秘書のテレワーク体験談!成功のコツをご紹介!

秘書のみなさん、こんにちは!Sayakaです。

さて、今日は新しい働き方である「テレワーク」についてお話したいと思います。
以前から日本政府も「働き方改革」の一環として、テレワークを推奨していましたが、「秘書の仕事でテレワークはあり得ないでしょう?上司と同じ場所にいなくちゃ仕事にならない!」と思っていました。
が、新型コロナウィルスの影響で有無を言わさずテレワークの生活に突入!

テレワークを経験して1カ月経ち、新しい仕事の仕方にも徐々に慣れてきた今、テレワークのメリット・デメリットなど私の経験を含めてご紹介したいと思います!

秘書のテレワーク、私が感じたメリット/デメリット

まず、私が感じたテレワークのメリットは以下です。

●通勤にかけていた時間や体力からの解放!家やカフェなどで好きな時間好きな場所で仕事ができる
●電話対応や他者からの話しかけで仕事の手が止まることがないので、仕事に集中しやすい
●時間の合間に家事や雑用もできる

全体的に時間に余裕ができ、また仕事への集中力が増すので効率的に仕事を進められると感じています。

そして、同時にデメリットも感じます。

●自分自身で効率的な時間管理をしなければならない
●PC上だけのコミュニケーションはやっぱり難しい
●運動不足になりがち。身なりに対する気遣いも半減する(笑)

人の目がない状況下での仕事なので、自分を律することが求められます。
また、コミュニケーションがなくなるので孤立した気持ちになるんだな、と感じています。

以上を踏まえた上で、私が工夫していることをご紹介していきます!

上司とのスケジュール確認の工夫!

毎日、朝晩は必ず上司にメールかチャットを入れます
もちろん日中も用事があれば連絡していますが、朝晩は1日の始まりと終わりとして連絡を必須とし、今日明日の追加項目の確認もこの時に行っています。

そして、週の始めの月曜朝にはメールで1週間分のスケジュールをおさらいします。
私の上司は外国籍の方なので、下記のように1週間の予定を箇条書きにして、「参加する?しない?」を確認していただきます。

いつもなら対面で行っていることなのですが、今はメールに置き換えています。
実際のメールは以下のような感じです。

日本語でしたら↓のような感じになるかと思います。

おはようございます。
週末はいかがお過ごしでしたか。今週もよろしくお願いいたします。

以下、今週の予定です。
ご確認いただき、追加や修正等あればお知らせください。

4月6日(月)
13:00-14:00 ●●Teamとの近況確認
14:00-15:00 ●●Follow up
・・・・・・・(続く)

週明け、朝一番のメールはお互いの安否確認にもなります。
スケジュール確認はメールで箇条書きにする方が意外とスムーズだと感じました。
さーっと目を通していただけば、一目瞭然ですしね。

そして、私自身も箇条書きすることで頭の中の整理とダブルチェックができるのでオススメです。
上司もこれを見て、追加や修正があればすぐ返事を下さいます。

さあ、1週間のスタートです!

テレワーク中こそ、スケジュールのパトロールは油断なく!

テレワークになっても、意外と会議の数は減っていません。
いきなり本社や見知らぬ部署などからInvitationが入っていることもあり、秘書の私がccに入っていないこともしばしば…。
「え?このスケジュール誰が入れたの??」
ということが本当に多いです。

スケジュールのパトロールは入念に日に何度も行います。

テレワークで導入された新しいツール

テレワークになって間もなく「Dialpad」と言うクラウド型ビジネスフォンが導入され、PCから電話の受信送信ができるようになりました。
もちろん、電話の転送もできますよ。
今後、全国でもテレワークが浸透すれば、クラウド型ビジネスフォンはさらに普及すると感じました。

そしてテレワークは孤立しやすい状況です。
特に秘書は部署内でも各チームと孤立しがちだと感じました。

お互いの時間がある際に、他部署の秘書さんや取締役の秘書さんと、短い間ですがチャットやウェブ会議ツールで顔を合わせて情報交換しています。
会社の水面下で何が動いているのか、何が起こっているかを先にキャッチして、情報収集するのも秘書のお仕事ですよね。

コミュニケーションは量と工夫でしっかり担保!

顔を合わせていた日々と比べ、テレワークだとどうしても欠落する社内でのコミュニケーション。
私なりの工夫をご紹介させてください。

工夫①~業界のニュースを配信する~

部署内のコミュニケーションに役立てばと、自発的に業界のニュースを取りまとめて配信することを始めました。
業界紙のサイトや、自社の主力商品の名前を検索すれば、他社の動向記事がたくさんあります。
週に2度ほど自社や他社の商品記事をまとめて、部署内にグループメールにて共有しています。
普段ならオフィスでの立ち話で共有できる雑談程度の話題も、離れている間は意識して共有しています。

工夫②~定期Meetingでは顔を見せ合う~

テレワークと言えば、リモート会議。
Skype, Hangout, Zoomなどの会議ソフトを介してリモート会議を行います。
通信状態にもよりますが、私はなるべく自分のカメラを起動して顔を見せ合って会議をしています
少ないコミュニケーションの場を味気ない画像で済ますなんて、なんか寂しいですものね!

工夫③~相手を気遣う言葉を添えて~

対面せずにメールやチャットだけのやり取りになると、だんだん「作業」になってきます。
「人」が相手なのに、だんだんロボットとメールしてる気分に…。
そんな状況を避けるために、文章になるべく気遣いのある言葉を添えるように気を付けています。

「お元気でいらっしゃいますか?」
「今日は天気が良くて気持ちいいですね。」
「お忙しいところ、ご対応くださいましてありがとうございます。」

と言った言葉で、お相手の気持ちが少しでも上向きなればいいなあと思って書いています。
ちょっとしたことですが、人間らしさと明るさを忘れずこの時期を乗り切りたいですよね。

秘書もテレワークは可能!

さて、私のテレワークの様子、いかがでしたでしょうか?

テレワークは仕事に集中でき、家事ができたりとメリットも感じています。
しかし、自由に流され過ぎると、いざ、この状態が解除された時のスタートダッシュが心配。
いつでも、明日から出社してもバリバリ働けるように、日々の自己管理が重要になってきます!

そして、遠隔であるが故に損なわれているコミュニケーションを補うことも大事にしています。
自分から積極的にメールをしたり、時にはCatch up Meetingをほんの15分ほどでもいいので設定して、情報共有し合うのも大事かと思います。

自己管理やコミュニケーションを損なわないよう工夫すれば、秘書でも十分テレワークは可能かと思います。

秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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