目指せミスゼロ秘書!すぐ真似できるスケジュール管理術!

みなさん、こんにちは。
突然ですが、ミスは秘書の敵ですよね。でも、人間なら誰だってミスをしてしまうもの。一つのミスが築き上げた信頼を一瞬で壊してしまうこともあるし、お客様にご迷惑をかけることも。
でも、もうそんな不安からは卒業です!上司のさらなる信頼を得るためにあなたも今日から「ミスゼロ子」に。Be Ms.Zero!

今日はすぐに真似できる3つのステップ【ミスゼロ子のスケジュール管理術】をご紹介します!

ミスゼロ子のスケジュール管理術①「コピー&ペースト」

スケジュール管理システムは会社によって様々だと思います。Outlookを使う会社もあればサイボウズを利用する会社もあるでしょう。共通する点は、デジタル管理であること。

そして、アポイントの調整はメールでのアレンジが多く、上司が秘書をCCに入れてやりとりがスタートする場合もあれば、秘書が先方に直接メールを送信するパターン、日時が確定後にその確定メールを上司が秘書に転送する場合もあり、秘書がアポイントの詳細を知る方法は様々ですよね。
ただし、いずれの場合もメールには必ず場所と日時の記載があり、その内容を秘書が会社のスケジュール管理システムに入力します

そこで、ミスゼロ子がいつもしていること!
【メール本文に記載がある大事な日時&場所を必ずコピーし、スケジュールシステムの本文にペーストしておくことです。】
そのままコピーしてペースト。簡単ですね。その時には余計なことかな、と感じるような小さな情報も必ずすべてスケジュールシステムに貼り付けておきます。
そして、絶対にメールを見ながらスケジュールに手入力はしません!住所もお相手の企業名や役職もすべて徹底してコピペです!うっかり入力ミスを防ぐためのちょっとした工夫です。

ミスゼロ子のコピー&ペーストへの道のり


秘書になった当初、ミスゼロ子は執行役員Yさんの秘書であり、ボスのアポイントメントをOutlookスケジュールに入力していました。アポイント確定メールを見ながらOutlook上に「予定の名前」「開始時間」「終了時間」を入力し、保存ボタンをクリックし社内のOutlookスケジュールに予定を反映していました。

すると、ある日営業部のアシスタントから内線がありました。

アシスタント:「お疲れ様です、営業部の今井です。来週、YさんがABC銀行に訪問する予定が入っていたと思うけど、たった今、入力されていたスケジュールを誤ってクリックしてしまって、もしかしたら移動してしまったと思うのです…。今、水曜日15時に入っていますので、元の正しいスケジュールに戻しておいていただけますか?お手数おかけしてすみません。」

ミスゼロ子:「お疲れ様です。ただいま確認いたしますね…(確認中)。確かに、先週入力したスケジュールがずれていますね!ABC銀行に訪問する予定は火曜日16時です。お知らせありがとうございます!修正しておきます。」

このやりとりの中で疑問を持つ方がいらっしゃるかもしれません。
たいていのスケジュールシステムにはアクセス制限をかけることができるので、自分以外の人にスケジュールを移動されたり、消されることなんてないのでは?と。
少々背景をお話ししますと、当時ミスゼロ子が勤めていた会社では部署をまたぐスケジュール調整も多く、社内の秘書及びアシスタントには均一にアクセス権が付与され、総勢12名が役員のスケジュールの変更・削除が可能でした。

話を戻しますと、営業アシスタントの今井さん内線を受けたミスゼロ子は、すぐに予定確定メールを検索し、メールの記載内容と照らし合わせました。
そこで、ミスゼロ子は内心「もしも営業アシスタントの今井さんが私に連絡をしてこなかったら、大変なことになっていたじゃない!なんて怖いのでしょう!私が気づかなかったらYさんに私が叱られるところだったわ。おそろしい…」と思っていました。

ミスゼロ子は失敗して怒られること、信頼を失うことが大嫌いなので、スケジュールを他人にずらされることが一回起きたのであれば、毎日起こり得ると考え対策を必死に考えました。
そこでOutlookにスケジュールの内容、詳細、を記載する欄があることを発見し、メールの本文をコピーし、その欄に貼り付けておけば、誤ってずらしてしまった人も、それに従って修正できる!と思い、行動にうつしました。

