むタイミングを見計うのはもちろん、お礼メールとともに、お菓子を差し入れするなどして、日頃の感謝を必ず伝えるようにしています。

また、私はよく他部署の方とランチをしていましたが、他部署の繁忙期や今後関わるであろう方の特徴などを情報収集していました。
場合によっては事前にコミュニケーションする場を設けて、良い関係性を築けるようにすると、業務もスムーズになり尚良いと思います!

まとめ

スケジュール管理は、単なる「予定調整」ではなく一歩も二歩も先を見据えて行う戦略的な業務だと思います。

秘書の腕が試されますよね!
上手く調整できた時の快感は、テトリスでブロックが一気に消える、あの感じに似ているんです(笑)。

上手なスケジュール管理で上司がより効率的に仕事ができる環境を作っていきたいですね!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

まりこ

院長秘書など経験。
現在は講師の仕事を中心にエディター/ライターなどマルチポテンシャライトとして複数の仕事をしています。
取得資格は秘書検定1級をはじめ20以上。日々、何かしら勉強しています!

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