秘書 夏の陣!お中元の御礼状はもう悩まない!

だんだんと気温が高くなり夏を感じるような季節になってくると、みなさんは何を思い浮かべますか。

私が役員秘書だったころ、夏を感じて思い浮かべるものは、夏休みでも海でもバーベキューでもなく、悲しいかなお中元でした(笑)。あー、そろそろお中元の時期だわ、気が重い…とウジウジしたものです。

お中元の時期は地域によっても若干異なりますが、私が勤めていた関東では、6月はお中元をお贈りする準備に追われ、7月に入ると逆にお中元がどんどん届き、毎日のように御礼状の対応をしていた覚えがあります。

今回は、お中元を頂いたら必ずお出しする御礼状のマナーについて、考えてみましょう!

そもそも、なぜ御礼状が必要?

そもそも、なぜお中元をいただいた際には御礼状を出すことが必要なのでしょうか。

御礼状はお相手に対して2つのことを示すために行います。1つは「お中元を確かに頂戴しました」という報告をするということ。もう1つは「感謝の気持ちをお伝えする」ということです。

したがって、御礼状はお中元が届いたらすぐにお送りするのがベストですよね。

スピードが大事ですので、遅くとも3日以内には送るように心がけていました。どんなに忙しくても、とにかくこの御礼状だけは投函して帰るぞ!という感じでしたね。

「スピードを重視するなら、電話やメールで済ませればいいじゃないか」「会社のSNSに頂いたものと一緒にアップして、御礼が伝わればいいじゃないか」

というご意見も出てきそうですが、上司がお中元を頂いたことに対する御礼ですので、秘書としては正しいビジネスマナーの封書で対応するべき!と思っています。(私の考えが古いのでしょうか…。いや、そんなことないですよね!)

御礼状の書き方について

それでは、実際に御礼状の書き方について私が実践していた方法をご紹介していきますね。

御礼状は、封書でお出しするのがベストだと思っています!(再度熱弁!)ハガキは封書を簡略化したものという考え方だと新人の頃に先輩から習ったこともあり、より丁寧に御礼の気持ちを伝えるためにも、御礼状は封書でお送りすることをオススメします。

御礼状は、下記の流れで作成していきましょう!

  1. 頭語(拝啓)
  2. 時候の挨拶
  3. お中元を頂いた御礼と感謝の言葉
  4. 先方を気遣う言葉
  5. 結びの言葉
  6. 結語(敬具)
  7. 日付
  8. 差出人名

便箋が横書きの場合は①頭語の前に「先方の会社名、お名前」などをいれるとよいでしょう。

また、便箋が縦書きの場合は、⑧差出人名の後に「先方の会社名、お名前」を入れるようにしてください。

基本的に目上の方への封書は縦書きがマナーとされていますが、最近では縦書きでも横書きでもよいという傾向かと思います。

私が秘書時代に受け取った御礼状や封書も横書きのものが多かったですし、私もいつも横書きで作成していました。もちろん会社の決まりや、お相手や状況に合わせて考えてみてください。

挨拶文を作ろう!

先ほどご紹介した7点のうち、私が特に注意していた項目について細かくご紹介したいと思います。

ビジネスの封書では、①頭語(拝啓)・②時候の挨拶・⑥結語(敬具)は1セットですよね。

そしてポイントは「②時候の挨拶」についてです。

7月上旬から8月上旬までは、夏の一番暑い時期を表す「盛夏の候」や「盛暑の候」を使っていました。

実際の気温を考えたらピンとこないかもしれませんが、これは暦の上で秋が始まる8月8日の「立秋」の前日まで使うのが一般的とされています。

もし御礼状をお出しするのが7月中旬から8月上旬で猛暑日が続く時などであれば、厳しい暑さを表す「酷暑の候」を、同じく立秋の前日まで使うことが可能なようです。

また、7月下旬からであれば「大暑の候」でもよいかと思います。なんだか本当に暑い様子が伝わる表現ですよね。これら時候の挨拶は〇月というくくりだけでなく、暦も考慮して使い分けができると秘書としてポイントアップかと思います!

そしてこの時候の挨拶文、実はWordを使うと簡単に記載ができることをご存知でしたでしょうか。

  1. 「挿入」タブの中の「挨拶分」を選択し、「あいさつぶんの挿入」をクリックします。
  2. 「月」の「▼」をクリックして、月の挨拶を選択します。
  3. 「安否のあいさつ」と「感謝のあいさつ」を順番にクリックして選択していきます。
  4. 「OK」をクリックすれば、下記のような文章が簡単に記載されます。

盛夏の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

今回はお中元の御礼状ですので、「感謝のあいさつ」は不要でもよいかと思います。

「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」などの言葉の代わりに、「➂お中元を頂いた御礼と感謝の言葉」を記載するイメージです。

お中元の御礼状以外にも使えますので、ぜひ覚えておいていただいて損はないかと思います。

御礼状の例文

それでは、お中元の御礼状の例文をご紹介したいと思います。

〇〇株式会社
代表取締役 〇〇 〇〇様

拝啓 盛夏の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さてこのたびは結構なお品をご恵贈頂きましてありがとうございました。早速一同で有難く頂戴いたしました。
これからもご信頼にお応えできるよう誠心誠意努力してまいる所存でございます。何卒ご指導のほどよろしく
お願い申し上げます。

暑さはこれからが本番でございます。皆様どうぞご自愛くださいませ。
末筆ではございますが、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。
敬具

 

平成○○年○○月○○日

株式会社△△
代表取締役 △△ △△

今回はシンプルに横書きの御礼状を作成したパターンをご紹介しましたが、縦書きの場合は、先ほども述べたように「先方の会社名、お名前」の位置に注意が必要です。

御礼状作成とは別に大事な作業!

お中元が届いたら忘れずに記録に残すのも大事ですよね。

会社名、お名前、受け取った日付、内容、御礼状発送済みかどうか、一覧にしておけば来年のお中元の時期にも見返せますし、上司のお付き合いのリストとしても重宝しますよね。

私はエクセルで管理をし、年ごとにシートを分けてお中元情報として1つのファイルにまとめていました。自分の退職時にはこのまま後任の秘書さんにお渡しするだけでしたし、引継ぎの時も簡単でしたよ。

最後に…

お中元の御礼状は、御礼の気持ちを込めることが一番大事な点だと思っています。

ビジネスで使える例文やテンプレートは、ネットで検索すればいくらでも出てきますが、上司と親しい間柄の方への御礼状だった場合は、「お中元を頂いた御礼と感謝の言葉」や「先方を気遣う言葉」のパートに、例えば先日お会いした時にお話した内容を盛り込むなど、その方にしか使えないような表現を入れ込むように工夫していました(ここが秘書として悩ましい部分ですよね)。

また、いただいたお中元の中身に触れて、センスの良さや受け取った喜びをお伝えするとお相手の心にも残り、より心からの感謝が伝わると思います。

しっかりとした事前準備で、楽しい夏を過ごしたいですね!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

マリエ

元秘書ライターで、秘書歴は10年を越えました。現在は子育てに専念中♪

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