その後、社内の秘書・アシスタントミーティングで、スケジュール入力をする人全員に共有し、全員に同じようにコピー&ペーストをしていただくことになり、潜在的なミスを減らすことができました。

ミスゼロ子のスケジュール管理術② 「今こそアナログ!」

前述の通り、以前の職場では社内の複数名が入力済みの予定を変更することが可能な環境でした。誰かが意図せず移動してしまう、消してしまう等いくらでもあり得たのです。そこで、ミスゼロ子がいつもしていたこと。

【紙のスケジュールを用意し、確定スケジュールを記入しておくことです。】
自分以外変更することができない紙のスケジュール帳を用意し、そこに確定スケジュールを記入していく。これも簡単です。
他の秘書にはアクセス権限を渡していない場合でも、上司とオンラインのスケジュールを共有してる秘書さんは多いと思います。上司や自分が誤ってDeleteボタンを押してしまうことだってあり得ますよね。そんな時でも手元に確定スケジュールが残っていれば安心です。
時代に逆行しているかもしれませんが、何より大事なことはミスをなくすこと!ぜひ試してみてください。

ミスゼロ子のアナログへの道


前述したコピー&ペーストをすでに実施していたため、誰かがスケジュールをずらしてしまい、どこに戻せばよいかという問い合わせの内線は一切なくなりました。安心して過ごしていた矢先に、社長室でトラブル発生。怒声が聞こえてきました。5分後、秘書全員が社長室に呼ばれました。

社長は顔を真っ赤にし、「たった今、M様から俺に電話があったんだ!」と言い始めました。M様は会社にとっては大事なお客様。
今日待っていたのに来なかったねと言われてしまった、これはいったいどういうことか分かるか!スケジュール管理は秘書の大事な仕事であり、間違いは許されるものでない!」と秘書全員に向かって言い放ちました。

その後、社長秘書に詳しく話を聞くと、彼女は間違いなくスケジュールに社長のM様訪問予定を入力したとのことでした。しかし、スケジュールには何もない。社長は何も予定がないのでその時間に社内ミーティングをしていたそうです。

そこでミスゼロ子は、また内心「うゎゎわゎ。こわい…。もしも私が同じようなことをしてしまったら大変なことになったわ…。」と焦りました。社長秘書は入力したと主張しているが、その予定は間違いなく消えていました。入力して保存しても、誰かがデリートしてしまえば、また入力しない限り復活しません。

誰かのミスは常にチャンスです!ミスは起きてからだと遅いですので、人の振り見て我が振り直せです。最初にミスをした人が自分ではなかったのは、自分の力でも何でもない。ただの運です。

そこでミスゼロ子は、だれも消すことができない、アナログ作戦を開始したのです。

ミスゼロ子のコスジュール管理術 ③「ダブルチェック&トリプルチェック」

今までお話しした管理術の①と②を踏まえて、最後に怠ってはならないことはとにかく確認です。最後の確認がとても肝心です。
以下の確認方法と確認頻度を怠らずに実施してみましょう!

<確認方法>
・紙のスケジュール帳とオンラインのスケジュール入力に不一致がないのか確認します。
・Outlookやサイボウズのスケジュール一件ずつ開きコピー&ペーストした内容と入力されている日時にズレがないのか確認します。

<確認頻度>
・Dailyチェック:毎朝一番に、今日、明日、明後日のスケジュール確認。
・Weeklyチェック:毎週月曜日に今週と翌週のスケジュールの確認。
・Monthlyチェック:月末に翌月1か月分のスケジュールの確認。

いかがでしょう。この3つをこなせば、あなたもミスゼロ子に変身です。上司からの信頼も気持ちの良い職場環境も手に入れる第一歩です!

Be Ms. Zero!を目指してがんばりましょう。

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

Nao

金融業界で秘書及びアシスタント経験を積んできました。現在は家庭と仕事の両方でサポート業務に徹しております。隙間時間はニュースチェック、中国語学習をして、自己研鑽に励んでおります。趣味は、不動産投資、料理、着付け、生け花などです。

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