秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

秘書として日々の業務を円滑に進めるためには、正確でタイムリーなコミュニケーションが欠かせませんよね。

その中でも「中間報告」は、上司との信頼関係を築くための大切なスキルの1つです。
適切なタイミングで進捗状況を伝えることで、上司は安心して仕事を任せることができ、秘書への信頼も自然と高まります。

そこで今回は、中間報告のポイントや上手な伝え方について、私自身の経験を交えながらご紹介したいと思います！

「中間報告」はどんな位置づけ？

報告のタイミングには「事前報告・中間報告・結果報告」の大きく3つがあります。

このうち「中間報告」は、プロジェクトやタスクが順調に進行していることを上司に伝えるための重要なポイントになると私は考えています。

中間報告により、上司はプロジェクトの現状を把握し、必要に応じて方向修正やサポートを行うことができますよね。
また、上司に対して定期的に進捗を報告することで、秘書が状況をしっかりと管理しているという印象を与え、信頼感を高めることができるかと思います！

中間報告のタイミング

いつ、どのタイミングで中間報告を行うべきかは、秘書としての経験や状況判断力が求められる場面でもありますね。

タイミングを誤ると、上司が適切な判断を下せなかったり、プロジェクトの進行に支障をきたしてしまったりする可能性があるかと思います。

そこで、ここからは私が心がけている「中間報告のタイミング」について、具体的な状況ごとにご紹介いたします！

ミスをしたとき

まず、ミスをしたときには、すぐに上司に報告することが大切です！

ミスが発生した際、迅速に報告することで早期対応が可能となり、問題が拡大するのを防ぐことができます。

私は以前、重要な書類を誤って別の部署に送ってしまったことがありました。
気付いた瞬間は青ざめましたが、自分ではどうすることもできないと判断し、すぐに上司に報告して正しい対処法について指示を仰ぎました。

その結果、上司が迅速に関係部署に連絡を取り、誤送信された書類を無事に回収することができたんです。
この経験から、私はミスを隠さず、早期に報告することの重要性を痛感しました。

ミスをしたときには、速やかに上司に報告し、解決に向けての指示を仰ぐことで、問題が大事に至らずに済むかと思います！

自分1人では判断できないとき

自分では判断できない問題に直面した際にも、ためらわずに上司に報告することをオススメいたします。

無理に自分1人で判断しようとすると、選択を誤ってしまうリスクが高まりますよね。
上司の意見を仰ぐことで、正しい方向性を確認し、ミスを防ぐことができるかと思います！

私は以前、全社に関わるイベント準備の進捗管理役を任されたことがありました。
その際、途中でプロジェクトの優先順位を変更する必要が生じたのですが、自分ではどれを優先すべきか判断がつかなかったんです。

悩んでいるうちにも時間はどんどん過ぎてしまい、プロジェクトの進行にも影響が……！
そこで、上司に相談することを決断しました。

上司に状況を詳しく説明したところ、すぐに適切なアドバイスをいただき、優先順位が明確に。
その後はスムーズにプロジェクトを進行させることができ、無事にイベントを成功させることができました。

自分1人で抱え込まず、判断に迷ったときは早めに上司に相談することが大切だと実感した経験です！

計画通りに進まなくなったとき

3つ目は「計画通りに進まなくなったとき」です。

業務の進行が計画から逸脱した場合、上司がその情報を把握していないと、後の修正が困難になる可能性があります。
また、早期に報告することで、上司と共に新たな計画を立てることもできますよね。

私が以前勤めていた会社では、毎週役員による経営会議が行われていました。
私がその準備を担当していたのですが、資料が予定通りに集まらなかったり、コピー機が故障したりして、会議の準備に予想以上に時間がかかってしまうこともあったんです。

私は予定通りに完了しないと判断した場合、早めに上司に報告し、スケジュールの調整を提案するようにしていました。

すると、上司が議題の順番を入れ替えたり、資料を分けて2冊に分けることを許可してくださったりと、状況を理解してご協力くださいました。

この柔軟な対応のおかげで、会議が滞ることなく進行し、結果的にスムーズな運営が可能になっていたんです。
この経験から、上司に早めに状況を報告し、解決策を共に考えることが、チームとして業務を円滑に進めることにつながると実感しました。

仕事や人の状況が変わったとき

「仕事や人の状況が変わったとき」も、オススメの報告タイミングです！

状況の変化は、計画や業務の進行に影響を与える可能性がありますよね。
上司がその変化を把握し、適切に対応できるようにする必要があるかと思います！

私の場合、仕事で長年お世話になっていた百貨店の外商担当者が急に変更になったことがありました。
新しい担当者はこれまでとは異なるアプローチや提案を行う方で、取引条件や提案の進め方にも前任者と微妙な違いがあったんです。

この変化が今後の取引に影響を与える可能性を踏まえ、私はすぐに上司にご報告。
その結果、新しい担当者との初期の打ち合わせや交渉の段取りを、上司と事前に話し合うことができました。

上司にあらかじめ状況を詳しく報告していたおかげで、スケジュール変更や調整も大きな混乱なく進められ、上司からも「臨機応変に対応してくれて助かっている」と評価してもらえました。

このように状況の変化が発生した際には、速やかに上司に報告し、共に最善の対応策を検討することが、業務の安定した進行につながるかと思います！

組織にとって欠かせない存在になるために

今回は、中間報告のポイントや上手な伝え方についてお伝えしました！
参考になる観点はございましたでしょうか？

中間報告は、上司に対して私たち秘書の仕事ぶりや思考過程を見せる絶好の機会！
タイミング良く適切な情報を提供することで、上司の信頼を得られるだけでなく、コミュニケーションもより円滑になるかと思います。

日々の報告を通じて、私たち秘書が単なるサポート役ではなく、組織にとって欠かせない存在であることを証明できたら良いですよね。
秘書としてのキャリアをさらに充実させるためにも、中間報告のスキルを意識的に磨いてまいりましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

Emily

企業の秘書室に所属し、社長秘書や会長秘書を経験。その後、2023年に独立し、フリーランス秘書へ！働き方やライフスタイルのこと、自分なりの考え方など、企業秘書・フリーランスの両面から幅広いテーマで記事を書いていきたいと思っています！

記事一覧