秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

みなさん、日々のスケジュール管理で悩むことはありませんか？
上司のスケジュールを最適に調整し、スムーズな業務運営をサポートするのは、秘書の最も重要な役割の1つと言えますよね。

しかし、多くのタスクを抱える中では、思わぬスケジュール管理のミスが起こってしまうことも……！
ミスを防ぐためには、日々のちょっとした工夫と意識の持ち方が鍵になるかと思います。

そこで今回は、よくあるスケジュール管理のミスとその予防策をご紹介します！
秘書として、ミスのない効率的なスケジュール管理を目指してまいりましょう！

秘書を悩ませる「ダブルブッキング」を防ぐ方法

秘書を悩ませるスケジュール管理のミスと言えば「ダブルブッキング」ですよね。

私はスケジュール変更時にリアルタイムで更新するのを忘れてしまったり、複数の予定を並行して調整したりした際にダブルブッキングを起こしてしまったことがあります……！

予定の色分けで視覚的な整理を！

私は予定をただカレンダーに入力するだけでなく、カテゴリーごとに色分けを行い視覚的に整理できるようにしています！

たとえば、会議、出張、プライベート、緊急タスクなど、各予定の性質に合わせて色を設定します。
このように色で視覚的に認識できるようにすると、瞬時にスケジュール全体のバランスを把握でき、ダブルブッキングのリスクを減らせると感じています！

重要な予定には赤や黄色など目立つ色を使用すると、見逃しを防げますよ。

スケジュールの共有・確認プロセスをルール化！

共有カレンダーを使用する場合は、スケジュール変更の際に「必ず通知を送る」「上司や関連部署に確認を取る」といったルールを設定すると、行き違いが防げるかと思います！

また、定期的に上司とスケジュールを確認する時間を設けるのもオススメ！
これにより、スケジュールの重複や変更点を事前にキャッチできるようになります。

定期的なスケジュールの見直しで先を見据える！

私は定期的に数週間先、数ヶ月先のスケジュールを見直す時間を確保することも心がけています。

予定が多くなる時期や、出張・イベントなど特定の予定を事前に意識しておくことで、ダブルブッキングもしにくくなりました！

とくに季節ごとや四半期ごとの節目には、全体のスケジュールを再確認し、余裕のある計画を立てることが大切ですよね。

忙しい時期に「アポのうっかり忘れ」を防ぐ方法

忙しさのあまり、予定をうっかり忘れてしまうこともあるかもしれません。
私も、複数のクライアントやプロジェクトに関わっていると、どの予定がいつ入っているのか混乱してしまうことがあります。

ツールは統一して一元管理を！

手帳やデジタルカレンダーなど、複数のツールを使っている場合は情報が分散しやすく注意が必要です！

私は、すべての予定をGoogleカレンダー1つに集約するようにしています。
一元的に管理することで、抜け漏れが防げますよ。

ダブルチェックを欠かさずに！

アポの前日や当日の朝に、スケジュールを再確認することを習慣にするのも重要！
私も毎日欠かさず行うようにしています。

また、事前にお客様や関係者にリマインダーの連絡を入れるのもオススメです。
確認の連絡を入れることで、双方の予定に間違いがないか確認できます！

通知機能をフル活用！

カレンダーアプリの通知機能を活用し、アポの前に通知を受け取るように設定するのもオススメ！

これにより、忙しい業務の中でも予定を忘れずに対応できます。

想定外のトラブルによる「遅刻」を防ぐ方法

前の予定が押してしまったり、想定外の交通遅延が発生したりした場合、次の予定に遅刻してしまうことがあるかもしれません。

余裕を持ったスケジュール

スケジュールには余裕を持たせ、移動時間や準備時間を十分に確保することが重要ですよね。

私も交通状況や天候による影響を考慮して、余裕を持った行動ができるようにスケジュールを組むことを心がけています。

とくに外出や出張の移動時間には十分な余裕を持たせることで、想定外の出来事にも柔軟に対応できるようになりました！

アラームの設定

出発の少し前にアラームをセットし、移動のタイミングを逃さないようにするのもオススメの方法です！

重要なアポイントメントの前には「出発の15分前と5分前」など複数のアラームを設定しておくと、より安心できますよ。

秘書として避けたい「納期の遅延」を防ぐ方法

納期の遅延は、タスクの優先順位をつけずに進めてしまったり、スケジュールが詰まったりしているときに起こりがちですよね。

また、見積もっていた作業時間が実際には足りなくなり、結果として納期が遅れてしまうこともあるかもしれません。

タスクを細分化し、細かくリマインダーを設定！

私は、リマインダーを単なる「締め切りの通知」としてではなく、タスクの進捗状況に基づいて設定するようにしています！

以下のようにタスクを小さなステップに分け、それぞれにリマインダーを設定するイメージです。

最初の3日間：資料作成
次の2日間：レビュー
その翌日：上司への報告

この方法により、全体のタスクを常に進行中の状態に保ち、最後の段階で慌てることがないよう工夫しています！
結果として、納期の遅延が起きづらくなりました！

上司への中間報告を徹底！

半分程度タスクが進行した時点で上司に「中間報告」を行うのもオススメです！

進捗を報告することで、上司からのフィードバックを早期に得られるので、予想外の問題が発生した際も納期への影響を最小限に抑えられます！

信頼関係にも響く「アポのドタキャン」を防ぐ方法

相手側の予定変更やこちら側の急な事情によりドタキャンが発生してしまうこともあるかもしれません。

突然のキャンセルは信頼関係に影響を与えるため、事前にしっかりと予防策を練ることが大切ですよね。

早めの事前確認で余裕をもった調整を！

クライアントや関係者への確認の連絡を、前日ではなく「予定の数日前」に行うと、ドタキャン防止に効果的です！

予定変更の可能性がある場合も、この時点で調整を行うことでドタキャンのリスクを軽減することができます。

予備日を設定

また、重要なアポイントメントには、万が一のために予備日を設定しておくのもオススメです！

これにより、急なキャンセルがあった場合でも代替日を提示し、スムーズに再調整が可能になりますよ。

秘書として、上司やクライアントからの信頼を得るために

今回は、よくあるスケジュール管理のミスとその予防策をご紹介しました！
参考になるアイディアはございましたでしょうか？

スケジュール管理は、秘書業務の中でもとくに重要な役割を果たしますよね。
精度の高いスケジュール管理は、上司やクライアントからの信頼を築く大きな要素となります。

日々のちょっとした工夫と意識の持ち方によって、ミスを未然に防ぎながら、より円滑な業務遂行を目指してまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

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