秘書なら毎回スムーズに!贈答品送付のコツ!

秘書のみなさん、こんにちは!ナミコです。

秘書のルーティンのお仕事として、お中元、お歳暮の手配を担当している方も多いかと思います。
そこで今回は、贈答品を発送される際に気を付けたい、ちょっとした注意点をお伝えしたいと思います。

贈答品を手配する際の参考になれば幸いです!

秘書として、手配を忘れないためのひと工夫

最近はwebでの手配が当たり前になった贈答品。
しかし、実は私は今でもデパートからのカタログ送付を続けています。

Webでの手配は忘れないように気を付けてはいても、ついつい後回しに……。

何度か「もうこんな季節!間に合うかな!?」と慌ててしまうことが続いてしまったんです。
当時は送付先チェックや支払い手続きを大慌てでお願いすることになり、上司や関係部署にも迷惑をおかけしてしまいました。

そこで私は、懇意にしてるデパートにしばらくお断りしていたカタログを再度届けていただくことにしたのです。

視覚効果は抜群!
ずっしり重いカタログが届くと「ああ、今年も来ましたね……」とイヤでも思い出すことができ、余裕を持って手配の準備に着手できるようになりました。

また、上司と品物についての相談をする時も、対面であればカタログに付箋を付けてお渡しするほうが簡単な場合もあります。
商品の画像をご覧いただけるので選ぶのも簡単ですよね。
存在感抜群のカタログは上司の机で書類の山に埋もれることもありません。

デジタルとアナログをうまく使い分けて、スムーズに手配できるようにしています。

大前提として!秘書なら欠かせないチェック事項

さて、品物の手配をする前に忘れてはいけない大事なことがあります。
それは「お相手に受け取っていただけるのか?」ということ。

企業のコンプアイアンスが年々厳しくなっている昨今、以前は受け取っていただけた企業でも、受け取りを拒否されることも増えている印象です。
中には「次回からはご辞退させていただきます」などと御礼状に一筆添えてくださるお取引先も。

また、上司と懇意にされていた先代社長は受け取ってくださっても、代変わりとともにご辞退されたという企業もありました。
送付先のお名前が変わった場合は注意が必要かもしれません。

以前私は配達日当日になって「送付先が受け取りを拒否されていますが、どうされますか?」という連絡を受けたことがあり、がっかりしたことがあります。

送料や配送にかかわるすべての方の労力を無駄にしないためにも、事前にお受け取りいただけるかどうか、さりげなく確認できればベストですよね。

同じく、自分の会社が自社都合によって贈答品の受け取りを廃止した場合も、事前にお知らせするのがスマートですよね。
なるべく角が立たぬよう、暑中見舞いなど、季節のご挨拶のタイミングでお知らせしておくとよいかもしれません。

秘書がお名前・住所を確認する際のポイント

これは特にご自宅にお送りする場合に気を付けたいことです。
お引越しされたばかりの場合など、ご本人ですらご自宅の郵便番号をうろ覚えの場合もあり、郵便番号から住所検索すると全然違う町名が出てくることもあります。

また、旧城下町などでは、その地を治めていたお殿様や縁のある方の名前など、パソコンですぐに変換できないような漢字が住所になっていることもありますよね。
念のため住所が書かれたメールやメモをそのまま画像で送っていただくようにするなど、お名前はもちろん、住所にも気を抜かず、思い込みで記入することのないように気を付けたいものですね。

郵便番号の注意点

郵便番号にも気を付けたい点があります。
それは「大口事業所個別番号」というシステム。

大口事業所個別番号とは、配達物数の多い事業所を表す個別の郵便番号です。

同じ地域の住所とは下4桁が違うオリジナルの郵便番号が付与されていて、郵便番号さえ記入すれば住所不要で郵便物が届くという、たいへん便利なシステムなんです。
そのリストは頻繁に更新されていて、最新版は誰でもこちらからダウンロードすることができますよ。

