海外からお客様が!秘書が対応するべき「ビザ」の手配とは!?

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

今はまだまだ少ない海外出張。
以前は当たり前のように行われていましたが、ずいぶん昔のことのように思える、という方も多いのでは?

今回は来るべき日に備え、海外からのゲストをお迎えするときの基本的な手続きについてお伝えしたいと思います。

いざ来客!と言うときに、みなさんの参考になれば幸いです。

ビザが不要な国から来日されるお客様

ビザというのは、「その方が事前審査を通過している」という証明書ですよね。
本来であればすべての入国希望者が提示するものですが、旅行などの短期滞在であれば、都度のビザは不要、という国もこんなにあるんです。

ビザ免除国・地域(短期滞在)|外務省 (mofa.go.jp)

来日される方の国籍が上記に入っていれば、出入国はとても簡単。

秘書のお仕事も、念のためパスポートのコピーを送っていただいて(ホテルや交通機関手配の際に必要)、上司の出張同様、航空券、宿泊地の手配などだけでOKです。
ご自身で手配をされる、という場合でも気楽にお任せできますね。

ビザが必要な国から来日されるお客様


さて一方、都度のビザ取得が必要な国から来日される場合は手続きが必要になります。
日本入国にビザが必要な国の一覧はこちら。

ビザ|外務省 (mofa.go.jp)

ビザ免除国に比べると圧倒的に少ないのが分かりますよね。
その内訳をみると、意外にも身近な国が多いのに驚かれるかもしれません。

上記の国からビジネス目的で来日される方の場合(「短期商用ビザ」が必要)は、受け入れ側の会社からの「招聘(しょうへい)手続き」というものが都度必要になります。
招聘とは、日本の会社側から「この人は確かに当社でお招きしたゲストですので、入国させてください」という旨、現地の日本大使館に書類でお願いする手続きのことです。

弊社ではここで秘書の出番、となります笑。

ビザ取得に向けて、秘書がすべきことは?

さて、ビザが必要な国からのお客様をお迎えする場合、秘書として対応することはざっくりこんな感じの手順です。

1、まずは来日される方の該当国の部分をじっくり読んで、
2、素早く正しい書類を揃え、
3、来日予定のご本人に、
4、本紙をなるべく早く、
5、適切な方法で届けてあげる!

ふぅ…ここまで終えて、ようやく先方は航空券やホテルの手配ができるんです。

それでは、手順を詳しく説明します!

まずは外務省サイトで必要な様式をすべてダウンロードし、必要項目を埋めていきます。

滞在予定の理由を記入する欄がありますが、わからない場合は「商談」などおおまかでもOKです。

フルネームや生年月日など、ご本人に確認しなければならない内容も多いため、パスポートのコピーをいただくなどやりとりが多くなります。
とにかく時間がないことが多いので、自分の仕事としての優先順位を上げて、すぐにお返事することをオススメします。

ちなみにこのやりとりのついでに、雑談程度にお食事などのお好みや喫煙の有無なども聞いておくと、来日後のアレンジが楽になります。笑

右も左もわからない初来日の方の場合、こちらも緊張感を持って用意しなければなりません。
しかし旅慣れた方ですと、自国の旅行代理店などで入手したフォームを送ってくださることも多々あります。
その場合、フォーム内の必要事項を埋めてあげるだけで内容が完成するので、ちょっと楽です。

さらに先方にも秘書さんやアシスタントいらっしゃる場合は、お互い書類を作り慣れている秘書同士、話がスムーズであることが多いです。
もちろんこの場合もストレートに、お食事のお好みやNG食材をぬかりなく聞き出すようにしています。笑

完成品をメールで送付、ご本人に最終確認してもらう

いずれにしろ、最終的には来日をご希望する方や代理人(旅行会社等)が押印済の書類をすべて用意して、自国の日本大使館で申請しなければビザは下りません。
そのためにはこちらからも社印と代表者のサインを入れた正式な書類を揃えて、ご本人宛に速やかに送付してあげる必要があります。

その際の注意事項として、本紙を送付してしまってから「間違いがあった!」と再送するのは時間的にも精神的にもダメージが大きいですよね。
そこで、テキストの部分が合っているか、まずはメールにファイルを添付して確認していただくようにしています。
国によってはフルネームがとても長い方もいらっしゃいますし、スペルや満年齢が間違っていないか、などご本人に見ていただくのが1番確実です。

ちなみに私は来日予定日には誕生日がまだ来ていないのに、1歳多く計算してしまい、つっこまれたことがあります……。

本紙を国際便で送付

内容がOKであれば、社印を押印し、代表者のサインをもらって、ご本人または秘書さんなど指定された方宛に送付します。
この際、先方から配送業者に指定があれば、できる限りその業者を使うことをオススメいたします。

楽なのでついつい自社で利用している業者にお願いしたくなりますが、国によっては支店がなかったり、信じられないぐらいの時間がかかったりしてしまうことも……。
最悪の場合、行方不明になってしまうこともあります。
そうなると日本とは違い、取り戻すのはほぼ不可能。
都度ビザの申請が必要な国は、交通の便や郵便事情が悪いところも多いように感じます。

そのため、日本では知名度が低くても、オススメの業者をお伺いして利用するほうが、現地でも荷物が追跡できるため双方が安心できるかと思います。

書類到着後は、ご自身がそれらの書類を持参して日本大使館(領事館)に赴いて訪日ビザの申請をし、発給されればめでたく来日決定となります。

もちろん上司の海外出張時も同様の手続きを!

さて、ここまで読まれた聡明な秘書のみなさんは「じゃあビザが必要な国への出張も、もしかして同じことをする必要があるのでは…」と思われたかもしれません。
結論は、もちろん「イエス!」です。笑

もし上司やご自身が、該当の国にビジネス目的で行かれることになれば、今度は同じ招聘の手続きを、相手側の秘書さんにお願いしなければならないんですね。
もちろん個人旅行の際も、旅行代理店を通さずにすべて自分で手配する場合は、ビザ発給のために、在日大使館・領事館にお世話になることになります。

そのため特定の国への行き来が多い場合は、先方の秘書さんとの日頃のコミュニケーションも大切になってきます。

弊社は外資系企業で世界中に拠点があります。
日頃交流があるグループ会社の秘書さんは「今度うちの社長が行くからよろしくね」と日付を伝えるだけで、ストックしている情報から瞬時に必要書類をすべて揃え、あっという間に送ってくださるんです。
これ、自分に置き換えると、どれだけありがたいことかわかりますよね。
私も彼女を見習って、依頼があれば最優先事項として迅速丁寧な対応を心がけています。

おわりに……。ミスできないビザ申請業務は慎重に!

私がよくやりとしている会社は、ビザが必要な国にあることも多く、これらの書類を作成することが多々あります。
渡航回数や条件によっては数年有効なビザを発給してくれる国もあったり、到着空港で手続きすれば入国できる国もあったりもします。

都度、外務省や大使館のサイトなど、最新のオフィシャル情報をチェックして、ご不明点は直接お問い合わせされることをオススメします。

もちろん日本国内の大使館や領事館の担当者は日本語が堪能なのでご安心くださいね。
みなさんや周りの方の海外出張が、滞りなく完遂されることをお祈りしております。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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