お店の方も味方に!秘書の会食手配を成功へ導くコツ

秘書のみなさん、こんにちは! Emilyです。

秘書業務において大きなウェイトを占める会食手配。
みなさんは得意でしょうか?

私たち秘書はお店を予約するだけで、当日は同行しないケースも多いですよね。
だからこそ、さまざま想像力を働かせなければならない難しさがありますし、会が無事に終わるまで秘書の不安は消えないもの……。

秘書の基本業務の1つでありながら、意外と奥深いのがこの会食手配。
成功へ導くために私が重要視しているのは、お店の方を味方につけることです!

今回は私の失敗談とともに、そのポイントをご紹介します!
みなさんにも参考にしていただける部分がありましたら幸いです。

店員さんの対応で台無しに!?

私が勤めている会社は社内外の交流を重視する社風で、会食も比較的多いです。

そのため会食手配は数えきれないほど経験してきたのですが、なかには「せっかくの会食が店員さんの対応で残念な雰囲気に……」なんてこともありました。

例えば、私が過去に経験したのはこのようなケースです。

  • サプライズで用意していたケーキを店員さんがフライングして持ってきてしまった
  • その会食の後に2件目の商談を控えていた多忙な部長。周囲に気づかれないようノンアルコールをオーダーしていたのに、配膳時に店員さんが「ノンアルコールです」と口に出してしまった
  • 真剣な商談中に店員さんが話を遮ってしまった
  • 店員さんがすぐにバックヤードに戻ってしまうので、追加オーダーがスムーズにできなかった
  • 店員さんの料理の説明が長く、会食の時間が押してしまった

上司からも「あのお店はもう使わないで」と言われてしまう始末……。
使えないお店が増えることは自分の首を絞めることにもなるので、何とかしなければと解決策を模索しました。

その結果行き着いたのは、名店だからと安心せずに、事前確認や打ち合わせを綿密に行うことでお店との連携を強めることでした。

秘書がお店の方を味方につけるために

会食を手配するときは、以下のような内容をお店とすり合わせていくという秘書さんが多いのではないでしょうか。

  • お部屋のタイプ
  • 料理のジャンルやコース内容
  • 飲み放題の有無
  • 座席レイアウト
  • 支払い方法
  • キャンセルポリシー
  • 喫煙所の有無
  • 帰りのタクシー手配の可否

これだけでも十分に思えますが、前述の失敗を経験した私は、ここからさらに細かいすり合わせをするようにしています。
以下に項目別に解説しますね。

項目別!秘書が店員さんとすり合わせておきたいポイント

担当の店員さんは何名?

接客がしっかりとしているお店では、予約団体それぞれに複数名の担当をつけてフォーメーションを組んでくださいますよね。

私は予約の時点で、何名の店員さんに担当についてもらえるのかを確認するようにしています。
例えば、参加者20名ほどの比較的規模の大きな会食であれば、最低でも4〜5名の店員さんに担当についてもらい、接客が行き届くようにしてもらうのが私の理想です。

そのため、もしこちらの理想よりも少ない担当人数を提示された場合は、増員の交渉をするようにしています。
早い段階であれば、お店側がシフト調整に応じてくださることもあるので、相談してみる価値はあるかと思います!

席次表はお店とも共有!

個室や宴会場のレイアウトをお店から取り寄せ、予め席次を組むという秘書さんも多いと思います。
ホストである自社の把握用としたり、ゲストにも配布して当日の案内に活用したりするケースが一般的でしょうか。

私は、この席次表に以下のような情報を追記したものを別途用意し、お店側とも事前に共有するようにしています。

  • 参加者の役職や関係性
  • 優先的に案内や配膳をしてもらいたい方の座る位置
  • 事前にセッティングしてもらいたい物の配置(名札や式次第など)
  • 参加者それぞれの要配慮事項(ビールしか飲まれない方、お車でいらっしゃるのでノンアルコールを出していただきたい方、食が細く料理を少なめにしていただきたい方など)

口頭で共有するには複雑なオーダーですが、席次表に直接書き込むことで確実にこちらの要望をお店に伝えることができます。

お店側からも「分かりやすかった」「そのまま当日担当する店員たちに共有できるので助かった」と言っていただけることも多いので、オススメの手法です。

秘書ならテーブルセッティングにもこだわりを!

会の趣向によっては、初めのテーブルセッティングについても具体的に指定することがあります。

例えば、以下のようなケースです。

  • ゲストがお店に到着する頃には、すでにグラスや前菜が並んでいて華やかな状態にしておいてほしい
  • サプライズ性のある料理を用意しているので、あえてスタート時には何も配膳されていない状態にしてほしい
  • 先に到着されたゲストには、ウェルカムドリンクを出してほしい

演出にこだわって細部まで打ち合わせておくのも、おもてなしの1つですよね。
こうしたちょっとした心づかいも、秘書の腕の見せどころかもしれません。

配膳のタイミングを指定することも!

配膳のタイミングも、お店任せにせず、こちらから希望を伝えることが可能です。
例えば、私は以下のようなオーダーをしたことがあります。

  • 参加者それぞれがひと言ずつ話す場面があるので、話のキリの良いところで配膳を行うようにしてほしい
  • (①とは逆に)会の最中はさまざまなスピーチが続くが、気にせずにどんどん配膳してほしい
  • メインの料理やデザートは、会の進捗に合わせて幹事が合図を出すので、そのタイミングに合わせて配膳してほしい

「冷めやすい」「溶けやすい」といった料理の性質によるところもあるので、お店の方のアドバイスも伺いながら、計画立てていくことをオススメします!

秘書として、予算管理も抜かりなく!

会社で主催する会食である以上、秘書として経費の意識ももたなければなりませんよね。

予算に見合うコースを予約したつもりでも、当日高価なワインやウイスキーを何本も追加注文されてしまっては、結局予算を大幅にオーバーしてしまうことになります。

そういった事態を防ぐためには、全体予算を先にお店の方に伝えておくのがオススメです。

良心的なお店であれば、食材変更などによってコース内容を調整していただけたり、当日も予算に見合ったお酒を上手にオススメしていただけたりしますよ。

デキる秘書なら、お店への配慮も完璧に!

私はこのように、お店の方を味方につけることで、より行き届いた会食手配ができるようになりました。

そのためには、お店との信頼関係構築がなにより重要です。
こちらの要望を通すことだけを考えるのではなく、お店への配慮も忘れず、良い関係を築いていきたいですね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです!

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ!働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています!

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