リストの通り、主に大企業の本社ビルなどに採用されています。
みなさんのお勤め先にも導入されているかもしれませんね。
ただしこちらは日本郵便のシステムのため、配送業者によっては残念ながら使えないことも多いんです。

もしもWebで贈答品を手配していて郵便番号がエラーになった場合、送り先が法人なら大口事業所個別番号である可能性も。
上記のリストに該当していれば、面倒ですが同住所の一般的な郵便番号を調べ直さなければなりません。

例えば、日本郵便株式会社の公式サイトにある『郵便番号検索』で調べることができます。

大口事業所個別番号は、4桁目が8で始まることが多いようです。
リスト内の郵便番号をチェックされる際には、気を付けてみてくださいね。

喜んでいただくための秘書の品物選び

弊社では少し前までお品物は職場宛でもご自宅宛でも、いずれも上司の意向でビールに固定していました。
ビールは贈答品の季節には、オリジナルパッケージや季節限定品が発売されることが多く、同じ銘柄でも毎年目新しい気持ちで手配できるためとても便利です。

同様の理由からか、以前はお取り先からいただく贈答品も、ほぼビールでした。
分配するのも私のお仕事なのですが、最近はアルコールが苦手な社員も増え「私は飲めないので他の方にどうぞ」と言われることも。

そんな状況が先方にも伝わったのか、近年ではビールよりも有名店のお菓子やジュース、ごはんのお供やトクホのお茶など、様々なものをいただくようになりました。

そこで近年は私も先方の秘書さんを見習い、メンバーの男女比やお好みを担当者に都度伺って品物を決めるようにしています。
手間はかかりますが、喜んでいただけるものを贈ったほうが結果的に当社のイメージアップにもつながるのではないかと思っています。

贈る時期は地域の風習を抑えよう

お歳暮は年末のご挨拶ですよね。
職場宛なら師走のバタバタする時期を避け、なおかつ年末のご挨拶にふさわしい時期との考えから、12月上旬に届くよう手配する方が多いのではないでしょうか。

しかしお中元の場合、お盆のご挨拶が起源と言われているため、地域によっては旧暦、または新暦のお盆に到着するものという文化がある場合もあります。

とは言え、私の場合は8月中旬のお盆休みを避け、7月上旬に到着するよう手配することが多いです。
「先方の秘書さんが御礼状をしたためてくださることも考慮すると、夏休み前に余裕を持って届いた方がよいかな」とも考えています。
ご自宅にご挨拶に伺う際には、その地域の風習も覚えておくといいかもしれませんね。

熨斗の「送り主」はどのように入れる?

みなさんは送り主はどのように表記されていますか?
「社名+肩書+個人名」がすべて入れられると最も丁寧になるかと思います。

しかし物によってはのしの名前部分に入りきらない場合もあり得ますよね。

私はのしには社名のみを、差出人(伝票)には社名+社長のフルネームを入れるようにしています。
自分が受け取った側だと置き換えた場合、社名だけではきちんと送り主に届くのか不安になってしまいます。

伝票に役職や個人名を記載することでお相手への不安解消にも繋がっているとうれしいです。
みなさんの職場ではいかがでしょうか。

定期的に発生する秘書の業務だからこそ、効率よく!

秘書の仕事につきものの贈答品の手配。
イレギュラーな対応もありますが、お中元やお歳暮などは定期的に発生しますよね。

直前になってから慌てることがないよう、きちんと準備をして効率よく手配したいですね。
そして、いつもお世話になっているみなさまに喜んでいただけるのが何より!

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

ナミコ

現在外資系商社にて、社長秘書、総務業務全般を約10年担当
突発的なトラブルすら面白がる前向きかつ好奇心旺盛な性格で、今日も楽しくお仕事中。
日々の気づきの中、秘書のみなさんと共有したいことを発信していきますね。

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