未経験でもチャンスあり!?派遣で秘書のお仕事をスタート!

今回は、未経験だけど秘書になってみたいな、と思っている方に向けて、秘書への入口の一つである「派遣社員として秘書になる」という方法についてご紹介してみようと思います。

私も未経験ながら別の職種から秘書になった一人なんです。その経験談や私の考えも含めてお伝えしていきますね。

ステップ1 ~まずは会社選び~

秘書に限らずですが、派遣社員として勤務する会社を選ぶ際に、譲れない優先順位を考えてみましょう。

例えば、自宅からの通勤時間、業界、会社の知名度、会社の立地、業務内容などです。もっとイメージしやすく考えると、オフィス街で働きたい!とか、勤務時間後にお買い物ができるようなエリアがいいな、とか、やっぱり時給の高いところ!などなど…なんでもいいです。

さらに細かくイメージして、秘書として働くなら、こんな上司で、お昼のランチはこのお店に行って、帰りはあそこのデパートでお買い物して…。そうなると、月額で交通費がこれくらいで、などとシュミレーションしていくと現実的になりますよね。
これから始めるお仕事に対して、自分のテンションが上がるものを思いつくままに考えてみましょう。妄想すると楽しいですよ!

さて、楽しく妄想したら、その中でもどうしても譲れない優先順位を3つ決めてみましょう。

ちなみに私の場合は、こちらの3つ。

業務内容
時給
通勤時間

やっぱり仕事内容は大事な点ですよね。秘書としてどこまで任せてもらえるのか、秘書以外の業務も担当するのかなど、お仕事を始める前にきちんと確認したいと思っていました。

次に大事なのは、やっぱりお給料。派遣社員として勤務する場合には「時給」でいただくことことが多いと思いますが、業務に対する正当な評価をいただかないと残念な気持ちになりますよね。
働く上でのやる気にもつながりますので、強気かな?と思うぐらいの時給でいいと思います。下げるのは簡単ですから!

そして、毎日の事なので通勤時間を優先順位の3位としました。私の場合は片道1時間以内にあるオフィスにしようと決めました。

これが私の決めた3つの優先順位でした。

ここまでまとまったら、いざ派遣会社へ登録に行きましょう!

ステップ2 ~派遣会社に登録~

みなさんは、派遣会社に登録したことがありますか?経験のある方はご存じでしょうが、この登録作業には結構時間がかかるんですよね。会社にもよると思いますが、だいたい2~3時間かかると思っておいてください。
「登録」と聞くと書類に記入をして終わり、というようなイメージを持つかもしれませんが、実際には担当者との面談が主な目的です。

派遣社員として働く場合、雇用主は派遣会社となります。したがって、面談を担当してくれる方にうちの会社にこの人材が欲しい!と思わせた方がその後のお仕事紹介にもプラスになるかと思います。
また、登録の際には自由な服装でお越しくださいね、などと言われることもありますが、面倒でもスーツもしくは、ジャケット着用がいいと思います。
登録だけとはいえ、第一印象はすごく大事です!

私はいつも地味ながら清潔感のあるスーツを着て行くようにしていました。
そうすると「やはり秘書のご経験がある方は違いますね!」とおっしゃっていただいたり、「今日このまま、業務に就いていただきたいです!」なんて言われたことも。やはり見た目の印象は大事だなと感じる瞬間です。

派遣会社の担当者さんとしては、自分の会社の社員として就業先へ派遣する手前、見た目にも信頼できそうなの人物の方が、安心できるのかと思います。
過去には、面談中にそのまま営業担当者(就業先企業の窓口の方)にご紹介いただき、すぐに企業面談の日程調整につながることもありました。

ステップ3 ~企業面談~

前述の通り、派遣会社での登録から企業との面談にスピーディーに進んだこともあるのですが、実はこれは稀なケースです。
普通は登録後に派遣会社での社内選考があり、その後、派遣先企業での書類選考後から面談となります。
意外と長い道のりなんです。したがって、企業面談まで、1週間~2週間かかると思った方がいいです。

そのため、1社ずつ応募して回答を待っているとあっという間に数か月が過ぎてしまいます。すぐに就業したいと思っている場合は数社並行して進めることをオススメします。

企業面談は、会社側が候補者を選ぶという場でもありますが、同時にこちら側も会社を選ぶ立場です。
会社に伺ってみたら、業務内容が思っていたものと違ったとか、何となく雰囲気が違った、など懸念点や引っ掛かることがあったら、率直にお話ししてみてください
それが派遣での就業の良いところだと思います

ここで企業面談ポイントをご紹介!


だれでも面談の際には緊張すると思います。受付から案内されて会議室に着席。担当者の方が到着するまで一人で待っている間の緊張感は何度経験しても胃が痛くなります。
でも、私は「緊張するのは、自分をよく見せようとしているからだ」との言葉を知ってから、緊張しなくなって、逆に楽しめるようになりました。
色々と風呂敷を広げてしまって、こんなことできます!やります!と言ったところで、後で大変な思いや後悔をするのは自分ですよね。
それよりは、今までの経歴を素直にお伝えしてありのままの自分を知ってもらう方が良いと思っています。その上でご縁があれば、それがお互いにとって一番良いですよね。

派遣先との面談で聞かれることは以下のようなポイントかと思います。

・今までの秘書業務で、1番困った事・やりがいを感じたことのエピソード
・今までの上司のタイプと対応エピソード
・得意な業務(たとえば、PP資料作成・リサーチ・統計など)
・趣味(ゴルフ・スポーツ観戦・音楽鑑賞など)

これくらいの質問の回答を準備しておいて、自分の言葉で明るくお話できれば大丈夫だと思います!

さて、面談の最後によく「何かご質問はありますか?」と聞かれますよね。無理にでも何か聞くべきなのでしょうか?と後輩秘書さんから質問されることがあります。

確かに疑問に思ったことは、どんどんお伺いするべきだと思います。ただ、本当に疑問に思うことがないのに、「お仕事が決まった時のために、今から勉強をしておいた方が良いことはありますか」などと通り一辺倒なことを聞くくらいなら、「今までの経験を活かしたいと思っていますが、ゼロからのスタートと思っています。何でも教えていただけますと嬉しいです。」と笑顔でお伝えするのが、好印象のようですよ。

最後に ~未経験からの派遣でスキルアップ~

私も他職種から未経験で秘書へ転職した中の一人です。正直なところ、未経験でも応募可能の正社員の秘書の求人は少なかったです。そんな中、派遣での勤務という選択肢は秘書というキャリアの入口として、とても有効だと思います。
まずは、経験を積ませていただいて、その後スキルアップしていけばよいのです!

私の場合、最初に秘書としてご縁があった求人は、産休に入る秘書さんの代わりに期間限定で派遣社員として勤務するというものでした。その後2回の転職を経て上場企業の代表取締役社長の秘書となりました。

お仕事はご縁ですよね。

秘書を目指すたくさんの方に素敵なご縁があることをお祈りしております!

 

satoko

別業種から転職して派遣秘書からスタート。2回の転職後、大手グループ系列の上場会社代表取締役秘書を経験。
同じ業務でも「秘書としての対応」の違いを右往左往しながら学んできました。そんな中で経験した失敗や納得エピソードなどを書いています。
出産を機に退職。現在はお子ちゃまと求職中(笑)

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