秘書としてどう対応する?有事の際の心構え!

秘書のみなさん、こんにちは!
昨今、テレビなどでいろいろな自然災害などの報道を目にすることがあります。
台風、地震、大雪、火山の噴火など…。

そこで今回は、そんな有事の際の秘書のあり方について、私の経験談もご紹介しながら考えてみたいと思います。
秘書としてどうあるべきか、どうありたいかを考えるきっかけになっていただけたらうれしいと思います。

予告あり?予告なし?それぞれ秘書としてどう対応する?


「有事」と言ってもいろいろなケースがあります。
まずは予測可能な事案と、予告なく起こってしまう事案の大きく2つに分けてみましょう。

事前に知ることができる事案については、例えば「台風が上陸する・大雪の予報で交通機関に影響がある」などが考えられます。
このケースであれば、既存のマニュアルの内容を読み返したり、しかるべき部署と確認を取り合い、自分の部署内に情報をシェアするなど、余裕をもって備えることができます。

今でも思い出す、あの時の記憶…

一方、地震など予告なく起こる事案に対してはどうでしょう?
以前、私が某企業の社長秘書に従事していた頃に予測不能な有事が発生しました。

その瞬間から私は、「従業員の安否」と「社長の無事のご帰宅」という2つのことしか考えらなくなっていました。
つながらない電話を各営業所に何時間もかけ続け、同時に出張中・外出中の従業員の安否確認をひたすら続け、何日かオフィスに泊まり込み、情報収集などのサポートをしていた記憶があります。

今思えば、私は自分が家に帰るよりも、その時その場で自分ができることをすることが私の役割だと思っていました。
私がそこにいることで、誰かが少しでも安心できるかもしれない。
そうだとしたら、どっしりと構えて何でも相談できる存在でありたかったんです。

有事の際、秘書としてどこまでやるべきか?

「秘書がそこまでやるのか?」「あれは秘書の仕事の範疇を越えている!」
などなど、様々な意見もあったかもしれません。
もしかしたら足手まといになってしまっていたかもしれません。
もちろん具体的に何かできたのかと聞かれたら記憶にすら残っていない事項がほとんどです。

従業員のみんながとても頼れる存在でしたので、私がオフィスに留まらなくても物事は順調に進んでいたはずです。
有事が起きたときの各人の行動に関して正解・不正解はないと思うものの、秘書としての私は「会社ファースト」であるべきだったのか?「家族ファースト」にするべきだったのか?
今でも答えはありません。

危機管理のマニュアルを確認しておきましょう!


各企業では、一般的な危機管理対策として有事の際の連絡網やマニュアルが設定されていると思います。
でも、想定外の有事が発生した時、果たしてプロセス通りに事が進むのでしょうか?

定期的に危機管理の講習などを開催している企業もありますが、全従業員がプロセスを熟知しているわけではなく、存在を知っている程度という方が多いのかもしれません。

私が経験した事案では、危機管理のマニュアル通りではなかったものの、従業員それぞれが自発的に臨機応変に対応してくださっていたので、マニュアルとしては有効だったと思います。

危機管理のマニュアルは、どんなにしっかりした内容であっても万能ではなく、起こる事案によってその場の対応をしなければならない部分も出てくるものだと気づきました。

そして、危機管理のマニュアルをより良いものにするために、有事の際に発生したことや、従業員からどんな質問があったかなど、できる限りメモに残しておくこと!
落ち着いてから現在のマニュアルと照らし合わせ、必要であれば更新を提案してみるのも良いかと思いますよ。

さらに、危機管理のマニュアルは気づいたときに読み返し、いざという時のために頭の片隅に記憶しておくようにすることも大切なことの一つだと思います。

有事の際の秘書としての対応


予測可能・不可能、いずれの事案でも、従業員の安全を守るために早めの帰宅や時差出勤を促したり、最近よく聞くテレワークを推奨するなど、会社としての決断をする権限はしかるべき部署や役職者にあるかと思います。

しかしながら、各部署のメンバーはあなたの上司に質問や確認をしたいと思った時、秘書であるあなたに連絡をしてくる場合があります。
その時のあなたの対応は、各部署、もしくは会社の代表としての対応となり得ます

あなたの対応=上司(会社)の対応となり得るという事を忘れずに、わからないことは確認してから対応するなど、正確な返答を心がけましょう。
そしてぜひ、日頃から有事の際の対応に関して、上司とコミュニケーションを取っておくと良いと思います。

秘書だからこそ、お取引先への対応には心遣いを

有事の後の社外への対応も秘書として大事な業務ですね。
取引先へお見舞いなどの連絡や訪問を考える段階にきた時には、十分に状況を把握し、先方が対応可能になる時期まで待つなど、気を遣わせないように気を配りましょう。
お送りするメールには「お忙しいことと存じますので、この後のご返事はお気遣いなさらないようお願い致します。」などと一言添えて、相手の立場に寄り添うような文言を心がけると良いと思います。

いかがでしたか?
会社の規模によっても対応は様々かと思いますが、「備えあれば患いなし」ですね。
いざという時に右往左往することがないように心の準備だけでもしておきましょう。
もちろん自分自身の安全の確保も忘れずに!

秘書のみなさん、今日もお疲れ様です!

solla

外資系・日系、大手企業から個人事業まで、幅広く社長秘書の経験あり。どんな困難でも楽しむ事が得意です。
趣味はローラースケート・ゴルフ・ツーリング。

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